Александр Осипов, менеджер по продуктам компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС) Александр Осипов, менеджер по продуктам компании «Электронные Офисные Системы» (ЭОС)

Интерес финансово-кредитных учреждений к решению EOS for SharePoint объясняется быстрорастущим объемом текущих документов, который влияет на процессы как бек-офиса, так и фронт-офисные функции банка.

Решение EOS for SharePoint позволяет автоматизировать ключевые бизнес-процессы предприятия, в частности, организацию централизованного хранения электронных документов, документооборот (обработка входящих, исходящих и внутренних документов), подготовку проектов документов, согласование, визирование и утверждение документов. Система обеспечивает специфические для отдельного предприятия процессы обработки документов и форм, контроль и мониторинг исполнения поручений и документов и повседневную работу пользователей с документами.

Банки предъявляют достаточно строгие требования к этим системам. Современному банку классической СЭД становится мало, бизнесу необходимо решение не только делопроизводственных задач, но и автоматизации сопутствующих бизнес-процессов на базе единой информационной системы в рамках всего предприятия.

При выборе системы автоматизации электронного документооборота банка необходимо учитывать ряд факторов: дает ли выбираемая система возможность быстрого реагирования на потребности бизнеса? Сможет ли ИТ-служба банка самостоятельно поддерживать данную систему в будущем? Как быстро ИТ-служба сможет найти подходящего на рынке труда специалиста, способного быстрого разобраться в данной СЭД В, случае ротации ИТ-кадров? Очень важный вопрос – какими возможностями по интеграции с другими ИТ-системами, как то ERP или CRM, обладает выбираемая ECM-система?

Если ECM-система построена на популярной среди ИТ-специалистов всего мира платформе, тогда все вышестоящие вопросы решаются автоматически. Сейчас Microsoft SharePoint является, пожалуй, наиболее популярной платформой для решения самых разнообразных задач, с ней уже сталкивался, наверное, каждый второй ИТ-специалист.

Немаловажный фактор, на который обязательно надо обратить внимание – это возможность поддержки системы силами штатного системного администрирования. Система должна быть легко управляемой без знания основ программирования.

Я бы также рекомендовал учитывать и такие параметры, как: создание единой информационной системы банка с единым интерфейсом, где пользователи смогут решать все насущные бизнес-задачи, начиная с работы с документами, исполнения и контроля за поручениями и кончая созданием единого хранилища нормативно-правовой документации и объединения справочников таких систем как ERP и CRM со справочниками ECM-системы (СЭД). Важны также наличие как «тонкого» клиента (веб-доступ), так и «толстого» клиента (windows-приложение), ведь пользователи могут быть разными, возможность работы с данными посредством мобильных устройств, таких как iPAD и Android-устройств, наличие богатых возможностей по ограничению и контролю прав доступа, шифрования данных вплоть на уровне базы данных, использование электронной подписи.

Если говорить про разработку компании ЭОС систему EOS for SharePoint, то она отвечает всем вышеперечисленным требованиям, предъявляемым современной динамично-развивающейся компанией.

Отдельно хочется остановиться на примере проекта в КБ «Русский ипотечный банк», который внедряет систему электронного документооборота на базе решения EOS for SharePoint.

Проект по внедрению EOS for SharePoint в «Русском ипотечном банке» занял не более трех месяцев и в настоящее время находится на стадии тестовой эксплуатации. В ходе работ автоматизированы следующие процессы:

  • канцелярия: входящие, входящие из Центрального Банка (ЦБ), исходящие, исходящие в ЦБ, а также внутренние документы: приказы и положения;
  • работа с договорами;
  • сбор и согласование документов для открытия счета.

На первом этапе проекта установлено порядка 40 рабочих мест системы.

В перспективе планируется использовать платформу Microsoft SharePoint для организации корпоративного портала. Автоматизация бизнес-процессов и работа с другими видами документов будут осуществляться собственными силами ИТ-службы заказчика.