Microsoft Excel стал важным инструментом для многих офисных работников. Действительно, возможность набросать таблицу, отсортировать данные, просмотреть несколько вариантов расчета, красиво распечатать – все это с помощью Excel сделает практически любой пользователь компьютера. Во многих организациях бюджеты, планы, отчеты и прочие управленческие документы составляют, собирают, обрабатывают в таблицах Excel.

Автоматизация бюджетирования и управленческого учета на платформе Excel также является классикой жанра. Достаточно создать таблицы-шаблоны для ввода данных в центрах ответственности и шаблон сводной таблицы для консолидации – и система готова. Можно планировать бюджеты, собирать отчеты и обоснованно анализировать деятельность организации.

Однако со временем организация растет, появляются новые структурные подразделения, возникает необходимость вести аналитику по многочисленным разрезам (по клиентам, продуктам, каналам сбыта, регионам и т.д.), и вообще, количество документов увеличивается с каждым месяцем. В такой ситуации и к системе бюджетирования предъявляются новые требования.

Вместе с тем, по опыту автора статьи, финансовые директора (особенно в небольших группах компаний) часто не задумываются о том, что система на платформе Excel ограничивает возможности финансового управления и какие риски она привносит в деятельность организации.

Чтобы разобраться в этом вопросе, попробуем сформулировать ключевые требования и проанализировать, насколько система на Excel может удовлетворить им.

Проверим систему бюджетирования и управленческого учета на прочность

Насколько надежна и достоверна информация в системе?

В качестве источника информации система бюджетирования и управленческого учета может использовать либо данные первичного учета, либо рассчитанные самостоятельно силами центра ответственности агрегированные строки бюджетных отчетов и значения финансовых показателей. На взгляд автора статьи, системы, работающие «от первичного документа», имеют массу преимуществ, в частности:

- Больше исходной информации – больше возможностей для аналитики, а первичные документы – это наиболее полный из доступных источников информации;

- Не нужно полагаться на качество расчета агрегированных показателей силами центров ответственности. Таким образом, можно застраховаться от ошибок работника ЦО при выполнении расчетов, да и от злого умысла (очевидно у читателя еще свежа в памяти история с подделкой отчетности в корпорации Enron);

- Практика показывает, что функции агрегации данных управленческого учета в компаниях среднего размера выгодно централизовать для того, чтобы избавить работников центров ответственности от лишних функций и, заодно, сэкономить время на их обучении и контроле.

Excel является «персональным» инструментом и не предназначен для хранения больших объемов информации. Большие Excel-таблицы медленно открываются и сохраняются, возникает риск сбоев. Поэтому большинство систем управленческой отчетности, построенных на Excel, не хранят первичных данных, а работают только с агрегированными показателями.

Можно ли подключить к работе с системой других сотрудников?

Гибкость системы на Excel практически безгранична. Любой пользователь может изменить в системе буквально все – и структуру таблицы, и формулы обработки информации, и сами данные. Когда система находится в руках ее автора и администратора, такая возможность идет во благо, зато в руках исполнителя, которого привлекли к работе с системой, гибкость системы превращается в гранату с выдернутой чекой.

Исполнитель может случайно внести новые данные, но не убедиться, что они вошли в диапазон ячеек, указанных в формуле. Перенес данные из одной колонки в другую и опять не отследил изменившуюся ссылку на другом листе. Сделал для себя проверочную формулу и случайно сохранил таблицу в измененном варианте вместо оригинального. Такие ошибки, к сожалению, являются неотлучными спутниками систем на Excel.

Организационными методами бороться с этими ошибками довольно сложно. Реальный метод противодействия – назначение единственного исполнителя, ответственного за таблицу. Но во многих организациях один сотрудник может не осилить требуемую нагрузку, да и не нужно забывать о необходимости подмены сотрудника на случай болезней, отпусков, увольнения и т.д.

Можно ли сделать ретроспективные выборки и агрегированные по времени отчеты?

Данные в системах на платформе Excel обычно располагают в разных файлах, упорядоченных по времени, а данные по отдельным центрам ответственности располагают на закладках в таблице. Например, отчет за январь 2005 года может находиться в файле «Отчет_янв_2005.xls» и содержать закладки «Консолидированный отчет», «Компания Альфа», «Компания Бета», «Компания Гамма» и т.д.

Консолидированную отчетность за месяц мы получаем на закладке «Консолидированный отчет» автоматически. Но вот при необходимости построить сводный отчет за квартал или за год потребуется извлечь данные из нескольких таблиц, а это уже сопряжено с некоторыми трудностями. Конечно, можно воспользоваться функцией Excel «Сводные таблицы», но для этого нужно создать, во-первых, одинаковую структуру в таблицах с данными по месяцам, а во-вторых, грамотную систему именования файлов, чтобы не допустить ошибок. Кроме того, нужно обладать и желанием разбираться в функциях Excel, ведь, несмотря на огромный набор возможностей этого продукта, большинство пользователей достаточно слабо знают их, а поэтому и не используют.

На практике агрегированные по времени отчеты и другие ретроспективные выборки в Excel-системах реализуются обычным копированием данных из нескольких таблиц в одну. Как следствие, сводная таблица не будет пересчитана автоматически при изменении исходных данных, что провоцирует риск ошибки в сводном отчете.

Насколько защищена финансовая информация от несанкционированного доступа?

Информация, обрабатываемая в системе бюджетирования и управленческого учета, в большинстве организаций является конфиденциальной. Безрассудное пребывание в счастливом неведении относительно того, что к этой информации тянутся руки конкурентов и других недоброжелателей не может положительно сказаться на стабильности организации.

Информацию в Excel-таблицах очень сложно защитить от несанкционированного доступа. В Excel нет возможности дать пользователю право доступа только к части таблицы. То есть любой, имеющий доступ к файлам с финансовой информацией, сразу получает к ней полный доступ.

Совсем несерьезен тезис о защите Excel-таблиц паролем. Для тех, кто не знает, уточним, что такая защита аналогична большому старому амбарному замку на сарае – она защищает только от честных людей. Любой злоумышленник откроет «защищенную» паролем Excel-таблицу очень быстро, используя программы для «восстановления утерянных паролей к Excel», которых в Internet можно найти достаточно много.

Как развивается система?

Автор системы на платформе Excel должен отдавать себе отчет, что функциональность системы он разрабатывает сам и только сам. Excel не содержит прикладных функций и, например, автоматическое разнесение (аллокацию) накладных расходов Excel сделать не сумеет, пока не будет написана необходимая формула или макрос.

Нельзя сказать, что грамотный финансист не сможет реализовать эти алгоритмы – они известны и понятны. Но их разработка требует времени, а его обычно не хватает. К тому же разработка требует хотя бы поверхностного понимания основ программирования.

Конечно, на начальном этапе развития бизнеса все эти сложные расчеты не требуются, но когда перечень центров ответственности содержит десятки строк, набор бюджетов не ограничивается только бюджетом движения денежных средств, а количество видов разносимых накладных расходов становится больше двух, без автоматизации обойтись становится очень трудно.

Важно отметить, что самостоятельно разработанную систему сложно развивать, т.к. зачастую автор системы по прошествии нескольких месяцев сам забывает ее внутреннее устройство, а документировать такие системы, к сожалению, не принято.

Насколько надежна система в целом?

Система бюджетирования и управленческого учета на платформе Excel требует постоянной заботы со стороны ее пользователя. Отметим наиболее критичные участки:

- Нужно составить, помнить и соблюдать систему ведения Excel-файлов, например, базирующуюся на именах файлов;

- Нужно постоянно заботиться о сохранности Excel-файлов, резервном копировании, ведь обычно такие системы располагаются на персональном компьютере финансиста;

- Нужно постоянно контролировать, что при работе с данными (первичный импорт, дальнейшие модификации) не нарушены формулы. Ошибки в сложных формулах тяжело найти, а их результатом являются неверные финансовые отчеты;

- Нужно контролировать, что при работе с таблицей (моделирование, анализ и т.д.) случайно не будет перезаписаны исходные данные.

Список критических вопросов в адрес систем на платформе Excel можно продолжать, но многие из них будут парированы ссылками на удобство в работе, наглядность и простоту таких систем. Разумным выходом из этой ситуации является создание системы, ядро которой построено на промышленной платформе, а для работы пользователя используется привычный Excel.

Такое решение компания «Кворум Консалтинг» реализует с использованием продуктов «Контур Корпорация» и «Контур Стандарт», разработанных компанией Intersoft Lab. Рассмотрим общую архитектуру решения (рис. 1).

Рис. 1. Архитектура системы бюджетирования и управленческого учета на платформе финансового хранилища данных

Ключевым элементом в архитектуре является Финансовое хранилище данных, которое включает как непосредственно базу данных, так и набор прикладной функциональности, например, средства для удобной настройки бюджетной модели, алгоритмы разнесения накладных расходов (аллокации), консолидации данных по времени и по аналитическим разрезам и т.д.

Доступ пользователей к финансовому хранилищу данных осуществляется с помощью следующих средств:

· Рабочее место администратора, предназначенное для настройки бюджетной модели, администрирования, запуска ответственных расчетных алгоритмов;

· Microsoft Excel, с помощью которого производится наибольший объем работы с данными. Важно отметить, что в состав решения входит специальная надстройка для Excel, которая позволяет «прозрачно» работать с хранилищем данных из привычного для пользователя окна;

· Интерактивный (OLAP) генератор отчетов, который предоставляет удобные средства для работы аналитика.

Финансовое хранилище взаимодействует с эксплуатируемыми в организации учетными системами (1С, Axapta, Галактика и др.) и в автоматическом режиме пополняется данными о совершенных операциях.

Не вдаваясь в детальное описание технологии работы такой системы, проверим, как она отвечает на критические вопросы, которые мы выше формулировали применительно к системам на платформе Excel.

Насколько надежна и достоверна информация в системе?

Обычно система на платформе финансового хранилища данных работает «от первичных документов» и технических ограничений на количество обрабатываемых документов не накладывает. При внедрении системы достаточно решить организационный вопрос о предоставлении такой информации центрами ответственности.

Используя интерактивный генератор отчетов, аналитик может от любого агрегированного показателя пройти всю цепочку расчета, «спустившись» до уровня первичных документов.

Можно ли подключить к работе с системой других сотрудников?

Промышленная платформа хранилища данных предоставляет развитые средства для управления правами пользователей. Можно ограничить доступ к данным (отдельным бюджетам, центрам ответственности, показателям и т.д.) и функциям (ввод/просмотр информации, расчет аллокаций, прочие управленческие корректировки и др.).

Можно ли сделать ретроспективные выборки и агрегированные по времени отчеты?

Вся финансовая информация находится в едином хранилище, поэтому никаких ограничений на выборку и агрегацию данных по времени, центрам отвественности, клиентам и др. не предъявляется. Можно быстро получить сводный отчет за любой период времени, причем гарантированно в качестве источника будут использованы актуальные данные.

Насколько защищена финансовая информация от несанкционированного доступа?

Про развитые возможности управления правами пользователей хранилища данных уже сказано выше. Нужно лишь добавить, что хранилище данных располагается на отдельном сервере, на компьютере пользователя данные не хранятся. Это дает возможность физически вынести хранилище данных с финансовой информацией за пределы офиса компании, чтобы дополнительно снизить шанс попадания финансовой информации в чужие руки.

Как развивается система?

В развитии системы участвуют:

· разработчик платформы хранилища данных. Его роль – это развитие новых базовых возможностей системы, например, функций для автоматизации управления рисками, документооборота и др.;

· консалтинговая компания, сопровождающая клиента. Консультанты дорабатывают систему в соответствии с новыми требованиями бизнеса заказчика. К такой доработке относится, например, разработка новых алгоритмов для автоматизации классификации операций;

· специалисты заказчика. Открытость системы позволяет без участия разработчика (и вообще, ИТ-специалиста) открывать новые типы бюджетов, настраивать финансовую структуру организации, статьи бюджетов и т.д. и, конечно, создавать новые аналитические отчеты.

Насколько надежна система в целом?

За счет использования промышленных технологий надежность системы многократно увеличивается. Данные и расчетные алгоритмы надежно защищены, резервное копирование осуществляется на регулярной основе, причем рутинные операций сопровождения обычно выполняют ИТ-специалисты организации, без отвлечения финансистов на эти вопросы.

Финансист (как минимум, в теории) – это человек без эмоций. Естественно, что и внедрение системы бюджетирования финансист рассматривает оценивая предстоящие затраты на проект.

Типичной ошибкой при таком анализе является сопоставление стоимости внедрения новой системы с, казалось бы, нулевыми затратами на эксплуатацию старой. Для корректного экономического анализа следует сравнивать значения показателя «Общая стоимость владения», при расчете которого, в частности, нужно учесть и затраты на развитие системы, и стоимость рабочего времени, потраченного на поиск ошибок и возможный ущерб от несанкционированного доступа к финансовой информации и все прочие факторы, влияющие на стоимость владения системой.

Опыт многих организаций показывает, что внедрение системы бюджетирования и управленческого учета на промышленной платформе - это экономически обоснованный проект, который облегчает работу финансовых служб и вносит дополнительный вклад в выстраивание регулярного менеджмента организации.