2 марта, вторник 10:58
Bankir.Ru

Объявление

Свернуть
Пока нет объявлений.

Сроки хранения ПДн. Опять вопросы.

Свернуть
X
  • Фильтр
  • Время
  • Показать
Очистить всё
новые сообщения

  • Сроки хранения ПДн. Опять вопросы.

    Задумалось мне сделать список ПДн, в виде таблицы с указанием срока хранения и правового акта, на основании которого установлен срок хранения. Первым делом глянул в "Методические рекомендации по выполнению ... и т.д.", Приложение 3. На правовые акты в нем ссылается маленький пункт, в котором упоминается "Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения", утвержденный Приказом Росархива от 06.10.2000, но тут выясняется, что он упразднен Приказом Федерального архивного агентства от 26 августа 2010 г. N 63.
    Начал копать. Нашел Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558 "Об утверждении "Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения". Тут же возникает вопрос:"А причем тут Минкультуры РФ?!!"
    Но "на безрыбье ...", думаю ладно, и это сойдет, тем более что этот приказ "подготовлен в соответствии с Федеральным законом от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации"". Но тут наткнулся на одно обсуждение в форуме http://kadrovik-info.ru/topic/6997/ , некоторые выкладки которого смешало мне все карты, вот выборочные цитаты:

    "...ст. 22 закона "Об архивном деле в РФ" Устанавливаются следующие сроки временного хранения документов Архивного фонда Российской Федерации до их поступления в государственные и муниципальные архивы:
    пп.б) п. 4: документов по личному составу, записей нотариальных действий, нехозяйственных книг и касающихся приватизации жилищного фонда документов - 75 лет;

    Однако, согласно определению п.4 ст 3 закона "Об архивном деле в РФ" - документ Архивного фонда Российской Федерации - архивный документ, прошедший экспертизу ценности документов, поставленный на государственный учет и подлежащий постоянному хранению.

    Таким образом, пока личное дело работника не прошло экспертизу ценности документов и не поставлено на государственный учёт, положения пп. б п.4.ст.22 закона "Об архивном деле в РФ" на него не распространяются.

    Закон "Об архивном деле в РФ" содержит также понятия архивы, находящиеся в государственной, муниципальной и частной собственности. Если предприятия является негосударственным - частным и в состав учредителей не входит государство (отсутствует государственная доля), то архив такого предприятия определяется как "частный" и порядок хранения документов в нём определяется учредителями предприятия. Однако такому локальному нормативному акту грош цена, потому как в отношении документов по личному составу и соответственно персональных данных будут применяться положения федеральных законов: ТК и закона "О персональных данных"

    Ну и наконец, если положения федерального закона противоречат ТК, применяются положения ТК: ст. 85 Персональные данные работника - информация, необходимая работодателю в связи с трудовыми отношениями и касающаяся конкретного работника. Трудовые отношения прекращены - у работодателя нет необходимости обрабатывать (в том числе хранить) персональные данные работника. Работодатели не уполномочены обрабатывать (хранить) персональные данные лиц, не являющихся работниками."

    и еще:

    "Выиграли дело...

    ...Вывод суда: Поскольку персональные данные работника необходимы работодателю в связи с исполнением трудового договора, то после прекращении трудового договора работодатель не вправе обрабатывать персональные данные работника, в том числе осуществлять их хранение.
    Ст. 392 ТК РФ предусмотрены сроки, в течение которых стороны трудового договора имеют право обратиться в суд для разрешения индивидуального трудового спора спора Работник имеет право обратиться в суд за разрешением индивидуального трудового спора в течение трех месяцев со дня, когда он узнал или должен был узнать о нарушении своего права, а по спорам об увольнении - в течение одного месяца со дня вручения ему копии приказа об увольнении либо со дня выдачи трудовой книжки. Работодатель имеет право обратиться в суд по спорам о возмещении работником ущерба, причиненного работодателю, в течение одного года со дня обнаружения причиненного ущерба.

    Таким образом, цели исполнения трудового договора достигаются сторонами с учётом процессуальных сроков для обращения в суд не позднее 1 года с момента увольнения работника.

    Согласно ч.4 ст. 21 Федерального закона Российской Федерации от 27 июля 2006 г. N 152-ФЗ «О персональных данных» В случае достижения цели обработки персональных данных оператор обязан незамедлительно прекратить обработку персональных данных и уничтожить соответствующие персональные данные в срок, не превышающий трех рабочих дней с даты достижения цели обработки персональных данных, если иное не предусмотрено ФЕДЕРАЛЬНЫМИ ЗАКОНАМИ, и уведомить об этом субъекта персональных данных или его законного представителя, а в случае, если обращение или запрос были направлены уполномоченным органом по защите прав субъектов персональных данных, также указанный орган.

    Федеральным законом от 22.10.2004 N 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" предусмотрен срок хранения документов Архивного фонда Российской Федерации по личному составу - 75 лет. Однако, работодателем не представлены доказательство того, что личное дело истца является документом Архивного фонда Российской Федерации. Также работодателем не представлены локальные нормативные акты, касающиеся сроков хранения личных дел работников, с которыми прекращены трудовые отношения, а также соглашения с истцом о сроках хранения его персональных данных.

    В соответствии с ч.1 ст 17 1. Федерального закона N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" Организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

    Суд приходит к выводу, что исковые требования М. подлежат удовлетворению: Исковые требования в части уничтожения личного дела М., служебной переписки с участием или в отношении М., кадровой документации, относящейся к М., записей, содержащих персональные данные М. в компьютерной информационной системе должны быть исполнены не позднее 3-х дней с момента вступления решения суда в законную силу. Исковые требования в части уничтожения персональных данных М. в первичной бухгалтерской документации не позднее 3-х рабочих дней с наступления 2012 года, т.е. по прошествии 5 лет с 2006 года, необходимых ответчику для исполнения требований ч.1 ст. 17 закона "О бухгалтерском учёте"."

    Позвонил своим юристам, те в недоумении, обещали думать.

    Может, кто из присутствующих уже имеет готовый ответ?
    Последний раз редактировалось Горыныч; 15.11.2012, 15:57.

  • #2
    Странно как то, неужели никого не беспокоит, что ПДн сотрудников должны храниться год вместо 75 лет?! Или есть какой то великий секрет, который знают все, кроме меня?

    Комментарий


    • #3
      Сообщение от Горыныч Посмотреть сообщение
      Странно как то, неужели никого не беспокоит, что ПДн сотрудников должны храниться год вместо 75 лет?! Или есть какой то великий секрет, который знают все, кроме меня?
      Вы путаете понятия ПД (информация) и архивный документ (вещь). Архивы работают не с информацией, а с вещами.

      ПД должны быть уничтожены после достижения цели обработки. Т.е. через год должны быть уничтожены (если информацию невозможно уничтожить без уничтожения носителя) материальные носители с информацией кадрового учета, а через пять - материальные носители бухгалтерского учета. Поэтому в общем случае эти документы в принципе не имеют возможности попасть на временное или постоянное хранение в Архивный фонд, и ФЗ "Об организации архивного дела" к ним неприменимы.

      Но есть исключения. Когда вы получите звание Героя Российской Федерации, ваш работодатель имеет полное право решить, что все связанные с вами документы представляют историческую и культурную ценность, являясь материальным свидетельством общественно значимых фактов из жизни Героя, и его обязанность - это свидетельство сохранить. И вот тогда это свидетельство (вещь) для достижения сей общественно значимой цели сохранения культурного наследия может бессрочно храниться самим работодателем (при условии, что условия хранения не нарушают ваших конституционных прав и свобод) или может быть передано постоянное хранение в Архивный фонд.

      Комментарий


      • #4
        Сообщение от Горыныч Посмотреть сообщение
        Странно как то, неужели никого не беспокоит, что ПДн сотрудников должны храниться год вместо 75 лет?! Или есть какой то великий секрет, который знают все, кроме меня?
        Так основная проблема в том, что "работодателем не представлены доказательство того, что личное дело истца является документом Архивного фонда Российской Федерации". Представил бы - вопросов не было бы

        Комментарий


        • #5
          Сообщение от Алексей Лукацкий Посмотреть сообщение
          Так основная проблема в том, что "работодателем не представлены доказательство того, что личное дело истца является документом Архивного фонда Российской Федерации". Представил бы - вопросов не было бы
          Не все так просто.

          Для того, чтобы документ стал архивным, требуется положительное заключение экспертизы ценности (часть 1 статьи 6 ФЗ "Об архивном деле..."). Тогда, если архивный документ является типовым, срок его хранения устанавливает Министерство культуры (часть 3 статьи 6 ФЗ). В частности, для архивных личных дел устанавливается срок хранения 75 лет (Приказ Минкультуры РФ от 25.08.2010 N 558).

          Но из этого не следует, что все личные дела в обязательном порядке должны признаваться экспертной комиссией подлежащими включению в архивный фонд. Нормативных или методических документов, определяющих критерии принятия решения, я не встречал, а в обзорных статьях одним из критериев определения ценности, например, является значимость личности, к которой относится рассматриваемый документ. Причем экспертизу ценности документа проводит не его владелец, а экспертная комиссия соответствующего государственного архива на основании договора (часть 7 статьи 6 ФЗ).

          Так что, IMHO, предоставить доказательства того, что личные дела бывших сотрудников организации являются документами Архивного фонда весьма проблематично, так как они таковыми не являются, что называется, по совокупности формальных признаков.

          Комментарий


          • #6
            Не надо доказывать, что документы являются документами Архивного фонда РФ. В большинстве случаев это не так. Но ФЗ-152 не только же про Архивный фонд РФ говорит
            ФЗ 152, ст. 1 ч. 2 п. 2 Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
            ФЗ 125 Об архивном деле, ст. 17 ч. 1 ...организации...обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
            ч. 3 ст. 6 этого закона: Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
            Правительство РФ Постановлением от 20.07.2011 №590 утвердило Положение о Министерстве культуры, п. 5.2. - Мин.культуры самостоятельно принимает следующие нормативные правовые акты: 5.2.6. перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;
            Приказ Мин.культуры № 558 от 25.08.2010, п. 19: Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: б) по личному составу - срок хранения 75 лет.

            Комментарий


            • #7
              Сообщение от Tor Посмотреть сообщение
              ФЗ 125 Об архивном деле, ст. 17 ч. 1 ...организации...обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
              Хм. Убедили.

              Комментарий


              • #8
                Сообщение от Tor Посмотреть сообщение
                Не надо доказывать, что документы являются документами Архивного фонда РФ. В большинстве случаев это не так. Но ФЗ-152 не только же про Архивный фонд РФ говорит
                ФЗ 152, ст. 1 ч. 2 п. 2 Действие настоящего Федерального закона не распространяется на отношения, возникающие при организации хранения, комплектования, учета и использования содержащих персональные данные документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в соответствии с законодательством об архивном деле в Российской Федерации;
                ФЗ 125 Об архивном деле, ст. 17 ч. 1 ...организации...обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.
                ч. 3 ст. 6 этого закона: Специально уполномоченный Правительством Российской Федерации федеральный орган исполнительной власти утверждает перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения.
                Правительство РФ Постановлением от 20.07.2011 №590 утвердило Положение о Министерстве культуры, п. 5.2. - Мин.культуры самостоятельно принимает следующие нормативные правовые акты: 5.2.6. перечни типовых архивных документов с указанием сроков их хранения;
                Приказ Мин.культуры № 558 от 25.08.2010, п. 19: Приказы, распоряжения; документы (справки, сводки, информации, доклады) к ним: б) по личному составу - срок хранения 75 лет.
                Алилуйя!!!
                Так вот откуда взялся тот самый перечень Минкультуры! Трудно было предположить, что составление этого перечня входит в обязанности минкультуры, а не росархива, что было бы логичнее! Теперь все становится на свои места! Прекрасно! Спасибо всем, принявшим участие в обсуждении!

                З.Ы. Только вот, как же на счет постановления суда, о котором говорилось на форуме, упомянутом мною в начале темы? Получается оно незаконно?

                Комментарий


                • #9
                  Сообщение от Горыныч Посмотреть сообщение
                  Трудно было предположить, что составление этого перечня входит в обязанности минкультуры, а не росархива, что было бы логичнее!
                  Федеральное архивное агентство (Росархив) находится в ведении Министерства культуры Российской Федерации http://archives.ru/about.shtml
                  Министерство культуры Российской Федерации (Минкультуры России) является федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим функции по выработке и реализации государственной политики и нормативно-правовому регулированию в сфере ..., архивного дела, ... http://www.government.ru/power/27/

                  Сообщение от Горыныч Посмотреть сообщение
                  З.Ы. Только вот, как же на счет постановления суда, о котором говорилось на форуме, упомянутом мною в начале темы? Получается оно незаконно?
                  Игнорировать. Даже ответчик, заинтересованное лицо, не дочитал ФЗ до статьи 17. А суд - тоже чнлонвеки.
                  Так что Tor'у большое спасибо за внимательность.

                  Комментарий


                  • #10
                    Сообщение от malotavr Посмотреть сообщение
                    Игнорировать. Даже ответчик, заинтересованное лицо, не дочитал ФЗ до статьи 17. А суд - тоже чнлонвеки.
                    Так что Tor'у большое спасибо за внимательность.
                    Получилось, как в той рекламе пива: "А пацаны-то не знают!".

                    Комментарий

                    Обработка...
                    X