Этот вид банковской деятельности в последние годы приобрел такие масштабы, что для расчетного обслуживания физических лиц даже небольшие банки стали создавать отдельные структурные подразделения. Интерес кредитных организаций к розничным платежам стимулируется еще и техническим прогрессом – переводы стали осуществляться клиентами без непосредственного участия работников банка, с помощью банкоматов, платежных терминалов, Интернета и мобильных телефонов.

Законодательство же, особенно центробанковские нормативные акты, от достижений науки и техники безнадежно отстало; чтобы в этом убедиться, достаточно прочитать Положение ЦБ РФ от 1 апреля 2003 г. № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации» и сравнить то, что там написано, с окружающей действительностью. Фактически большинство банковских переводов по поручению физических лиц, отправляемых с использованием технических средств, в настоящее время осуществляется с нарушениями указанного нормативного документа.

Таким образом, при проверке расчетов физических лиц перед внутренним аудитом встает непростая задача: свести к минимуму операционный и правовой риск, связанный с неизбежностью нарушения требований нормативных документов, и при этом не парализовать работу розничных подразделений банка.

Программа проверки.

В ходе аудита расчетов физических лиц проверяется соблюдение установленного законодательством, внутренними нормативными актами и договорами с контрагентами – юридическими лицами порядка осуществления переводов и других форм расчетов физических лиц, а также их отражение в бухгалтерском учете. При этом осуществляется проверка:

- организации работы операционных отделов и других подразделений банка, осуществляющих расчетное обслуживание физических лиц (в том числе эффективность системы внутреннего контроля);

- наличия и актуальности внутрибанковских нормативных документов, регламентирующих осуществление расчетов физических лиц;

- порядка осуществления расчетного обслуживания клиентов – физических лиц, в том числе соблюдения требований законодательства и нормативных актов Банка России по расчетам физических лиц;

- выполнения договорных обязательств при осуществлении расчетов в соответствии с договорами, заключенными банком с юридическими лицами – получателями средств, платежными агентами, расчетными системами (системами быстрых переводов) и другими контрагентами;

- обоснованности открытия счетов для осуществления расчетов физических лиц;

- своевременности и полноты отражения переводов физических лиц в бухгалтерском учете;

- качества управления рисками, которым подвержены кредитные организации, осуществляющие расчеты по поручениям физических лиц.

В рамках аудиторской проверки можно также провести анализ эффективности деятельности расчетных подразделений (если расчеты физических лиц – основное направление их работы), а также оценку влияния нарушений и недостатков в розничном расчетном обслуживании на финансовое состояние и перспективы деятельности банка (если удельный вес таких услуг достаточно велик в общем объеме операций банка).

Основные законодательные, нормативные и информационно-справочные документы.

Нормативных актов, регулирующих порядок осуществления расчетных операций физических лиц, в действующем российском законодательстве существует не так уж и много.

Так, Гражданский кодекс Российской Федерации (далее – ГК РФ) определяет лишь общий порядок осуществления наличных и безналичных расчетов организаций и физических лиц (Часть вторая ГК РФ, Глава 46 «Расчеты»).

Статья 5 Федерального закона от 02.12.1990 г. № 395-1 «О банках и банковской деятельности» относит к банковским операциям осуществление расчетов по поручению физических лиц по их банковским счетам, а также осуществление переводов денежных средств денежных средств по поручению физических лиц без открытия банковских счетов (за исключением почтовых переводов).

Порядок осуществления валютных и трансграничных переводов физических лиц, а также других расчетов между резидентами и нерезидентами, установлен Федеральным законом от 10.12.2003 г. № 173-ФЗ «О валютном регулировании и валютном контроле» .

Основной документ Банка России, регулирующий безналичные расчеты физических лиц – Положение ЦБ РФ от 1 апреля 2003 г. № 222-П «О порядке осуществления безналичных расчетов физическими лицами в Российской Федерации» (далее – Положение № 222-П).

Положение ЦБ РФ от 03.10.2002 г. № 2-П «О безналичных расчетах в Российской Федерации» также используется при осуществлении расчетных операций физических лиц.

Как обычно, включаем в перечень нормативных документов Положение ЦБ РФ от 26.03.2007 г. № 302-П «О Правилах ведения бухгалтерского учета в кредитных организациях, расположенных на территории Российской Федерации» (далее – Положение № 302-П) и Указание ЦБ РФ от 12.11.2009 г. № 2332-У «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации».

Никаких особых требований к разработке внутрибанковских документов по расчетам физических лиц Банк России не устанавливает, однако специфика этих операций настоятельно требует наличия как общего положения по расчетам, так и отдельных процедур по различным видам (способам, системам, контрагентам и т.д.) платежей физических лиц.

Документы, подлежащие проверке.

В перечень документов, подлежащих проверке, необходимо включить:

- внутрибанковские положения о подразделениях, осуществляющих расчетное обслуживание физических лиц, и должностные инструкции работников этих подразделений;

- внутрибанковские положения о порядке осуществления и отражения в бухгалтерском учете расчетных операций физических лиц (Учетная политика);

- утвержденные стандартные формы заявлений на переводы со счета (вклада) физического лица и без открытия счета, на периодическое перечисление денежных средств, переводы в иностранной валюте и трансграничные переводы;

- действующие тарифы банка на расчетное обслуживание физических лиц;

- договоры с юридическими лицами, являющимися получателями платежей физических лиц, а также с расчетными системами (системами быстрых переводов) и другими контрагентами, касающиеся расчетов физических лиц;

- регламенты банка, устанавливающие порядок обмена информацией с системами быстрых переводов, расчетными банками и другими контрагентами по расчетам физических лиц, а также порядок выверки расчетов;

- распоряжения об открытии и закрытии счетов по расчетам физических лиц;

- книгу регистрации открытых счетов;

- оборотные ведомости по счетам бухгалтерского учета – форма № 101;

- лицевые счета (выписки) по счетам расчетов физических лиц и документы дня по ним;

- лицевые счета по счетам учета доходов банка от расчетного обслуживания клиентов – физических лиц;

- материалы предыдущих проверок по данному направлению деятельности.

Процедуры и методы, применяемые в ходе проверки.

Организация расчетного обслуживания физических лиц.

Проверка организации работы по осуществлению расчетов физических лиц может включать анализ следующих моментов:

- наличие, полнота, актуальность и соответствие действующему законодательству внутрибанковских нормативных документов, устанавливающих порядок расчетного обслуживания физических лиц и отражение этих операций в бухгалтерском учете;

- наличие, полнота и актуальность тарифов на расчетное обслуживание физических лиц, а также их доступность для клиентов;

- наличие положений о подразделениях, осуществляющих расчетное обслуживание физических лиц, должностных инструкций операционных работников;

- своевременность и достоверность отчетности, составляемой по операциям подразделений, осуществляющих расчеты физических лиц;

- определение функционального соответствия выполняемых сотрудниками обязанностей положениям о структурных подразделениях и должностным инструкциям;

- наличие планов работы подразделений, осуществляющих расчетное обслуживание физических лиц, отчетов о выполнении таких планов;

- наличие и выполнение планов обучения сотрудников указанных подразделений; периодичность повышения квалификации, прохождения аттестации и т.д.;

- наличие замечаний по предыдущим проверкам службы внутреннего аудита и внешних проверяющих, устранение выявленных недостатков;

- определение уровня качества (периодичности и полноты осуществления) предварительного, текущего и последующего контроля.

Внутрибанковские нормативные документы, регламентирующие порядок осуществления расчетов физических лиц, должны быть достаточно большими по объему и подробными по содержанию, так как указанные операции предполагают множество  различных нюансов. В то же время инструкции для операционных и кассовых работников просто обязаны быть понятными и удобными в применении: когда перед вами стоит очередь нервных перевододателей, важно быстро ориентироваться даже в нестандартных ситуациях.

Одним словом, не такое уж это простое дело – создать полноценный внутрибанковский документ по расчетам физических лиц.

Порядок осуществления расчетного обслуживания физических лиц.

После качественно проведенной проверки организации расчетного обслуживания физических лиц на долю порядка осуществления этих операций остается не так уж и много:

- проверка порядка открытия, закрытия и ведения счетов бухгалтерского учета, используемых при осуществлении расчетов физических лиц (в том числе счетов по учету доходов);

- контроль за совершением расчетных операций с физическими лицами (удобство обслуживания, соблюдение операционными и кассовыми работниками требований законодательства и нормативных актов);

- проверка своевременности осуществления расчетов физических лиц;

- контроль полноты и своевременности взимания комиссий банку за расчетное обслуживание физических лиц.

Особое внимание следует обратить на «несвязанность» переводов и других платежей физических лиц с предпринимательской деятельностью. Соблюдение этого условия особенно важно контролировать по переводам, отправляемым без открытия счета в адрес юридических лиц без заключения договора с получателем: ведь часто в заявлениях именно на такие переводы встречаются «криминальные» назначения платежей.

Основные виды расчетов физических лиц.

Для упрощения работы и структурирования отчета о проверке целесообразно выделить группы, или виды расчетов физических лиц, которые осуществляются в банке и подвергаются аудиту.

При этом делить на группы всю массу расчетов физлиц можно разными способами.

Например, по способу отправки:

- с банковского счета или счета вклада клиента;

- без открытия счета.

По валюте платежа:

- расчеты в рублях;

- расчеты в иностранной валюте.

По функциям банка:

- отправленные платежи;

- поступившие платежи.

По месту нахождения отправителя и получателя:

- расчеты внутри России;

- трансграничные расчеты.

По видам расчетов:

- переводы;

- расчеты аккредитивами;

- расчеты чеками;

- расчеты по инкассо.

По технологии платежа:

- «ручные» переводы, осуществляемые операционными (кассовыми) работниками банка;

- платежи с использованием систем «быстрых» переводов;

- переводы с использованием банкоматов и/или платежных терминалов;

- переводы с использованием сети Интернет;

- мобильные переводы.

По наличию/отсутствию у банка договорных отношений с участниками расчетов:

- расчеты по договорам с юридическими лицами – получателями (отправителями) платежей;

- расчеты с участием платежных агентов, банковских платежных агентов;

- расчеты без участия юридических лиц.

Думаю, можно легко придумать еще с десяток разных классификаций – все зависит от ассортимента услуг, оказываемых вашим банком, и от глубины аудиторской проверки.

В зависимости от состава расчетных услуг определяем способы проведения проверки по каждой выделенной группе, а также применяемые процедуры и методы аудита. Скажем, расчеты физических лиц по аккредитивам, чекам и инкассо – явление в наши дни настолько экзотическое, что, вполне возможно (и даже наверняка) в вашем банке они не встречаются; в таком случае имеет смысл сразу обозначить предмет аудиторской проверки как «Переводы физических лиц».

Порядок открытия и ведения счетов по расчетам физических лиц.

Так как основная масса переводов осуществляется физическими лицами, как правило, без открытия банковского счета или счета вклада, в рамках проверки расчетов физических лиц целесообразно проанализировать правильность открытия и ведения следующих балансовых счетов второго порядка:

- № 40905 «Текущие счета уполномоченных и невыплаченные переводы»;

- № 40909 «Переводы в Российскую Федерацию»;

- № 40910 «Переводы в Российскую Федерацию нерезидентам»;

- № 40911 «Транзитные счета»;

- № 40912 «Переводы из Российской Федерации»;

- № 40913 «Переводы из Российской Федерации нерезидентами».

Назначение счетов и виды операций, отражаемых по дебету и кредиту, должны соответствовать требованиям Части II Положения № 302-П, а также порядку, установленному внутрибанковскими документами (Учетной политикой).

Несмотря на то, что режим работы перечисленных выше счетов довольно подробно описан в Положении № 302-П, встречаются различные варианты отражения в учете отдельных видов расчетных операций. Например, возвращенные переводы без открытия счета могут быть отражены как на счете № 40905, так и на счете № 40911. Такие нюансы должны быть описаны в Учетной политике.

Особое внимание при проверке стоит обратить на счета аналитического учета. В соответствии с требованиями Положения № 302-П лицевые счета ведутся:

- по счету № 40905 – на каждого получателя средств;

- по счетам №№ 40909, 40910, 40912, 40913 – по каждому переводу;

- по счету № 40911 – по видам платежей.

Как показывает практика, требование об открытии отдельных лицевых счетов по каждому переводу выполняется далеко не всегда (см. ниже).

Отражение операций на счетах по расчетам физических лиц.

Основные проблемы, связанные с отражением расчетов физических лиц на счетах бухгалтерского учета, группируются в области экспресс-переводов. У каждой из  систем, действующих на рынке таких переводов, имеются свои особенности по приему, отправке, получению и выдаче переводов.

Western Union, например, вообще не предусматривает перевод денежных средств из банка-отправителя, ограничиваясь отражением в балансах участников системы взаимной задолженности. Движение денежных средств происходит лишь тогда, когда задолженность одной из сторон превышает установленное пороговое значение. В бухгалтерском учете такая схема расчетов обычно находит отражение на счетах № 47422 «Обязательства по прочим операциям» и № 47423 «Требования по прочим операциям», к которым, как известно, питает необъяснимую неприязнь наш регулятор.

Учитывая резко возросшее в последние годы количество трансграничных платежей, совершаемых с использованием систем экспресс-переводов, совершенно нелепым представляется требование об открытии отдельного лицевого счета на каждый перевод  по балансовым счетам №№ 40909, 40910, 40912 и 40913. Тем не менее, требование это существует, хотя и мало кем выполняется, и задача внутреннего аудитора – если не исправить имеющееся нарушение, то хотя бы проинформировать руководство банка об имеющейся проблеме и ее возможных последствиях.

Валютные и трансграничные расчеты.

Аудит таких расчетов, возможно, удобнее проводить в рамках проверки валютных операций, чем в одной куче с рублевыми переводами. Это связано с тем, что основные проблемы, возникающие при осуществлении таких расчетов, обусловлены законодательством о валютном регулировании и валютном контроле (Федеральный закон № 173-ФЗ), а это – отдельная и практически безграничная область банковской деятельности. При этом основная задача как для операционного работника, так и для проверяющих, состоит в определении правомерности осуществления переводов в иностранной валюте, в пользу нерезидентов или за пределы Российской Федерации.

Расчеты по договорам с юридическими лицами.

Переводы физических лиц в адрес юридических лиц часто принимаются банком на договорной основе; договоры о приеме и перечислении платежей заключаются с юридическим лицом – получателем средств.

При проверке таких операций следует убедиться, что заключенные с получателями договоры предусматривают (кроме общих требований к договорам):

- форму документа, предназначенного для представления/заполнения физическими лицами при перечислении денежных средств без открытия банковского счета;

- последующую передачу банком юридическому лицу – получателю средств заполняемых физическими лицами документов;

- ответственность банка-отправителя за неисполнение обязательства.

Расчеты с использованием технических средств.

Или, точнее говоря, дистанционное банковское обслуживание - ДБО.

Все технологии ДБО можно условно разделить на три группы:

- переводы с использованием банкоматов и платежных терминалов;

- Интернет-банкинг (управление счетом клиента через сеть Интернет);

- мобильный банкинг (управление счетом с помощью мобильного телефона).

Переводы через банкоматы и платежные терминалы могут осуществляться как со счета клиента (с использованием банковских карт), так и без открытия счета.

Проверку осуществления таких переводов желательно проводить с выездом «на места». При этом может выясниться, что половина банкоматов, обозначенных в рекламном буклете вашего банка, «временно не обслуживается». А это, безусловно, является проявлением реализовавшегося операционного риска, как с точки зрения недополученных доходов, так и по части ущерба, нанесенного имиджу банка.

Впрочем, не стоит слишком увлекаться банкоматами – все-таки их наличие, расположение и функционирование больше подходят по смыслу к аудиту кассовых операций. А то и вовсе основных средств.

Если ваш банк предоставляет клиентам – физическим лицам услуги Интернет-банкинга, то при проведении аудита этого вида расчетов следует проверить выполнение рекомендаций по информационному содержанию и организации WEB-сайта.

В числе сведений о кредитной организации Банк России рекомендует размещать на сайте банка:

- перечень банковских операций и других сделок (услуг), предлагаемых кредитной организацией, в том числе в рамках ДБО посредством Интернет;

- демонстрационные версии интерфейсов систем ДБО, работающих через Интернет;

- краткое описание технологий и средств обеспечения информационной безопасности при ДБО через Интернет, а также перечень опубликованных актов, регламентирующих их использование (при этом рекомендуется указывать используемые средства защиты клиентской информации, передаваемой через Интернет, а также средства и способы аутентификации клиента).

C мобильным банкингом с точки зрения регулирования дела обстоят из рук вон плохо: это явление современному российскому законодательству неизвестно. Хотя такие услуги предлагаются многими банками.

Поэтому особое внимание при проверке этого вида деятельности следует уделить внутрибанковским регламентам и договорам с операторами сотовой связи, в том числе мерам, обеспечивающим защиту клиентов и банка от мошенничества, ошибок и неправильной обработки инструкций по переводу средств.

* * *

При необходимости можно выделить в отдельные направления проверок и другие виды расчетов; например, налоговые платежи, расчеты с участием платежных агентов (банковских платежных агентов), поступившие и/или возвращенные переводы и так далее.

Управление рисками.

Основную опасность для банка при осуществлении переводов физических лиц представляют, на мой взгляд, два вида рисков:

- операционный риск;

- правовой риск.

К операционному риску можно отнести различные непреднамеренные неприятности (ошибки, сбои) возникающие при осуществлении переводов. Наиболее распространенными из них являются:

- ошибки отправителя перевода при заполнении необходимых форм;

- операционные ошибки;

- сбои в компьютерных системах.

Ошибки отправителей переводов связаны с необходимостью самостоятельного заполнения клиентами определенных форм – платежных поручений, заявлений на перевод. Для их минимизации следует по возможности освободить клиента от тяжкого труда, связанного с собственноручным заполнением бланков; в идеале от него требуется только подпись на документе, заполненном «от его имени и по поручению» работником банка. И совершенно необходимое условие для снижения этого вида операционного риска – наличие в банке стандартных форм заявлений на перевод, учитывающих все нюансы осуществляемых операций.

Операционистами, как показывает статистика, допускается при формировании и обработке платежных поручений около четверти всех ошибок, возникающих при осуществлении переводов физических лиц. Здесь большую роль играет распределение функций: чем больше различных операций выполняет один и тот же работник (например, осуществляет прием платежей по пяти – семи разным системам экспресс-переводов), тем больше ошибок он допускает. Усугубляет проблему совмещение функций кассира и операциониста, практикуемое многими банками.

Сбои в компьютерных системах составляют, как правило, не более 3% всех ошибок при осуществлении расчетов. Если в вашем банке удельный вес таких форс-мажоров превышает указанную величину, возможно, имеет смысл более внимательно проанализировать технологические процессы, программное обеспечение и техническое оснащение подразделений, принимающих участие в осуществлении расчетов физических лиц.

Правовой риск применительно к расчетам физических лиц заключается, как уже было сказано, в трагическом несоответствии законодательства об этих расчетах реальной действительности.

Так, Положение № 222-П устанавливает весьма строгие требования по документальному оформлению переводов денежных средств по поручению физического лица без открытия счета. Эти требования касаются и документов, заполняемых (представляемых) физическим лицом – отправителем, и платежных поручений, составляемых банком, вплоть до использования определенных символов в определенных полях документов. На практике же бОльшая часть переводов без открытия счета осуществляется физическими лицами либо с помощью систем экспресс-переводов, у каждой из которых свой документооборот и порядок расчетов, либо вообще без оформления каких-либо документов отправителем, с использованием технических устройств – банкоматов, платежных терминалов, компьютеров и мобильных телефонов.

Как в данном случае следует поступить аудитору? Указать на вопиющие нарушения законодательства, допускаемые в ходе осуществления расчетов физических лиц, или, признавая наличие недоработок в нормативных актах и невозможность их выполнения, не акцентировать внимание на этих проблемах? Однозначно ответить на этот вопрос невозможно – все зависит от индивидуальных особенностей каждого банка и каждой службы внутреннего аудита. Я бы, наверное, выбрала первый вариант. А в качестве рекомендаций по исправлению выявленных нарушений предложила бы написать запросы в соответствующий департамент Банка России, в банковские ассоциации, в аудиторские компании, в специализированные печатные издания, а также лично Председателю Государственной Думы пятого созыва господину Грызлову Борису Вячеславовичу.

А если серьезно, с этой проблемой действительно надо что-то делать. Может быть, если количество запросов в Банк России превысит некую критическую величину, то регулятор все-таки пересмотрит Положение № 222-П на предмет его приближения к реалиям XXI века?

Однако вернемся к нашему аудиту. В пылу борьбы с законодательством не следует забывать еще одну стандартную процедуру, выполняемую в ходе анализа качества управления рисками: при наличии актов предыдущих проверок (аудиторских, налоговых, инспекционных и др.) необходимо провести анализ ранее выявленных нарушений в области расчетов физических лиц, а также результатов мероприятий по их исправлению.

Характерные ошибки и нарушения.

К часто встречающимся нарушениям при осуществлении расчетов физических лиц можно отнести следующие:

- в кредитной организации отсутствуют внутренние документы, определяющие порядок осуществления валютных и трансграничных расчетов физических лиц;

- банк осуществляет прием платежей от физических лиц, связанных с осуществлением ими предпринимательской деятельности;

- нумерация счетов по расчетам физических лиц не соответствует требованиям, установленным Приложением 1 к Положению № 302-П и/или внутрибанковским правилам нумерации лицевых счетов;

- нарушаются сроки исполнения обязательств банка по переводу денежных средств;

- аналитический учет по счетам расчетов физических лиц ведется с нарушением требований, установленных Частью II Положения № 302-П;

- не производится в установленные сроки или не подтверждается документально урегулирование взаимной задолженности с системами экспресс-переводов и другими контрагентами по платежам физических лиц;

- расчеты физических лиц осуществляются по расчетным документам, оформленным с нарушением требований Банка России;

- расчеты физических лиц осуществляются при отсутствии документа, подтверждающего соответствующее волеизъявление отправителя (заявления на перевод, квитанции, извещения, платежного поручения и др.);

- банком осуществляется заполнение от имени клиента расчетного документа на перевод денежных средств с банковского счета (вклада) клиента при отсутствии указания на такое право банка в договоре банковского счета (вклада);

- банком осуществляется прием от клиентов расчетных документов (платежных поручений) на перечисление денежных средств со счета (вклада) при отсутствии карточки с образцом подписи владельца счета (вклада);

- в должностных инструкциях сотрудников банка, участвующих в осуществлении расчетов физических лиц, отсутствуют указания соответствующих функций, прав и обязанностей, либо имеется неполное (неточное) их указание, допускается дублирование функций;

- отсутствуют или являются неактуальными внутрибанковские регламенты, устанавливающие порядок обмена информацией, в том числе расчетными документами, с системами быстрых переводов, расчетными банками и другими контрагентами по платежам физических лиц;

- отсутствует или не соблюдается порядок передачи функций в случае отсутствия лиц, участвующих в осуществлении расчетов физических лиц;

- не учтены в работе ранее вынесенные замечания по результатам проверок расчетов физических лиц.

Продолжение следует.