«Весёлое» начало

Регулирование в СССР осуществлялось в рамках одного юридического лица. Госбанк СССР осуществлял полноценное управление сетью своих подразделений. Разделение в конце 1980-х на несколько специализированных банков принципиально не изменило ситуацию. У всех банков был один собственник — государство.

С тех пор Банком России проделана огромная работа по усовершенствованию нормативных документов. Переделку претерпели и Правила бухгалтерского учёта (Правила № 61 с десятками поправок, затем Правила № 205-П  и тоже уже с большим количеством поправок). Попробуйте сравнить третью часть современных Правил № 205-П с текстом последней редакции Правил № 7 Госбанка СССР. Вы найдёте множество отличий, но структура документа осталась неизменной и многие фразы совпадают дословно или почти дословно.

Документ, регламентировавший в своё время организацию работы внутри одного юридического лица в условиях полностью бумажной технологии (документы передавались на обработку в ВЦ, но для бухгалтера технология была бумажной), остался в своей основе прежним, и только в качестве компромисса ЦБ добавил вставки о применении информационной технологии.

Поставщики программных продуктов в начале 1990-х годов стали предлагать свои услуги. Банки занялись внедрением. Оказалось, что в той или иной степени программные продукты, эксплуатируемые успешно в других государствах, совершенно несовместимы с российскими правилами бухгалтерского учёта. Разумеется, национальные особенности есть везде. И разработчики бухгалтерских программ в результате сильного давления принялись делать всё, что могли, для обеспечения необходимых требований, а российские разработчики стали применять плоды их деятельности на практике.

В 1995 году внедрение одного из программных продуктов убедило меня, что самым эффективным решением проблемы в масштабах государства может стать обязательная сертификация Банком России всех существующих на рынке программ, применяемых для операционной деятельности банков. Постепенно это убеждение «видоизменилось».

Здесь уместно привести выдержку из закона о Банке России:

«Статья 3. Целями деятельности Банка России являются:

<...> развитие и укрепление банковской системы Российской Федерации;

обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования платёжной системы <...>»

Ни для кого из поставщиков программ и применяющих эти программы банков не являлось и не является секретом, что часть доработок программных продуктов обеспечивает не требования «эффективного и бесперебойного функционирования», а всего лишь соответствие новейших технологий, по которым успешно работают во всём мире, формальным требованиям, смысл которых не сможет объяснить никто.

И это не развивает, а тормозит работу банковской системы. И в масштабах государства сотни и тысячи людей заняты подгонкой под эти формальные требования, вместо того чтобы производить какой-либо более полезный продукт.

Автоматические проводки и первичные документы

Существует парадокс, который большинство людей, осуществляющих бухгалтерский учёт либо надзор, просто не замечают, а если кто и задумывается, то всё равно ничего с этим поделать нельзя, если не изменить нормативные документы.

Две функции первичных документов по «букварю»:

1. Бухгалтерские проводки должны совершаться на основании документов (так написано в Правилах № 205-П и в законе о бухгалтерском учёте, на который ссылаются Правила № 205-П.). Бухгалтер «не поймёт» человека, пытающегося убедить его в обратном. Это повсеместная и неоспоримая функция первичного документа — быть основанием для проводки.

2. У первичного документа, а точнее у второго и третьего его экземпляров, есть и другая функция. Эти экземпляры прикладываются к выпискам счетов по дебету и кредиту счёта и являются для клиента документом, подтверждающим запись по его счёту.

А что на самом деле?

Вот мы и подошли к тому «месту», где реальная действительность расходится с нормативной базой. И причина заключается в лазейке, существующей в этой нормативной базе. И видно это на тех самых стыках, о которых шла речь вначале.

Вот что происходит реально: более 80 % проводок — автоматические. А в этих проводках повсеместно в 100 % случаев ситуация складывается не по «букварю», а наоборот. Первичные документы составляются на основании бухгалтерских проводок! Каким образом?

Первый риторический вопрос: когда совершаются автоматические проводки (за исключением комиссий, взыскиваемых непосредственно в момент проведения операции)? Правильно. Как правило, ночью. Когда оператор (он же администратор системы, он же... (наименования должности могут быть разными, но редко имеющими отношение к бухгалтерскому учёту) «нажимает кнопку» процедуры завершения дня (месяца, квартала, года). Или днём — когда другой работник банка (уже имеющий отношение к учётному подразделению) «нажимает кнопку» загрузки файлов из какой-нибудь локальной операционной программы, обрабатывающей транзакции с пластиковыми картами либо операции по вкладам, обменному пункту и т. п. В любом случае сотрудник, «нажимающий кнопку», если и представляет, какая может быть проводка, никакого влияния на неё не оказывает. Проводку генерирует программа.

Второй риторический вопрос: какой бухгалтерский документ оформляется? Правильно. Мемориальный ордер. Он ещё может быть сводным.

Нериторический вопрос: что такое мемориальный ордер? Судя по тому, что происходит на практике, и по тому, что все с этим согласны, все либо давным-давно забыли, либо просто приспособились к тому, что он выполняет в автоматических проводках совсем не ту функцию, которую должен выполнять. Это «первичный документ». В нормативных актах определения нет. По крайней мере, в тех документах, которые регламентируют бухгалтерский учёт в кредитных организациях.

«Мемориальный ордер — бухгалтерский документ, содержащий указание о необходимости записать бухгалтерскую операцию в соответствующие счета бухгалтерского учёта».

Вот оно — расхождение действительности с нормативной базой. Все уже давно привыкли, что сначала записывается в счета бухгалтерского учёта автоматическая операция, а потом оформляется «указание» её провести. Кавычки употреблены не зря. Подлинное указание присутствует в процессе, но о нём ниже.

А вот и лазейка в нормативной базе — фраза из закона о бухгалтерском учёте: «Первичный учётный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после её окончания».

Логично. В настоящее время, даже если проводка не автоматическая, существует однократный ввод информации, одновременно порождающий как документ, так и запись по счетам. И тот человек, который сделал электронный документ, так или иначе должен его оформить. За неимением лучшего это же положение применяется и к автоматическим проводкам. Правда, упущена одна мелочь — вольная трактовка слова «непосредственно». И таким образом, причина (указание сделать проводку) фактически появляется после её следствия (записи по счетам).

Почему так происходит? Ведь проводка на самом деле не может быть сделана без реального указания её совершить и законы логики невозможно нарушить!

Когда формируется указание провести операцию и что оно из себя представляет? Тот, кто непосредственно не сталкивался с автоматизацией, может не ответить «с разбегу». Какие будут бухгалтерские проводки, определяется на этапе настройки информационной банковской системы. По-разному бывает. Например, технолог (он же администратор) может получить более или менее прилично формализованное техническое задание от бухгалтерии. А может получить его и устно, в частности по телефону. А может и вообще не спросить бухгалтера, а поставить его перед фактом, настроив операцию по самостоятельному прочтению правил учёта и не всегда истолковав так же, как бухгалтер. На профессиональном слэнге это называется «написать задачу на коленке». А что? Никаких нарушений нет. Нигде в правилах учёта не определены требования к процедуре формализации технического задания. Заметьте — упущен из нормативного регулирования момент, который более всего и влияет на то, какие будут проводки, а значит, он влияет «на обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования», являющегося целью Банка России в соответствии с законом (ст. 3).

А что технолог (или администратор) в системе делает, вообще мало кто из бухгалтеров себе представляет — лишь те, которые вышли из IT-подразделений, либо те, которые туда «сходили» поработать, чтобы понять что к чему.

А технолог настраивает некие электронные таблицы, которые в различных системах называются либо схемами разложения проводок, либо бухгалтерскими моделями, либо перечнем счетов и т. п. А потом начинает работать алгоритм, заложенный в программе, который с использованием данных этих таблиц формирует проводки. Далее бухгалтер распечатывает документ — указание сделать эти проводки. И все делают вид, что это и есть настоящее указание. Его подписывает бухгалтер, потом контролёр, следом — работник, осуществляющий последующий контроль в банке, либо аудитор, либо проверяющий из центрального банка, либо они все вместе проверяют, правильно ли подписали эти люди «указание», которое на самом деле является лишь следствием проводки.

Процесс настройки системы более важен, потому что в результате даже в среднего размера розничном банке ежедневно формируются тысячи автоматических проводок. И просто подписание мемориальных документов по ним на самом деле не обеспечивает реального контроля. Возможности человека ограничены, и работают в банках не вундеркинды. Реально возможен контроль программными, статистическими и логическими методами, и только по выявленным таким образом несоответствиям можно впоследствии разобраться вручную.

Последний риторический вопрос: какова одна из причин того, что программное обеспечение иногда «пишется на коленке» (настраивается) администратором системы или программистом при отсутствии технического задания?

Это напрямую связано с действующей системой норм. В этой системе основная задача главного бухгалтера и любого другого руководителя учётного подразделения состоит в обеспечении «надлежащего оформления» тех самых мемориальных ордеров, которые на самом деле не являются подлинным основанием проводки. Внимание акцентировано на том, чтобы всё было распечатано и «как надо» подписано. Очень похоже на любимый анекдот тех, кто внедряет систему менеджмента качества. Рубит человек дерево. Внутренний голос: «Наточи топор». После недолгого раздумья человек отвечает: «Да что тут думать — рубить надо».

Вот на этой рубке тупым топором и сосредоточено наше внимание. К большому сожалению. Это ни в коем случае не упрёк руководителям бухгалтерии. Люди, внедряющие систему менеджмента качества, приводят следующую статистику: 95 % всех ошибок происходит по вине системы, а не по вине исполнителей.

Где кроется здравый смысл?

Первое. Следует ввести понятие «постоянно действующий первичный документ». Это тот же самый «оправдательный» документ, только он действует не однократно, а на протяжении определённого периода времени. Важно также дополнить применительно к постоянно действующему документу общие требования (что должно содержаться в первичном документе), описанные в законе о бухгалтерском учёте:

· наименование документа — менять не надо (рабочее наименование: постоянно действующий мемориальный ордер);

· дату составления документа — дополнить фразой «и период его действия» (период может быть, например «С.../дата/ до отмены», т. е. с открытой датой);

· наименование организации, от имени которой составлен документ, — без изменений;

· содержание хозяйственной операции — дополнить фразой «или группы хозяйственных операций», например, документ может полностью регламентировать все операции по конкретному виду кредитного или депозитного договора (начисление и уплату процентов, проводки по закрытию договора, по счетам просроченной задолженности и т. п.);

· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении — без изменений;

· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность её оформления, — без изменений;

· личные подписи указанных лиц — без изменений.

Для постоянно действующего документа нужно добавить:

· временные условия, периодичность или события, при которых возникает операция или группа операций;

· однозначно понимаемое описание сумм операций;

· однозначно понимаемое описание бухгалтерских счетов, включая номера балансовых счетов, аналитику и привязку к объектам учёта.

То, что здесь предложено, не противоречит закону о бухгалтерском учёте, потому что в законе оговорено только понятие первичного документа и нет никаких ограничений и толкований, каким должен быть документ по форме. В предложениях сохранены все обязательные требования к документу, а расширять их закон не запрещает.

Зато возможна очень просто описанная и обеспечивающая реальный контроль процедура. Основанием для автоматических проводок является постоянно действующий первичный документ. Этот документ — обязательный элемент технического задания или иного документа, формулирующего требования к работе информационной системы, подписывается в обязательном порядке главным бухгалтером или его заместителем, составляется до момента, когда начинают производиться автоматические проводки. И это как раз основной этап контроля и надзора — наиболее эффективно сосредоточить внимание именно на процедуре создания документа и обеспечения его правильного исполнения. При каждом срабатывании автоматической операции впоследствии необходимо только убедиться в точном соответствии проводок тому, что написано, — на случай сбоев информационной системы. А это вовсе не требует квалификации старшего по должности работника.

Сюда же можно отнести процедуру хранения, изменения и т. п.

Второе. Вспомним про вторую функцию документа. При действующих правилах мемориальный ордер выполняет обе функции. Он является как основанием проводки, так и экземпляром для клиента, служащим основанием для проводки в балансе клиента.

В ситуации, когда первичный документ выступает основанием для очень большого количества проводок, нужен документ, который является подтверждением проводки. Это аналог второго и последующих экземпляров мемориального ордера, которые выдаются клиентам или прилагаются к выпискам по счетам по дебету и кредиту проводки.

Первая же моя попытка найти аналог увенчалась успехом и показала, что наверняка существует похожая практика в других государствах.

Приведу словарную статью из «Современного экономического словаря», в котором знакомый нам термин трактуется гораздо шире, чем в российских нормативных документах: «Авизо — официальное почтовое или телеграфное сообщение, извещение, уведомление, направленное участником сделки контрагенту и призванное свидетельствовать о выполнении определённого круга поручений, о проведении операций, поступлении платежей, об изменении состояния взаимных расчётов. Содержит сведения о дате, характере операции, сумме, номере счёта, отправителе и адресате. Например, если банк перевёл согласно поручению вкладчика денежные средства с одного счёта на другой, он уведомляет об этом вкладчика с помощью авизо. В международных банковских расчётных операциях применяют дебет-авизо».

Исходя из того, что в российских нормах отсутствует термин «авизо» применительно к клиентам, не являющимся кредитными организациями, можно сделать вывод, что определение «вышло» из практики других государств.

Во времена существования Советского Союза я встречал такое наименование документа во внутриминистерских расчётах между предприятиями одного министерства: авизо применялось для взаимозачётов, минуя банковские расчёты.

Я знаю, саду цвесть...

Помимо уже упомянутого переноса акцента в контроле и надзоре есть ещё несколько плюсов, не таких важных с точки зрения качества процесса, но очень облегчающих жизнь.

Во-первых, в настоящее время, если банк прилежно выполняет нормативные требования, по автоматическим проводкам печатаются два почти одинаковых по содержанию документа, дублирующих друг друга: ведомость проводок и сводный мемориальный ордер.

Ведомости требуются, чтобы «свести день». Сводные мемориальные ордера используются в качестве первичных документов. Поскольку информационные банковские системы предоставляют очень неплохой сервис, в ведомость (ту, которая заменила ленту подсчёта документов, существующую при бумажной технологии) вносится довольно много реквизитов; как правило, она отличается от сводного мемориального ордера только отсутствием назначения платежа. Всё остальное там имеется — номер документа, сумма, счета по дебету и кредиту. А наименования счетов в сводных мемориальных ордерах тоже, как правило, отсутствуют.

Интересно, что вновь пришедшие в банк сотрудники часто не понимают, в чём отличие одного от другого. И, как все остальные, начинают просто делать так, потому что «так надо».

При предлагаемых изменениях отсутствует необходимость печатать первичные документы (которые якобы являются «основанием» проводок).

Таким образом, для целей учёта и внутреннего контроля достаточно ограничиться одной только ведомостью проводок с полным набором реквизитов. Отсюда — в два раза меньше:

· работы сотрудникам;

· расхода бумаги;

· размера папок документов, а значит — архивных площадей.

Во-вторых, в связи с двойственной ролью первичного документа иногда нет возможности напечатать сводный. Потому что каждому отдельному клиенту надо дать приложение к проводке. И получается много одиночных мемориальных ордеров, каждый из которых — в двух-трёх экземплярах.

В некоторых банках поступают мудро. В документы дня помещают сводный ордер, а клиентам распечатывают одиночные. Такое вот раздвоение документов.

При чётком разделении функций документов (постоянно действующий мемориальный ордер — основание проводки, авизо — подтверждение клиенту) можно спокойно управлять количеством необходимых документов и их экземпляров.

Однако всё написанное не является предложением отменить действующую технологию работы банка там, где проводки выполняются непосредственно исполнителями хотя и с использованием информационной системы, но не автоматически.

О безналичных расчётах

Аналогичная проблема с автоматическими проводками существует не только в бухгалтерском учёте, но и в безналичных расчётах. В соответствии с Положением № 2-П, любое списание со счёта клиента должно осуществляться на основании расчётного документа. Список расчётных документов оговорён там же. Выражаясь юридическим языком, это закрытый список, т. е. не содержащий слова «и другие». Список этот на пустом месте рождает проблему. Клиент никаким образом не может поручить банку списывать денежные средства с расчётного счёта периодически. Например, один раз дать поручение, чтобы ежедневно остаток денежных средств перечислялся клиенту. Единственная причина заключается в том, что именно таким образом составлено Положение № 2-П (даже Гражданский кодекс отсылает к установленным в соответствии с законом банковским правилам). И где же здесь исполнение установленной законом цели деятельности Банка России «обеспечение эффективного и бесперебойного функционирования платёжной системы»?

Чуть дальше продвинулось Положение № 222-П в установлении правил расчётов для физических лиц. Очень порадовала фраза: «Физическое лицо может предоставить банку право на периодическое перечисление денежных средств с текущего счёта». Однако дело не доведено до конца. Заявление, заполняемое физическим лицом, не является расчётным документом. И каждый раз от имени клиента банк сам составляет тот документ, который является расчётным.

«Постоянно действующий расчётный документ», аналогично описанному постоянно действующему бухгалтерскому документу, действительно содействовал бы повышению эффективности функционирования платёжной системы. Для такого документа верно всё, что написано про бухгалтерский. В том числе выдача клиенту подтверждения о проводке по счёту в виде авизо.

До всего доходишь опытным путём

В статье автор постарался обобщить опыт, полученный в различных сферах:

· 13 лет работы в нескольких банках, сильно отличающихся друг от друга по размерам, видам услуг и корпоративной культуре, позволили посмотреть на технологию работы с различных точек зрения;

· второе высшее юридическое образование позволило более профессионально разобраться в вопросах, на которые я когда-то не мог получить ответы от коллег-юристов (они, в свою очередь, не имея бухгалтерского образования и практики, часто не понимали, о чём их спрашивают);

· работа по разным специальностям, связанным не только с бухгалтерией, но и с экономическим анализом и банковскими технологиями;

· опыт участия во внедрении системы менеджмента качества ИСО-9001;

· двухлетний опыт активного участия в обсуждениях на бухгалтерском форуме на www.bankir.ru, где наиболее пытливые сотрудники банков со всей России имеют возможность открыто обменяться проблемами. Многое из того, что написано здесь, родилось на форуме.

Очень хочется, чтобы изложенные мною идеи дошли до разработчиков правил бухгалтерского учёта и они рассмотрели их на предмет возможной реализации. Разумеется, требуется их детальное рассмотрение и согласование. Могут существовать причины, по которым что-то из предложенного невозможно. Ясно только одно: под лежачий камень вода не течёт!

Полностью статья опубликована в журнале. Продолжение статьи читайте в следующих номерах журнала «Бухгалтерия и банки»

Все желающие высказать своё мнение по вопросам реформирования бухгалтерского учёта приглашаются к обсуждению на сайте  http://www.parfenov.ru/phpBB2/viewtopic.php?t=97

 

Продолжение следует.