Продолжение. Начало: Новое в организации кассовой работы в банках: проблемы и решения

Тестирование кассовых работников

В соответствии с пунктом 1.9 Положения № 318-П «должностные лица, ответственные за сохранность ценностей, кассовые, инкассаторские работники обязаны знать установленные настоящим Положением порядок ведения кассовых операций, правила хранения, перевозки наличных денег, инкассации наличных денег в кредитных организациях в части, касающейся указанных работников.

Кредитная организация может осуществлять проверку знаний настоящего Положения должностными лицами, ответственными за сохранность ценностей, кассовыми, инкассаторскими работниками. Порядок и сроки проведения проверки, форма документа, подтверждающего знание настоящего Положения, определяются кредитной организацией».

Контроль таких знаний может осуществляться следующими способами:

1) теоретическое и практическое тестирование при приеме на работу в профильном подразделении (не HR). При этом для различных категорий кассовых работников нужны различные тесты (ясно, что заведующий кассой должен знать и уметь больше простого кассира). Если банк имеет много филиалов, для установления и удержания контроля за ситуацией в кассе целесообразно проводить удаленное теоретическое тестирование претендентов на должности заведующих кассой (практическое, к сожалению, удаленно не проведешь). Крайне желательно при таком тестировании давать вводные (например, действия заведующего кассой при выявлении недостачи, действия кассира при выявлении у клиента поддельного денежного знака и т.д.);

2) тестирование по окончании испытательного срока. Целесообразно в том случае, если претендент при приеме на работу показал в целом уверенные знания, но немного, что называется, «не дотянул». Достоинство такого тестирования в том, что можно проверить знание не только нормативных актов Банка России, но и внутренних документов кредитной организации, детализирующих и уточняющих вопросы работы кассы;

3) тестирование при проведении внутренних проверок. К примеру, при проведении проверки работы филиала или внутреннего структурного подразделения (неважно, комплексная это проверка аудитом или чисто проверка кассовой работы) по результатам проверки, видя на месте результаты работы, также можно проводить собеседования/тестирование для выявления уровня подготовки кассовых работников;

4) периодическое тестирование по принципу «а почему бы и не провести», по мнению автора, целесообразно только в случае, если в банке небольшой штат кассиров или у профильного подразделения головного офиса банка, в ведении которого находятся вопросы кассовой работы, небольшая загруженность.

Такие проверки можно проводить как разовые акции (например, в преддверии комплексной проверки Банка России, принятия нормативного акта Банка России). В процессе текущей работы гораздо проще брать с кассовых работников расписки об ознакомлении с нормативными актами Банка России и внутренними документами кредитной организации по кассовой работе и иметь этот рычаг воздействия на кассиров в рамках обеспечения выполнения ими установленных процедур.

Личные деньги в кассе

В соответствии с пунктом 1.10 Положения № 318-П кассовым, инкассаторским работникам запрещается хранить личные деньги вместе с наличными деньгами кредитной организации.

Однако документ не определяет, что значит «вместе». «Вместе» — это может быть и в одной инкассаторской сумке, и на одной полке в сейфе, и в настольной кассе (так называемой хлебнице).

Чтобы избежать случаев, когда в один прекрасный момент придет проверка Банка России и заставит оприходовать личные деньги кассира на доходы кредитной организации, целесообразно внутренним документом установить порядок и условия хранения личных денежных средств кассира в кассовом подразделении.

Не секрет, что помещения кассовых узлов достаточно компактны и не всегда есть возможность выделить отдельную комнату для хранения личных вещей. Разумеется, было бы глупо требовать от кассира приезжать на работу вообще без денег в кошельке.

В этой связи банк внутренним документом определяет, что кассир в течение рабочего дня личные деньги хранит в отдельном помещении (не в кассе), а при отсутствии такового — в небольшой сумме (1–2 тыс. руб.) в отдельной опломбированной инкассаторской сумке в индивидуальном средстве хранения.

Эта мера позволит, во-первых, законодательно отделить личные деньги кассира от денег банка, а во-вторых, снизит возможность злоупотреблений кассиров с денежными средствами.

Служебные расследования по кассовым просчетам

В соответствии с пунктом 1.12 Положения № 318-П «в случае выявления излишков, недостач наличных денег, сомнительных, неплатежеспособных и имеющих признаки подделки денежных знаков при пересчете наличных денег, сформированных и упакованных в пачки, мешки, наличных денег, сформированных и упакованных в сумки, а также несоответствия фактического наличия наличных денег данным кассовых документов кредитная организация устанавливает причины возникновения указанных расхождений и принимает меры по их урегулированию. Порядок урегулирования выявленных расхождений определяется кредитной организацией».

Целесообразно разработать распорядительный документ, в котором определить: постоянно действующую комиссию (в том числе лиц замещающих); порядок проведения расследования (что рассмотрено, заслушано, проанализировано) и т.д. Результатом расследования является акт, который должен содержать выводы по случившемуся и рекомендации (указания) на порядок дальнейших действий. В компетенцию данной комиссии можно включать вопросы, связанные со сбоями в работе банкоматов (списал сумму с карты, но деньги не выдал, и т.п.).

Заверение кассовых книг и журналов

В соответствии с пунктом 1.13 Положения № 318-П «порядок заверения количества листов в книге 0402124, журнале 0402162 и журнале 0402305 определяется кредитной организацией».

То есть снимается обязательное требование о заверении количества листов в Книге учета принятых и выданных ценностей, Контрольном журнале приема из-под охраны и сдачи под охрану хранилища ценностей и Журнале учета выдачи и приема явочных карточек, штампов, ключей и доверенностей руководителем кредитной организации (филиала), главным бухгалтером и заведующим кассой.

В этой связи в целях разгрузки руководства банка можно внутренним документом указать лиц из подразделений, в ведении которых находится непосредственная организация кассовой работы в банке и которые могут выполнять эти функции.

Норма эта, конечно, в большей степени актуальна для крупных банков с развитой филиальной сетью, поскольку даже если руководитель филиала вполне безболезненно при необходимости мог заверять указанные документы, то отрывать время председателя правления и главного бухгалтера по меньшей мере нецелесообразно. Выход был и раньше — распорядительным документом делегировать определенные полномочия от имени руководителя и главного бухгалтера банка другим лицам, но для этого такое право руководителя банка должно быть прописано в уставе банка или ином правоустанавливающем документе.

Прием денег от коммерческих организаций, осуществляющих прием платежей от населения

Пункт 1.17 дает отсылочную норму на Указание Банка России от 20.06.2007 № 1842-У, которое регулирует вопросы приема кредитной организацией наличных денег от коммерческих организаций, не являющихся кредитными организациями и осуществляющих без лицензии Банка России банковские операции в части принятия от физических лиц наличных денежных средств в качестве платы за услуги электросвязи, жилое помещение и коммунальные услуги для последующего перевода принятых наличных денежных средств кредитной организацией в пользу лиц, оказывающих услуги (выполняющих работы), без открытия банковских счетов.

То есть при приеме денежной наличности от таких организаций по объявлению на взнос наличными либо по препроводительной ведомости, формы которой теперь приспособлены под совершение и таких операций, в кассу также должен представляться реестр принятых платежей.

Указание № 1842-У вступило в силу достаточно давно и еще раз обратило на себя внимание в связи с принятием Банком России Положения № 318-П.

Данное указание предусматривает:

— обязательность соответствующих договорных отношений у коммерческой организации с кредитной организацией (п. 1);

— наличие в кредитной организации перечня таких коммерческих организаций, с которыми заключены договоры с указанием по каждой организации всех мест обслуживания физических лиц, мест нахождения платежных терминалов, уникального номера и даты заключения договора;

— представление в кредитную организацию при сдаче денежной наличности реестра проведенных операций, являющегося основанием для составления платежных поручений для перевода полученных денежных средств получателям платежей.

Чтобы кассовое подразделение банка могло требовать от клиента, сдающего денежную наличность, реестра, на основании которого потом должно производиться перечисление денежных средств получателям платежей, работники кассы должны знать, что именно от этого конкретного клиента нужно требовать дополнительный документ.

Для выполнения норм пункта 1.17 Положения № 318-П кредитной организации целесообразно предпринять следующие действия:

·         клиентские подразделения анализируют клиентов — юридических лиц на предмет выявления организаций, принимающих платежи. Порядок взаимодействия может быть различным — от официальной переписки до личных контактов;

·         после этого подготавливаются необходимые изменения в действующую договорную базу (договоры банковского счета, кассового обслуживания, инкассации и пересчета и т.д.), предусматривающие предоставление клиентом вместе со сдаваемой денежной наличностью реестра на принятые платежи. Одновременно при заключении новых договоров с клиентами следует озвучивать это требование;

·         определить порядок в кредитной организации (филиале) ведения перечня клиентов, принимающих платежи (форму, ответственное подразделение, порядок взаимодействия с операционным и кассовым подразделениями в части информирования о том, что от данного конкретного клиента должен быть еще и реестр платежей);

·         для ускорения процесса обслуживания клиентов в программном обеспечении ввести какой-то признак, показывающий бухгалтеру, оформляющему приходную кассовую операцию, что это за клиент. Тогда информирование кассы и бухгалтерского подразделения будет производиться путем подгрузки данных в программное обеспечение;

·         разработать механизм контроля соблюдения со стороны клиента договора и требований Указания № 1842-У.

Далее — фронт-офис при приеме наличности требует от клиента реестр платежей, руководствуясь имеющимися сведениями об этом.

Следует отметить еще один взгляд на описанную ситуацию, также, по мнению автора, имеющий право на существование.

Указание № 1842-У в вопросе обязательного заключения договоров с кредитными организациями оставляет эту обязанность за организациями. То есть пока клиент не обратится в банк с предложением заключить такой договор, банк просто принимает наличность на счет клиента и потом в штатном режиме осуществляет безналичные перечисления со счета на основании платежных поручений.

Решение о выборе той или иной модели действий принимает банк на основании анализа таких факторов, как клиентская база, структура и возможности программного обеспечения.

Операционное и послеоперационное время

В соответствии с пунктом 2.1 Положения № 318-П «кассовые операции в кредитной организации, ВСП могут осуществляться в операционное, послеоперационное время кредитной организации, а также в выходные дни, нерабочие праздничные дни».

То есть, казалось бы, фактически уходят с исторической сцены вечерняя касса и послеоперационная касса. Разумеется, кредитной организации выгодно обслуживать вечером полный спектр клиентов, а не только население или не только организации.

Однако характеристика балансового счета 20202 «Касса кредитных организаций» изменений не претерпела и в настоящий момент предусматривает возможность ведения в аналитическом учете лицевых счетов для обслуживания в послеоперационное время только физических лиц. До внесения изменений в Положение Банка России № 302-П возможность учета на этом счете кассовых операций по обслуживанию в послеоперационное время юридических лиц представляется сомнительной.

Пломбы, сумки и иные средства упаковки ценностей

В пункте 2.8 Положения № 318-П дается понятие «пломба». Это собственно пломба либо устройство для пломбирования (пломбир). Таким образом, узаконено применение одноразовых номерных пломб.

Интересен также в этом ключе пункт 4.1, в котором дается понятие «образец пломбы». Это собственно образец пломбы или описание вида упаковки (следует понимать — в том числе реквизиты и т.д.).

В настоящее время на рынке представлен ряд средств упаковки ценностей, конструкция которых позволяет обеспечить требования пункта 2.11 Положения № 318-П, — под «сумкой» понимаются инкассаторские сумки, специальные мешки, кейсы, кассеты и другие средства для упаковки наличных денег, обеспечивающие сохранность наличных денег и не позволяющие осуществить их вскрытие без видимых следов нарушения целости.

Одним из примеров таких средств упаковки ценностей являются одноразовые пакеты, изготовленные из высокопрочного полиэтилена, закрытие которых осуществляется с использованием клеевого слоя по краю пакета, а вскрытие возможно только путем его разрезания. В качестве дополнительной меры, не позволяющей осуществить вскрытие пакета без видимых следов нарушения его целости, по периметру сварных швов пакета предусматривается микротекст, который исчезает при разрезании пакета по сварному шву.

Конструкция пакета предусматривает проставление на нем уникального номера и штрихкода. Эта мера позволяет однозначно идентифицировать принимаемый пакет как средство упаковки денежной наличности, поступившее от данного конкретного клиента.

Применение кредитными организациями подобных средств упаковки денежной наличности наряду с другими (упаковка ценностей в которые производится с опломбированием) позволит обеспечить сохранность денежной наличности при ее перевозке, невозможность незаметного вскрытия пакетов в криминальных целях и зачисление сумм принятых в кассу денежных средств по назначению.

Кроме того, использование таких средств упаковки денежной наличности, особенно при небольших объемах перевозок, позволит снизить издержки кредитной организации на осуществление операций по инкассации. 

Продолжение следует.