Сшив и как с ним быть

[romamania]

Уважаемые, тема наболела. Клиент предоставил документы (юридическое лицо, корпоративное кредитование) сшитые все вместе страниц на много. Варианта два: так и хранить их в сшиве (балансы, расшифровки, справки, ОСВ, даже анкета и заявка и т.д.) или можно сшив разрезать и сортировать документы по тематике?? Если второй вариант, то от кого ждать люлей.

[Мария Сорокина]

romamania, Если вы сшив разрежете, то часть документов получится незаверенная. Лучше, конечно, разрезать и попросить клиента заверить заново.

[romamania]

romamania, Если вы сшив разрежете, то часть документов получится незаверенная. Лучше, конечно, разрезать и попросить клиента заверить заново.

Мария, "попросить клиента" в реалиях нашего банка задача невыполнимая. То что документы получатся незаверенные в этом и суть. Впрос в том для кого собственно это заверение, для предоставления курьером в банк (чтобы показать, что документы из того самого источника поступили) или для проверяющих. Если для них, то незаверенные документы будут нарушением чего?

[Мария Сорокина]

romamania, Заверение и для вас и для проверяющих. Придерутся как пить дать. Только если к отдельным кускам сшива будете прикладывать копии общей печати и заверять сами. А незаверенные документы это возможность притянуть недостоверность предоставленной информации и нарастить резерв. Оно вам надо?

[Елена Гришина]

Кстати, есть мнение, что должна быть заверена каждая копия документа, а не их подшивка, то есть и копии разных документов, заверенные таким вот образом, в составе подшивки, даже без ее разрезания, при желании можно признать ненадлежаще заверенными (= незаверенными).

По этому поводу см. Постановление ФАС Московского округа от 05.11.2009 № КА-А41/11390-09 по делу № А41-18214/08 (там, правда, речь про представление копий в налоговый орган с отсылкой к НК, но, думаю, это не суть важно):

Из положений статьи 93 НК РФ следует, что заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.
В данном случае, судом установлено, что заявителем представлена была в налоговый орган и в материалы дела подшивка документов, содержащая на оборотной стороне одного из документов следующую запись: "Всего пронумеровано, и прошнуровано, скреплено печатью 270 (двести семьдесят) листов. Копия. Верно. Представитель ООО "Тривиум-ХХ1" экономист Лазуткина Е.Г. 05.08.2008 г.". Данный факт свидетельствует о представлении обществом копий документов, незаверенных должным образом.

Об этом же говорит письмо Минфина от 11.05.2012 № 03-02-07/1-122:

Представление в налоговые органы документов на бумажном носителе по общему правилу производится в виде заверенных проверяемым лицом копий (п. 2 ст. 93 Кодекса).
В соответствии с п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства, если иное не предусмотрено Кодексом.
Пунктами 2.1.29, 2.1.30 и 2.1.39 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 51141-98 "Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения", утвержденного Постановлением Госстандарта России от 27.02.1998 N 28, предусмотрено, что копией документа является документ, полностью воспроизводящий информацию подлинного документа и все его внешние признаки или часть их, не имеющий юридической силы. Заверенной копией документа является копия документа, на которую в соответствии с установленным порядком проставляются необходимые реквизиты, придающие ей юридическую силу. Под реквизитом документа понимается обязательный элемент оформления документа.
В соответствии с Постановлением Государственного комитета Российской Федерации по стандартизации и метрологии от 03.03.2003 N 65-ст "О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации" ("ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов") при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита "Подпись" проставляют заверительную надпись: "Верно"; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения. Копия документа заверяется печатью организации.
При этом исходя из положений ст. 93 Кодекса заверена должна быть каждая копия документа, а не подшивка этих документов.