Автором рассмотрены вопросы работы кредитной организации по установлению, изменению, расчету минимального остатка хранения наличных денег, информированию об установлении/изменении размера минимального остатка заинтересованных подразделений кредитной организации и территориальных учреждений Банка России.
В соответствии с Положением ЦБ РФ от 24.04.2008 № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации» (далее — Положение № 318-П) Банк России предписывает кредитным организациям определять минимальную сумму наличных денег, которая должна находиться в кассе кредитной организации, и обеспечивать фактические остатки наличных денег в кассах своих подразделений в суммах, не меньше установленных для каждого подразделения.
Основная цель такого регуляторного требования также изложена в указанном Положении: «…сумма минимального остатка хранения наличных денег должна обеспечивать своевременную выдачу наличных денег клиентам в начале рабочего дня. Сумма фактического остатка наличных денег на конец рабочего дня не должна быть меньше суммы минимального остатка хранения наличных денег…» По сути, это требование — одна из составляющих комплексной системы поддержания регулятором минимальной ликвидности кредитных организаций для обеспечения выполнения ими своих обязательств (в качестве другой составляющей можно назвать обязательные резервы).
В первую очередь у пользователя нормативной базы может возникнуть вопрос: необходимо ли (и если необходимо, то как) устанавливать размер минимального остатка для наличной иностранной валюты?
Четкого ответа на этот вопрос Положение № 318-П не дает, поскольку само наименование документа предусматривает распространение его действия исключительно на банкноты и монеты Банка России.
Однако в соответствии с пунктом 1.6 Указания ЦБ РФ от 14.08.2008 № 2054-У «О порядке ведения кассовых операций с наличной иностранной валютой в уполномоченных банках на территории Российской Федерации» работа по ведению кассовых операций и хранению наличной иностранной валюты осуществляется в порядке, установленном Положением № 318-П для наличных денег.
Данная норма, по мнению автора, позволяет сделать достаточно однозначный вывод о необходимости установления размера минимального остатка хранения наличной иностранной валюты.
Кроме того, любой вдумчивый руководитель должен понимать, что действия регулятора, как правило, направлены на обеспечение нормального функционирования финансовой системы, в данном случае — на обеспечение интересов вкладчиков, в том числе держателей валютных вкладов. Поэтому, если банк не заинтересован в «нездоровых» очередях возле своих офисов, вопрос о необходимости установления минимальной суммы в наличной иностранной валюте, которой обязана располагать касса отделения банка, подниматься вообще не должен.
Валюта минимального остатка
Следующий вопрос, ответ на который необходимо определить кредитной организации, — единица измерения размера минимального остатка хранения наличной иностранной валюты.
Безусловно, можно устанавливать этот размер в единицах номинала иностранной валюты (гривны, юани, тенге и т.д.). В этом случае необходимо будет определить минимальные остатки хранения наличной иностранной валюты по числу видов валют, с которыми работает данная конкретная касса.
Вместе с тем этот самый простой на первый взгляд вариант имеет ряд отрицательных сторон.
Как правило, большинство отделений банков работают с ограниченным числом иностранных валют (как правило, не более 5), чаще всего ограничиваясь долларом США и евро. В то же время в отдельных подразделениях могут совершаться операции с достаточно большим числом видов валют (центральное отделение в регионе либо отделение, широкий перечень валют для которого обусловлен его местоположением — транспортные узлы, рынки, посольства и т.д.).
Таким образом, если банк/филиал в регионе имеет сеть отделений с разным составом валют, с которыми осуществляются кассовые операции, распорядительный документ, устанавливающий размеры минимальных остатков по каждому отделению, будет очень громоздким: ведь нельзя указать просто перечень отделений и перечень минимальных остатков по каждому виду валют, пункт 1.2 Положения № 318-П прямо требует указания суммы минимального остатка отдельно для каждого кассового подразделения.
Однако этот вариант, безусловно, хотя и неудобен, но возможен: трудности, по большому счету, имеют организационный характер.
Рассмотрим ситуацию, когда в отделении банка установлен размер минимального остатка хранения денежной наличности отдельно для валюты Российской Федерации и каждого вида иностранной валюты. Допустим, видов иностранных валют всего два — касса работает с долларами США и евро.
Если по каким-то причинам у клиентов наблюдается системный спрос на какой-то один вид валюты, то банк в штатном режиме заранее осуществляет подкрепление отделения данным видом валюты.
Если же, к примеру, сложилась ситуация, когда в силу непредвиденных причин остаток какого-либо вида валюты под конец рабочего дня оказывается меньше, чем размер минимального остатка, установленный для данного вида валюты (к примеру, пришел крупный клиент и снял со счета большое количество валюты либо клиенты массово продавали доллары и покупали евро, и до минимального остатка в кассе не хватает €1000), кредитной организации необходимо организовывать срочную доставку валюты. При этом, если в среднесрочной перспективе увеличения спроса со стороны клиентов не наблюдается и соответственно объем доставляемой валюты невелик, то себестоимость такой срочной доставки вполне может быть сравнима с объемом перевозимой валюты — фактически кредитная организация имеет ничем не оправданное увеличение операционных расходов.
Чтобы избежать перечисленных выше трудностей, а также излишних расходов для кредитной организации, представляется целесообразным устанавливать размер минимального остатка хранения наличной иностранной валюты, выраженный в рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату контроля остатка в кассе: рублевый эквивалент сумм всех видов иностранных валют, находящихся в кассе, не должен быть меньше некоей установленной для данного подразделения суммы, выраженной в российских рублях.
Это позволит каждому кассовому подразделению устанавливать всего две суммы минимального остатка хранения денежной наличности: для наличной валюты Российской Федерации и для рублевого эквивалента наличной иностранной валюты. Процентная доля иностранных валют различных видов в общей массе наличной иностранной валюты для целей обеспечения в кассе минимального остатка хранения наличной иностранной валюты будет практически неважна (в отличие от целей бизнеса, где эти соотношения могут быть очень важны, — но это уже совсем другая тема).
Определение размера минимального остатка
Третий вопрос, который важен для процесса утверждения в кредитной организации размера минимального остатка хранения наличных денег, это вопрос собственно расчета конкретной цифры.
В соответствии с Положением № 318-П «…При определении суммы минимального остатка хранения наличных денег кредитная организация учитывает особенности организации кассовой работы, объемы среднедневных оборотов наличных денег, проходящих через кассы кредитной организации и ее ВСП, в том числе по операциям с применением программно-технических средств. Сумма минимального остатка хранения наличных денег должна обеспечивать своевременную выдачу наличных денег клиентам в начале рабочего дня…»
Таким образом, банк на основании среднедневных оборотов наличности по кассе должен определить минимальную сумму, которая позволила бы обеспечить своевременную выдачу денежной наличности клиентам.
Для этого можно использовать данные оборотной ведомости — фактический среднедневной оборот наличности по кассе рассчитывается путем элементарных арифметических действий.
Однако с учетом того, что основная цель установления размера минимального остатка, помимо выполнения требований Банка России, — это обеспечение интересов клиентов, своевременная выдача им денежной наличности, среднедневные обороты по кассе, рассчитанные на основании данных оборотной ведомости, далеко не всегда будут отражать реальную картину денежных потоков по операциям с клиентами.
Простой пример — мини-офис, открытый при автосалоне. В течение рабочего дня касса принимает денежную наличность за реализованные автосалоном автомобили, под конец операционного дня принятая денежная наличность вывозится в головной офис (или другое отделение с хранилищем, кассой пересчета и т.д.). В среднем обороты по приходу и расходу по данным бухгалтерского учета будут примерно равны, однако мы понимаем, что в части обслуживания клиентов приходные операции занимают существенную долю в общем объеме операций.
Другим примером может являться вывоз из головного отделения банка/филиала денежной наличности в учреждение Банка России.
Словом, при подсчете среднедневных оборотов в рамках определения размера минимального остатка хранения денежной наличности учет любых операций по перевозке денежной наличности существенно искажает реальную картину потребностей клиентов банка в денежной наличности.
Поэтому при расчете размера минимального остатка хранения наличных денег оптимальнее использовать обороты только по клиентским операциям.
Выделение таких сумм из общих оборотов — задача вполне достижимая путем соответствующих доработок программного обеспечения. Выборка корреспондирующих со счетом кассы балансовых счетов позволит получить среднедневные обороты, в данную выборку также можно включить обороты по счету 20208 «Денежные средства в банкоматах» в корреспонденции со счетами клиентов, межфилиальных расчетов и др. (по сути, все, кроме счетов кассы и счетов по учету денег в пути).
Другим возможным источником получения среднедневных оборотов по приходу и расходу является банковская отчетность по форме 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте» и отчетность по форме 0409601 «Отчет об операциях с наличной иностранной валютой и чеками в иностранной валюте», формируемая в соответствии с порядком, установленным Указанием ЦБ РФ от 16.01.2004 № 1376-У «О перечне, формах и порядке составления и представления форм отчетности кредитных организаций в Центральный банк Российской Федерации» (с изменениями).
СРЕДНЕДНЕВНОЙ ПРИХОД/РАСХОД
Для расчета суммы среднедневного прихода необходимо осуществить выборку по символам 02-32 и 39 отчетности по форме 0409202.
Разделив полученную выборку на число рабочих дней данной кассы (допустимо указывать среднее количество рабочих дней касс банка/филиала в месяц — погрешность будет небольшая) в отчетном периоде, можно получить сумму среднедневного прихода денежной наличности в данном кассовом подразделении (понятно, что, поскольку размер минимального остатка устанавливается для каждого кассового подразделения, в программном обеспечении нужно иметь возможность получения данных отчетности по форме 0409202 в разрезе кассовых подразделений).
Аналогичным образом сумма среднедневного расхода наличных денег может быть рассчитана на основании сумм кассовых оборотов по символам 40-62 и 77 отчетности по форме 0409202.
Поскольку прием и выдача денежной наличности клиентам осуществляются не только в кассах кредитной организации, но и через банкоматы, эти обороты также необходимо учитывать при подсчете сумм среднедневных оборотов наличности.
Оптимальным представляется прибавление к выборкам по приходу и расходу оборотов по символам соответственно 80 и 81. В данном случае, если среднедневные обороты рассчитываются в разрезе нескольких подразделений банка/филиала, данные по приему/выдаче денежной наличности клиентам через банкоматы необходимо суммировать с оборотами кассового подразделения, из которого осуществляется выдача наличных денег для загрузки банкоматов.
В регионе присутствия банка/филиала прием/выдача кассет с денежной наличностью для загрузки банкомата может осуществляться централизованно в каком-то одном кассовом подразделении или же может применяться «кустовой» принцип (каждое кассовое подразделение обслуживает банкоматы, установленные непосредственно в банковском офисе и в районе места расположения банковского офиса). Перед кредитной организацией при «кустовом» принципе обслуживания банкоматов может встать задача сегментирования оборотов по символам 80 и 81 в зависимости от того, сколько банкоматов обслуживается каждым конкретным кассовым подразделением.
Если применяется смешанный принцип обслуживания банкоматов, то есть кассовое подразделение осуществляет загрузку/выгрузку одного-двух банкоматов, расположенных непосредственно при данном отделении банка/филиала, а банкоматы, расположенные вне помещений банка/филиала, обслуживаются централизованно, указанное выше сегментирование, по мнению автора, можно не проводить, поскольку стоимость трудозатрат, даже без детального подсчета, существенно выше экономического эффекта: при необходимости кассу всегда можно подкрепить наличностью из головного офиса банка/филиала или другого отделения.
Аналогично можно рассчитать среднедневные обороты по иностранной валюте:
- среднедневной приход — отношение суммы рублевых эквивалентов видов валют, с которыми совершались операции в отчетном периоде в данном подразделении по строке 2 (кроме строки 2.3) раздела 1 отчетности по форме 0409601, к количеству рабочих дней кассы в отчетном периоде;
- среднедневной расход — отношение суммы рублевых эквивалентов видов валют, с которыми совершались операции в отчетном периоде по строке 4 (кроме строки 4.3) раздела 1 отчетности по форме 0409601, к количеству рабочих дней кассы в отчетном периоде.
При этом, поскольку установление размера минимального остатка хранения наличных денег производится с целью обеспечения выдачи наличных денег клиентам в текущий момент, а также в течение последующего отчетного периода, при расчете рублевых эквивалентов наличной иностранной валюты целесообразнее использовать официальные курсы Банка России, установленные на дату расчета, а не на дату фактического совершения операций по приходу или расходу.
Полученные данные характеризуют тенденцию движения денежной наличности в отчетном периоде, а с учетом данных предыдущих отчетных периодов позволяют прогнозировать движение наличных денег в будущем.
СУММЫ ЭКСТРЕННОГО РАСХОДА
Третий показатель, который необходимо рассчитать для определения размера минимального остатка хранения наличных денег, это показатель, учитывающий вероятность экстренного одномоментного снятия клиентами наличных денег со своих банковских счетов (вкладов).
Этот показатель можно посчитать как Σ(Si x Hi), где S — сумма на i-м банковском счете (вкладе), H — вероятность снятия денежной наличности со счета (вклада) i-м клиентом, i = от 1 до n, где n — количество счетов клиентов в данном конкретном отделении банка.
Физический смысл данного показателя (назовем его «сумма экстренного расхода») — это сумма, которую могут потребовать клиенты в течение рабочего дня с долей вероятности, отличной от нуля.
Понятно, что в зависимости от категории клиента, суммы денег на счете, условий договора банковского счета (вклада), срока окончания срочного вклада эта вероятность может быть различной. Кроме того, современная жизнь может преподносить сюрпризы, никак, в общем-то, не прогнозируемые: сегодня клиент не планировал снимать деньги со счета, а завтра снимает все до копейки.
Клиент может снять не всю сумму денег со счета, кроме того, банк может открывать отделения, осуществляющие кассовое обслуживание клиентов, при этом счета клиентов могут вестись в головном офисе банка/филиала.
Иными словами, точное определение такой вероятности требует учета перечисленных выше факторов применительно к каждому клиенту на этапе заключения договора банковского счета (вклада) — задача сама по себе достаточно трудоемкая, требующая помимо недешевой автоматизации привлечения дополнительных трудовых ресурсов.
При этом при ее решении не будут учитываться клиенты, обращающиеся в банк за услугами, не предусматривающими открытия банковского счета (вклада), — обмен валюты, денежные переводы, платежи.
В условиях необходимости минимизации издержек банка сумму экстренного расхода допустимо определять на основании экспертной оценки руководителей подразделений по согласованию с подразделениями головного банка (служба главного бухгалтера, иное подразделение, в ведении которого находятся вопросы операционной деятельности, кассовой работы и др.).
Таким образом, кредитной организации целесообразно найти точку равновесия между необходимостью точного определения суммы экстренного расхода (и сопутствующими этому материальными и трудовыми затратами) и возможными негативными последствиями в виде потери дохода от размещения свободных средств при завышенной экспертной оценке суммы экстренного расхода, с одной стороны, либо невозможности обеспечения выдачи наличности клиентам при заниженной экспертной оценке суммы экстренного расхода — с другой.
После получения по валюте Российской Федерации и иностранной валюте трех показателей (среднедневного прихода, среднедневного расхода и суммы экстренного расхода), сравнив суммы среднедневных оборотов, можно рассчитать размер минимального остатка хранения денежной наличности.
Если по результатам сравнения видно, что клиенты больше приносят в банк денежную наличность, нежели забирают, то для обеспечения интересов клиентов в качестве размера минимального остатка хранения наличных денег достаточно определить величину суммы экстренного расхода.
Если же в отчетном периоде наблюдалось превышение операций по выдаче денежной наличности над операциями приема наличных денег, то для получения размера минимального остатка хранения наличных денег к сумме экстренного расхода необходимо прибавить разницу между среднедневным расходом и средне-дневным приходом. В этом случае с достаточно большой вероятностью кассовое подразделение сможет обеспечить своевременную выдачу денежной наличности клиентам банка/филиала.
Естественно, использование описанных методик расчета в ручном режиме — процесс очень трудоемкий, применимый только в небольшом, «домашнем» банке с небольшими объемами операций. В крупных, сетевых банках без автоматизации процесса не обойтись.
Однако такие методики позволяют более точно определить потребность подразделений банка в денежной наличности и исключить накопление в кассах излишних остатков денег.
Пересмотр утвержденного размера минимального остатка
Следующий этап работы банка в рамках данной методики — организационный. Он включает в себя:
- определение критериев пересмотра утвержденного размера минимального остатка хранения денежной наличности;
- мониторинг необходимости такого пересмотра на основании определенных заранее критериев;
- подготовка, согласование и утверждение распорядительного документа о новом размере минимального остатка хранения денежной наличности;
- информирование об изменении размера минимального остатка территориального учреждения Банка России.
Критерии пересмотра утвержденного размера минимального остатка хранения денежной наличности банк для себя вправе определить самостоятельно, на основе анализа динамики кассовых оборотов в предыдущем отчетном периоде.
1. Поскольку Банк России требует установления размера минимального остатка в целом по кредитной организации, включая ее внутренние структурные подразделения, понятно, что при открытии/закрытии подразделений, осуществляющих кассовые операции, сумма минимального остатка должна пересматриваться.
По вновь открываемым подразделениям проанализировать обороты предыдущего отчетного периода невозможно, так как их еще не было. В данной ситуации допустимо устанавливать размер минимального остатка для этого подразделения на основании прогнозных величин кассовых оборотов, исходя из планируемых перечня операций, объема операций, клиентского состава и т.д.
При закрытии подразделения сумма обновленного минимального остатка в целом по банку может быть либо получена путем вычитания суммы остатка по закрываемому подразделению из общей суммы, либо вновь рассчитана по описанным выше методикам. В обоих случаях (если принять отчетным периодом расчета календарный месяц) погрешность будет в пределах допустимого уровня.
2. В случае стабильной работы банка (и экономики в целом) обороты по кассе в динамике по сравнению с предыдущими отчетными периодами изменяются незначительно: динамика может показывать плавный рост, плавное снижение либо равновесие.
Однако в случае наличия каких-либо дестабилизирующих факторов как системного (финансовый кризис), так и частного (просчеты руководства банка) характера обороты по кассе могут изменяться скачкообразно.
Для обеспечения соответствия фактического остатка наличных денег в кассах подразделений потребностям клиентов банку необходимо определить для себя некое пороговое значение изменения расчетного размера минимального остатка по отношению к утвержденному. То есть, если расчетный минимальный остаток, полученный на основании анализа кассовых оборотов в предыдущем отчетном периоде, отличается от ранее утвержденного распорядительным документом более чем на какое-то количество процентов, необходимо сумму минимального остатка хранения денежной наличности переутвердить. Таким образом, вторым критерием необходимости пересмотра размера минимального остатка является изменение объема денежной наличности, проходящей через кассы банка, по операциям с клиентами.
Причем эти изменения могут носить как скачкообразный, так и плавный, накопительный характер (плавный рост или снижение оборотов в течение длительного времени).
3. Третий критерий также характеризуется изменением объемов кассовых оборотов, но, в отличие от предыдущего, количественного, имеет качественный характер.
Если при расчете среднедневных оборотов по данному конкретному подразделению стало понятно, что изменился «знак» кассовых оборотов (ранее деньги в больших объемах поступали в банк, а теперь уходят, или, наоборот, приход превысил расходы), требуется пересмотр размера минимального остатка хранения денежной наличности.
Разумеется, можно найти (или придумать) еще не один критерий необходимости пересмотра размера минимального остатка, но они не будут оказывать существенного влияния на процесс обеспечения достаточного уровня мгновенной ликвидности банка.
После определения критериев, свидетельствующих о необходимости пересмотра размера минимального остатка, банку необходимо выстроить взаимодействие ответственных сотрудников и/или подразделений, задействованных в этом процессе.
Мониторинг необходимости пересмотра размера минимального остатка может осуществляться либо централизованно, либо непосредственно на точках. Это зависит от организационной структуры банка, степени делегирования полномочий и функций между подразделениями, особенностей программного обеспечения.
Иными словами, по каждому кассовому подразделению необходимо назначить ответственного сотрудника (подразделение), который будет осуществлять данный мониторинг.
Мониторинг осуществляется путем расчета размера минимального остатка на основании данных кассовых оборотов предыдущего отчетного периода и сравнения его с ранее утвержденным. При должной автоматизации процесса данные действия занимают достаточно небольшое количество времени — главным фактором здесь является наличие в программном обеспечении необходимых исходных данных (данные об оборотах либо данные отчетности).
Также внутренними распорядительными документами банка необходимо предусмотреть заблаговременное информирование сотрудника (подразделения), ответственного за мониторинг необходимости пересмотра размера минимального остатка, о планируемых открытиях/закрытиях кассовых подразделений.
Подготовка распорядительного документа, переутверждающего по банку размер минимального остатка хранения наличных денег, может осуществляться как централизованно, так и децентрализованно — аналогично процессу мониторинга необходимости пересмотра размера минимального остатка.
При этом в небольшом банке/филиале банка документ может утверждаться распорядительным документом руководителя банка/филиала. Аналогично банку имеет смысл определить подразделение (сотрудника), ответственное за подготовку, согласование и утверждение такого распорядительного документа, информирование об изменении размера минимального остатка территориального учреждения Банка России, головного офиса кредитной организации (для филиалов и удаленных, расположенных в другом регионе внутренних структурных подразделений), а также сроки выполнения этих процедур.
Контроль остатка наличности
Контроль соблюдения кассовым подразделением установленных ему минимальных пределов остатков денежной наличности может быть «мягким» и «жестким».
«Мягкий» контроль имеет информационный характер — при такой реализации контроля ответственное подразделение (сотрудник) информируется о том, что фактический остаток денег в кассе либо меньше установленного для данной кассы размера минимального остатка хранения денежной наличности, либо приближается к этой сумме. Крайне желательно реализовывать такой контроль в режиме онлайн (конечно, если программное обеспечение позволяет отслеживать в таком режиме остатки наличности у кассовых работников).
В противном случае эффективность такого контроля будет очень низкой, реакция (в виде дополнительного подкрепления денежной наличностью) будет постоянно запаздывать либо банк будет нести дополнительные расходы на срочную перевозку ценностей.
Например, если контроль остатка наличности в кассе будет осуществляться по окончании рабочего дня, то кредитная организация либо столкнется с регуляторным риском (фактический остаток денег в кассе меньше установленного минимального лимита), либо должна будет в срочном порядке обеспечивать доставку денежной наличности из учреждения Банка России (другого своего кассового подразделения, другой кредитной организации).
В случае привлечения для перевозки денежной наличности сторонней организации-перевозчика такая срочная доставка вне заранее согласованных графиков может стоить очень недешево. При наличии своей инкассаторской службы издержки меньше, однако нарушается выстроенная логистика перевозок, и кредитной организации придется выбирать, какое из зол для нее является меньшим — репутационный и регуляторный риски, связанные с недостаточным количеством наличности в отдельно взятом кассовом подразделении, или возможные сбои в обслуживании клиентов, пользующихся услугами банка по инкассации и перевозке ценностей, и, как следствие, также риски репутационного и финансового (неустойки) характера.
Принцип «жесткого» контроля — невозможность проведения кассовой операции в случае, если после ее завершения остаток денег в кассе будет меньше установленной суммы (данная сумма может быть равна утвержденному размеру минимального остатка хранения наличных денег либо превышать его так называемый «запас»).
При таком контроле, если банк не хочет, чтобы в один прекрасный (или ужасный) момент работа кассы остановилась, заведующему кассой необходимо постоянно в течение рабочего дня контролировать общий остаток денег в кассе подразделения, то есть осуществлять дополнительный «мягкий контроль», либо держать в кассе денежную наличность, что называется, «с запасом»: по сути, на заведующего кассой (или иного уполномоченного сотрудника) возлагается дополнительный функционал, повышаются риски при очень небольшой эффективности такого метода контроля.
* * *
В заключение можно сказать, что для создания сбалансированной системы мероприятий по максимальному удовлетворению интересов клиентов (помимо необходимости выполнения требований Банка России), с одной стороны, и недопущению накопления в кассах излишне больших сумм денежной наличности (актива безрискового, но не приносящего дохода) — с другой, кредитной организации необходимо выстроить цепочку «процедура — ответственное подразделение — срок исполнения — контроль». Совокупность таких технологических цепочек в комплексе с их автоматизацией позволяет оптимально выстроить любой бизнес-процесс.
