Продолжение. Начало: Новое в организации кассовой работы в банках: проблемы и решения
Оформление отчетных справок кассовых работников
Согласно этому же пункту 6.1 кассовый работник по окончании осуществления операций на основании приходных, расходных кассовых документов составляет отчетную справку 0402112. Указанные в отчетной справке 0402112 суммы по приходу, расходу сверяются с соответствующими записями в кассовых журналах и заверяются подписями бухгалтерских работников.
Одновременно пунктом 19.12 Положения № 318-П предусматривается возможность организации работы кассового подразделения в посменном режиме.
При организации работы в посменном режиме графики работы кассовых работников, выполняющих операции с денежной наличностью, и бухгалтерских работников, осуществляющих бухгалтерское оформление этих операций, могут не совпадать, в связи с чем могут возникать ситуации, когда рабочий день бухгалтерского работника заканчивается на несколько часов раньше, чем смена кассового работника. В этом случае бухгалтерский работник физически не сможет заверить суммы оборотов по своим операциям в отчетной справке 0402112, поскольку эта справка еще не составлена кассовым работником.
Организация работы таким образом, чтобы обеспечить полное совпадение смен кассового и бухгалтерского подразделений, не всегда может быть оправдана с экономической точки зрения - в зависимости от места расположения подразделения кредитной организации, клиентских потоков, категорий клиентов и т.д. необходимое количество работников кассы или бухгалтерского подразделения в разное время дня может быть различным.
Кроме того, бухгалтерский работник может завершить работу раньше кассового также и по причине форс-мажорных обстоятельств (например, болезнь). В этом случае он также не сможет вовремя заверить свои обороты в отчетной справке 0402112 (собственно, точно так же по форс-мажорным обстоятельствам кассир может не заверить обороты бухгалтера в кассовом журнале).
Как же решить такую проблему?
Если организовать документооборот таким образом, чтобы в банковском отделении велся централизованный кассовый журнал в разрезе прихода, расхода и видов валют (это, кстати, предусмотрено Положением № 302-П) и на рабочем месте каждого бухгалтерского работника велся отдельный кассовый журнал по операциям только этого бухгалтерского работника, можно предусмотреть взаимную двухуровневую сверку кассовых оборотов между кассовым и бухгалтерским подразделениями.
Первый уровень - исполнители. Бухгалтерские работники заверяют свои обороты в отчетных справках кассиров, а те в свою очередь - свои обороты в кассовых журналах бухгалтерских работников.
Второй уровень - руководящие сотрудники. В момент завершения рабочего дня заведующий кассой составляет справку о кассовых оборотах по всем кассирам, у контролера в централизованных кассовых журналах содержатся общие суммы оборотов по кассе по операциям, оформленным бухгалтерскими работниками. Происходят взаимная сверка и подписание указанных документов.
Если при такой организации работы в централизованном кассовом журнале помимо общего массива операций и итоговых сумм предусмотреть промежуточные итоги по операционистам, то контролер вполне может заверить суммы в отчетной справке кассира (тем более что ушедший в середине дня бухгалтерский работник в этот момент свой кассовый журнал уже составил и подписал).
Конечно, этот вариант незначительно отступает от норм Положения № 318-П, но другим выходом являются либо игнорирование требований документа вообще, либо работа по сменному графику сотрудников банка без особой на то необходимости.
Сдача остатков послеоперационной кассы
В пункте 6.6 допускается сдача остатков послеоперационной кассы утром следующего дня без явки работников послеоперационной кассы. Это нововведение, безусловно, облегчает жизнь кассовым работникам, поскольку организация работы по принципу «хранилище + послеоперационная касса» все равно предполагает некий посменный режим работы кассиров, и до настоящего момента графики работы кассиров приходилось строить таким образом, чтобы обеспечить их личное присутствие на сдаче остатков, что не всегда удобно людям. Теперь можно предусмотреть оформление акта о фактическом наличии ценностей и определить внутренним документом порядок передачи остатков ценностей без явки работников послеоперационной кассы.
Обработка наличности
В соответствии с пунктом 13.4 Положения № 318-П «осуществление полистного, поштучного пересчета и сортировки наличных денег, изъятых из сумок, организуется таким образом, чтобы обеспечивалась возможность идентификации клиента, пересчет и сортировка наличных денег которого осуществляется».
Одновременно в пункте 13.5 отсутствует требование о повторном пересчете денежной наличности из сумки клиента в случае расхождения сумм фактически вложенной в сумку денежной наличности с данными препроводительной ведомости.
Это теоретически может позволить ускорить процесс обработки денежной наличности. В настоящее время существуют системы обработки наличности, основанные на конвейерном принципе, когда происходят непрерывный входящий поток сумок клиентов, непрерывный же их пересчет, упаковка и отражение по счетам фактических сумм денег без повторного пересчета в случае недостачи и др.
Решение о применении таких систем остается за кредитной организацией. По мнению автора, это возможно при очень больших объемах обработки наличности, иначе счетная техника себя просто не окупит.
При средних и небольших объемах обработки денежной наличности в целях большей дисциплинированности клиента банки могут оставить это условие о повторном пересчете сумки в договорах с клиентами на инкассацию, пересчет и зачисление денежной наличности и предусмотреть штрафы за повторный пересчет.
Формирование и упаковка
Неполно-сборные пачки
Пунктом 14.4 Положения № 318-П вводится новый вид пачки - неполно-сборная. Это пачка, состоящая из полных и неполных корешков одного номинала. Данная норма вносит ясность в некоторые вопросы формирования и упаковки денежной наличности, поскольку ранее действовавшее Положение № 199-П в части этих вопросов разными кассовыми работниками понималось по-разному. Автор сталкивался со случаями, когда в хранилище в сборной пачке банкноты, которые не могли быть сформированы в полный корешок, при формировании сборной пачки не обандероливались, и мотивировалось это тем, что Положение № 199-П прямо на это не указывает.
Кассеты
Добавлен также новый вид упаковки денежной наличности. В соответствии с пунктом 14.10 Положения № 318-П десять полных пачек банкнот одного номинала формируются и упаковываются в полную кассету. Меньшее количество полных пачек банкнот одного номинала формируется и упаковывается в неполную кассету.
Код кассира на клише
В соответствии с пунктом 14.6 Положения № 318-П при заваривании пачки банкнот в полиэтиленовую упаковку на оттиске клише добавляется новый реквизит - код кассового работника.
Данная норма уже вызвала неоднозначную реакцию в банковском сообществе: фактически каждый кассовый работник, осуществляющий формирование и упаковку денежной наличности в полиэтиленовую упаковку, должен иметь свое персональное клише, стоимость которого для вакуумной упаковочной машины составляет примерно 60-100 условных единиц.
Какие плюсы в этом нововведении?
Положение № 318-П предусматривает как возможность крестообразного обандероливания банкнот, так и использование поперечной бандероли. В последнем случае кассир при должной сноровке может вытащить из корешка несколько банкнот, не по- вредив бандероль. Теперь представим, что все пачки банкнот в отделении банка упаковываются на одном упаковщике с использованием одного клише (либо у кассиров свои клише с одинаковыми реквизитами). Никто не мешает кассиру, имеющему злой умысел, вскрыть пачку, сформированную другим кассиром, вытащить из нее одну-две банкноты и упаковать заново.
Введение на клише нового реквизита позволит исключить возможность возникновения такой ситуации.
С плюсами понятно, а какие же минусы?
Во-первых, как уже было сказано, клише стоят денег. Конечно, это не заоблачные цены, но для крупного банка при большом количестве отделений может набежать существенная сумма. К тому же при резком увеличении спроса на клише со стороны банков продавцы неминуемо поднимут цены.
Во-вторых, смена клише на упаковщике - процесс, скажем так, небыстрый и занимает как минимум 1-2 минуты. Если отделение небольшое, рассчитанное на розничного клиента, то упаковка кассовыми работниками сформированной наличности в полиэтилен производится либо в конце рабочего дня перед сдачей денег заведующему кассой, либо, при наличии времени, в середине рабочего дня. В этом случае трудностей практически не возникает.
А теперь представим кассу пересчета, в которой пересчитывается от нескольких десятков до нескольких сотен сумок за смену.
Чтобы обеспечить новое требование нормативной базы, кредитной организации придется либо раскошелиться дополнительно на упаковщики, либо смириться со снижением общей производительности труда по той простой причине, что возле упаковщика, который в принципе справляется с текущей нагрузкой, будет выстраиваться очередь из кассиров, поскольку ко времени непосредственной упаковки пачки прибавится время, затрачиваемое на смену клише.
В этой ситуации одним из вариантов решения проблемы могло бы быть выделение одного кассового работника исключительно на участок упаковки денежной наличности. Кассиры, пересчитавшие денежную наличность, обандероливают ее, вкладывают в полиэтиленовый пакет (рукав) и по контрольным листам передают работнику, который под своим клише упаковывает денежную наличность.
При серьезном подходе к обеспечению сохранности денежной наличности и ценностей риски, указанные выше, могут минимизироваться и без применения на клише кода кассового работника. Не секрет, что в крупных кассовых центрах (и Банка России, и кредитных организаций) помимо непосредственного контроля за пересчетом наличности со стороны одного или нескольких контролирующих работников применяется еще и дистанционный контроль с использованием систем видеонаблюдения. Использование этих систем и анализ данных видеонаблюдения часто позволяют выявить истинную причину возникновения кассовых просчетов. Например, если упаковщик стоит в просматриваемом видеокамерами помещении, всегда можно установить, кто использовал упаковщик, а если внутренним приказом обязать кассира перед упаковкой подносить пачку накладкой к камере, какой-либо риск вообще исключен.
Разумеется, те или иные методы обеспечения сохранности ценностей применялись и будут применяться банками в зависимости от объемов обрабатываемой наличности, стоимости того или иного оборудования и т.д. Тот же код на клише уже применялся некоторыми банками в качестве дополнительного реквизита. Вменение банкам в обязанность использовать код кассира на клише в целом, по мнению автора, принесет скорее отрицательный эффект, нежели положительный, потому что данное требование в большей степени повысит расходы банков и приведет к снижению производительности труда и в меньшей степени снизит риски утраты ценностей.
Контроль подлинности денежных знаков
Пункт 15.1 Положения № 318-П устанавливает функциональный перечень приборов контроля подлинности денежных знаков.
В указанном перечне отсутствует прибор для визуального контроля магнитных меток. Это можно отнести к положительным изменениям, поскольку в настоящее время перечень представленных на рынке приборов, позволяющих осуществить именно визуальный контроль магнитных меток, крайне мал. Есть детекторы, проверяющие банкноту на наличие магнитной защиты, но это именно детекторы, а не визуализаторы.
В настоящей статье автор не задается целью анализировать характеристики конкретных приборов визуального контроля магнитных меток от конкретных производителей, вместе с тем, исходя из практического опыта, приборы визуального контроля могут использоваться в кассе как дополнительные приборы контроля подлинности денежных знаков. Обязательное наличие такого прибора на каждом рабочем месте кассового работника нецелесообразно.
Свод кассы
В соответствии с пунктом 17.2 Положения № 318-П сверка итогов справки о кассовых оборотах 0402114, составленной во внутреннем структурном подразделении, заверяется подписью в этой справке работника, ведущего бухгалтерский учет операций, осуществленных в этом подразделении.
Ранее, в Положении № 199-П, это была функция главного бухгалтера (его заместителя). При этом порядок осуществления такой сверки кредитная организация могла определять самостоятельно.
Одновременно бухгалтерскому работнику внутреннего структурного подразделения предоставлено право заверять остатки ценностей в книге хранилища 0402118 (п. 19.11)
Новые нормы, безусловно, дают банкам больше свободы в организации внутреннего документооборота. Вместе с тем следует отметить, что при наличии соответствующего распорядительного документа, делегирующего бухгалтерскому работнику внутреннего структурного подразделения функции главного бухгалтера банка в части сверки оборотов и остатков кассы, такая сверка могла проводиться работником подразделения и раньше.
Сшив кассовых документов
Вносятся изменения в порядок подбора кассовых документов при формировании сшивов (п. 18.2).
Причем по большому счету изменениями это назвать можно с некоторой натяжкой - ранее документы подбирались в порядке возрастания кредитуемых (дебетуемых) балансовых счетов, корреспондирующих со счетом кассы. В рамках одного кредитуемого (дебетуемого) балансового счета кредитная организация могла установить собственный порядок подбора документов. Так что это, скорее, не нововведение, а уточнение порядка формирования сшивов кассовых документов, направленное, по мнению автора, прежде всего на удобство проверки кассовой работы в банке со стороны Банка России (ни для кого не секрет, что при комплексных проверках сотрудники инспекционных подразделений Банка России требуют представления внутренних регламентов банков).
Таким образом, теперь кассовый работник, осуществляющий формирование сшивов кассовых документов, должен будет контролировать возрастание 20-значных лицевых счетов.
К сожалению, новая норма - это объективная реальность, данная кассовым работникам в исполнение, и отныне необходимо думать, как ее исполнять.
Банкам, которые и до этого формировали сшивы в порядке возрастания лицевых счетов, беспокоиться не о чем - как работали, так и будут работать.
Тем же, кто использовал другие принципы, придется думать, как оптимизировать работу, поскольку процесс формирования сшивов кассовых документов неминуемо замедлится.
В качестве одного из вариантов решения проблемы можно предложить в конце рабочего дня выводить перечень корреспондирующих со счетом кассы лицевых счетов и сумм из программного обеспечения и по этому перечню производить сверку и подбор имеющихся кассовых документов.
В принципе в качестве такого перечня подойдет кассовый журнал, если соответствующим образом настроить возможности сортировки в программном обеспечении.
Одновременно нельзя не отметить проблему, которая может быть решена только дополнительными разъяснениями Банка России: в случае проставления в графе «Кредит» приходного кассового ордера 0402008 более чем одного лицевого счета неясно, какой из указанных лицевых счетов необходимо учитывать при формировании дела (сшива) кассовых документов в соответствии с пунктом 18.2 Положения № 318-П в порядке возрастания кредитуемых лицевых счетов, открытых на балансовых счетах.
Ревизии
Значительные изменения претерпел в новом Положении порядок проведения ревизий ценностей. В первую очередь это сроки проведения ревизий.
Во-первых, отсутствует обязанность кредитных организаций проводить ежеквартальные ревизии ценностей, а также ревизии по состоянию на 1 января.
Во-вторых, необходимость проведения ревизии при временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, а также при организации посменной работы кассы определяется кредитной организацией. То есть данный вопрос должен быть проработан во внутреннем документе кредитной организации, определяющем порядок проведения ревизий, а не отдан на откуп руководителям подразделений (сегодня мы ревизию проводим, а завтра нет).
Принципиальное решение о проведении или непроведении ревизий в том или ином случае должно приниматься кредитной организацией, исходя из таких факторов, как способ хранения денежной наличности, объемы хранения и т.д.
Например, если в подразделении (дополнительном офисе и т.д.) денежная наличность и другие ценности хранятся в хранилище, то при временной смене должностных лиц, ответственных за сохранность ценностей, работающих по стандартному рабочему графику 5/2 (например, связанной с отпуском), ревизии целесообразнее все же проводить. Мало кто согласится нести материальную ответственность за деньги, передача которых производится без ревизии.
В то же время при посменной организации работы, естественно, при каждой передаче смены ревизия проводиться не может, иначе работа кассы будет парализована.
Когда же целесообразнее проводить ревизию?
По мнению автора, дату проведения плановой ежегодной ревизии следует определить внутренним документом.
Внеплановые ревизии обязательны:
- если ответственное лицо увольняется, переходит на другую позицию в банке или просто принято решение, что оно больше не будет отвечать за сохранность ценностей;
- если происходит временная смена ответственных лиц в связи с отпуском, болезнью и если они работают не посменно;
- в иных случаях по распоряжению руководителя банка/подразделения, по требованию контролирующих органов (в том числе подразделений внутреннего контроля) и т.д.
Особенно хотелось бы отметить вопрос проведения ревизий при посменном режиме работы.
Если посменный режим работы введен в подразделении, оборудованном хранилищем ценностей, целесообразно установить необходимость проведения дополнительных плановых ревизий (например, ежемесячно или ежеквартально) для усиления контроля за сохранностью денежной наличности и ценностей.
Одновременно в случае, если передача денег и ценностей последующей смене производится без явки предыдущей смены, крайне желательно организовать видеоконтроль за процессом сдачи/приема смены.
