В России появились первые официальные электронные документы, не имеющие бумажного аналога.
Напомним читателю, что Указание № 2346-У разъясняет порядок формирования электронных документов, их хранения и использования; устанавливает требования к методическому и организационному обеспечению. В настоящей статье мы постарались сделать акцент не на решении задачи как таковой и не о продукте компании ЛМА (об этом мы писали в «БТ» № 8 за 2010 г.), а рассказать о решении тех проблем, которые выявились в процессе практического построения нашими специалистами автоматизированных систем, отвечающих требованиям Указания № 2346-У, для ряда российских банков.
Идея, заложенная в архиве бухгалтерских электронных документов, соответствующих Указанию № 2346-У (далее – АБЭД) достаточно проста (рис. 1). Автоматизированные банковские системы (АБС) в конце банковского дня выгружают в виде файлов все документы (блок 1 на рис. 1), соответствующие перечню Приложения 1 к Указанию № 2346-У (ранее эти документы подлежали распечатыванию и сшиву перед передачей в архив).
Рис. 1
Документы, потребленные из АБС, должны быть преобразованы (блок 2) в установленный формат электронного документа (ЭД). Должны быть сформированы три основных части ЭД: (1) реквизиты документа – либо потребляются из АБС, либо извлекаются из тела документа; (2) основное содержание – потребленный из АБС документ и (3) область электронных цифровых подписей (ЭЦП) – для последующего заполнения должностными лицами банка в процессах обработки ЭД (блок 3).
Опыт эксплуатации АБЭД показал, что АБС зачастую не успевают экспортировать документы для передачи их в архив по правилам Указания № 2346-У: не хватает интервала времени до начала следующего оперативного дня для формирования документов и их выгрузки. В таком случае целесообразно применять более щадящую по отношению к АБС схему взаимодействия, а именно потреблять из АБС только данные для последующего автоматического формирования электронных документов на основе библиотеки форм (рис. 2). Такая схема не только разгружает АБС, но и позволяет быстрее обработать большое количество документов за один банковский день (от 50 тыс. до 5 млн документов и более). В такой схеме важным компонентом АБЭД становится библиотека форм банковских документов, соответствующих законодательству, которая должна актуализироваться при его изменениях.
Рис. 2
Перед формированием электронных сшивов для передачи в централизованный архив банка (блоки 4, 5, 6 на рис. 1) неизбежно встает вопрос о предварительной сверке, которую правильно проводить на двух уровнях одновременно:
• на технологическом: количественный контроль принятых от АБС документов (все ли документы дошли до АБЭД?);
• на прикладном: формирование справки о бухгалтерских документах в разрезе всех групп счетов с разбивкой по валютам для сравнения полученных сумм с информацией из АБС.
Технологическая сверка осуществляется путем сравнения двух реестров: реестра файлов, выгруженных из АБС, и реестра файлов, принятых и успешно обработанных АБЭД. Первый реестр формируется АБС либо по запросу со стороны АБЭД, либо специальным действием после выгрузки последнего документа за оперативный день, второй – компонентами АБЭД, отвечающими за сверку, путем формирования реестра полученных от АБС файлов. Проблемы несоответствия между выгруженными и принятыми файлами разрешаются технологическим администратором.
Стоит отметить, что на безошибочность приема-передачи файлов между АБС и АБЭД влияет выбранный способ интеграции. Нами на практике отработаны следующие варианты, каждый из которых успешно применятся для интеграции с АБС разных производителей:
• файловое взаимодействие: файлы и реестр сверки выгружаются АБС в файловое пространство, доступное АБЭД;
• взаимодействие через веб-сервисы: файлы потребляются путем вызова веб-сервиса; аналогичным путем вызывается и реестр для сверки;
• смешанное взаимодействие: АБС выгружает файлы и передает через веб-сервис для АБЭД информацию о завершении операции выгрузки путем передачи реестра выгруженных файлов.
Два способа формирования файлов в сочетании с тремя способами взаимодействия дают внедряющей команде чрезвычайную гибкость настройки механизмов интеграции с АБС, что позволяет внедрить АБЭД в промышленную эксплуатацию в течение двух-трех месяцев практически для любого объема документов.
Важно отметить и второй способ сверки АБС и АБЭД – прикладную сверку. Для проверки закрытия операционного дня формируется справка о бухгалтерских документах, группирующая документы по пяти разделам плана счетов: по балансовым счетам, по счетам срочных сделок, по счетам доверительного управления, по внебалансовым дебетуемым счетам и по внебалансовым кредитуемым счетам. По каждому разделу подсчитываются общее количество документов и итоговая сумма в рублях РФ. Справка сохраняется в виде ЭД.
При наличии в банке нескольких АБС важную роль начинают играть системы класса «интеграционная шина», которые позволяют не только выполнить задачу централизованного хранения ЭД в соответствии с Указанием № 2346-У, но и решить проблемы, связанные с защитой информации и гарантированной доставкой файлов из АБС в АБЭД.
Рис. 3
Вопросы обработки ЭД перед помещением в АБЭД, как правило, решаются путем визирования потребленных из АБС документов по маршруту (рис. 3). В этом случае структура ЭД позволяет разместить в специальной секции то количество ЭЦП, которое необходимо, а встроенное в АБЭД workflow-ядро – задать любой сколь угодно сложный путь обработки ЭД перед его записью на отчуждаемый машинный носитель. Важно, что для документов, генерирующихся в больших количествах, возможна организация механизма массового подписания, например, технологической ЭЦП.
Технология формирования архивов бухгалтерских электронных документов, соответствующих Указанию № 2346-У, может быть распространена и на иные задачи. Среди них – формирование и хранение юридически значимых документов, сопровождающих обслуживание розничных клиентов банка через дистанционные каналы самообслуживания. Примером такого решения является Депо нетранзакционных клиентских документов (см. статью № 10 «БТ» за 2010 г.).
И последнее. На фоне возрастания роли безбумажных технологий и повышения экономического эффекта от их применения внедрение АБЭД, соответствующего Указанию № 2346-У, позволит отработать в банке технологии использования электронных документов, не имеющих бумажного аналога. Сначала будут переведены в электронный формат все документы со сроком хранения до 10 лет, а впоследствии и клиентские документы, формирующие досье (см. «БТ» № 9 за 2010 г.). Поэтому внедрение АБЭД – это инвестиции банка в безбумажные технологии не только сегодняшнего, но и завтрашнего дня.
