Кассовые работники, осуществляющие приходные, расходные кассовые операции, снабжаются образцами подписей бухгалтерских работников, уполномоченных подписывать приходные, расходные кассовые документы, а бухгалтерские работники, осуществляющие оформление приходных, расходных кассовых документов, - образцами подписей кассовых работников, осуществляющих приходные, расходные кассовые операции...
Положение № 318-П.
Такие подразделения есть в каждом банке, даже в самом маленьком. Им нет нужды доказывать свою полезность и состоятельность, в отличие от некоторых... не будем показывать пальцем.
Сотрудники этих подразделений - самые приятные люди в банке. С ними никто не конфликтует, их любят и коллеги, и клиенты. Правда, то, как они выглядят в полный рост, выясняется только на корпоративных мероприятиях.
Эти функции являются одними из немногих оставшихся в банках чисто банковских функций. Их не коснулись ни МСФО, ни Базель, ни даже главный санитарный врач России Геннадий Онищенко.
Оборудованию и укрепленности этих помещений в банке уделяется наибольшее внимание.
Это Положение - одно из самых объемных творений Банка России. 302-П не в счет, оно наша Библия.
Этот вид деятельности скоро уйдет в прошлое, технический прогресс сделает его ненужным, считают оптимисты.
Но пока он еще туда не ушел, мы можем обсудить некоторые вопросы, возникающие при оформлении кассовых документов.
Мемориальные ордера
Коллеги! При валюто-обменных операциях в кассовые документы в валюте у нас идет реестр 113-И, а в рубли? И подскажите, пожалуйста, является ли мемориальный ордер кассовым документом?
Мы получили разъяснения ЦБ - теперь с радостью подшиваем м/о в кассовые документы и считаем его.
Видимо, это потому, что реестр не содержит важнейших реквизитов - проводок. Поэтому и возникает необходимость в ордере.
ЦБ вроде и не придирался к мемориалкам, а по переоценке - так прямо и писал - в кассовые документы.
Очень интересно, а мы убрали м/о по переоценки из кассовых документов именно после разъяснений ЦБ.... Супер :-))
...неактуальна стала переоценка в кассовые документы, т.к. документы с 18.06.2004 считаются в валюте и на ленточку набиваются в валюте.
Хм, а мы и продолжаем подшивать переоценку в кассовые документы, и ленточки набиваем в валюте. Разве одно другому в принципе мешает? И если да, то что же сейчас следует делать с этими ордерами?
Так как раз и привели в соответствие со здравым смыслом - кассовые документы - это те, по которым происходит движение ден. средств и ценностей.
Мы переоценку в бухгалтерские документы по операциям с инвалютой подшиваем.
Отличный вариант. Но уж очень надоело дёргаться вслед за "улучшениями улучшений" ЦБ. Во всяком случае, любая ломка процедур, да ещё не дающая сколь-нибудь заметных моральных/материальных выигрышей, да ещё посреди года, чужда здоровому банковскому консерватизму. Благо и так достаточно поводов, когда дёргаться приходится в "обязон". Так что как минимум до конца года мы оставим как есть, с такой отмазкой для вероятного противника, что, мол, все документы по наличным денежным ценностям группируем в один сшив. Собственно, никакому параграфу никакого регламента это ведь впрямую не противоречит, правда?
Переоценка в кассовых документах теперь не нужна. Для чего её шить, если обороты по переоценке в кассе не учитываются? Вот теперь-то это абсолютно излишне.
... а зачем Вы мемориальный ордер по переоценке в кассовые документы помещаете?
Рискну предположить, что они сшив сводят не по номиналу, а в рублевом эквиваленте.
Это было моей первой мыслью :) просто за ней опять возник вопрос "зачем?"...
А по старинке. Банк большой, инерция больше...
Ну да. Типа, раз в 18 приложении написано "сумма (руб.)" - вот вам руб. На самом деле, мы и в номинале сводим, и в эквиваленте.
Замещение кассира
Подскажите, пожалуйста, может ли зав. кассой замещать кассира на время отсутствия (болезни, отпуск) кассира, и должен и может ли зав.кассой оформлять справку о суммах принятой и выданной денежной наличности в конце дня.
А какие функции по должностной инструкции у вас выполняет зав. кассой? У нас выполняет операции с денежной наличностью по обслуживанию клиентов Банка. Поэтому, при болезни кассира, он садится за окно и начинает работать с денежной наличностью. По окончании дня формирует только сводную справку, так как справка о суммах принятой и выданной ден. наличности служит связующим документом между зав. кассой и кассовыми работниками.
Постольку, поскольку зав.кассой выполняет функции кассира во временное отсутствие второго, то в должностной инструкции это прописано.
А у меня так вопрос еще возникает, а если прописано в должностной инстр., нужно ли подкреплять это еще приказом о временном совмещении обязанностей?
Значит, получается, что в конце дня все обороты по кассе, где работал зав.кассой вносятся в сводную справку. А по книге учета принятых и выданных денег (ценностей) зав.кассой должен отображать этот оборот?
Должностные обязанности зав. кассой включают функции кассового обслуживания клиентов, поэтому ни о каком совмещении речь не идет, - это прямые обязанности кассовых работников. Книга учета принятых/выданных денег тоже служит для подтверждения передачи денег между зав. кассой и кассовыми работниками.
Здесь необходимо чётко разделять:
1. работу по внутреннему совместительству
2. выполнение работы в рамках должностных обязанностей.
Работа по внутреннему совместительству подразумевает выполнение иной работы в свободное от основной работы время и не более 4 часов в день и 16 часов в неделю.
Общий сшив
Уважаемые коллеги, возможно ли формирование общего сшива, в который бы входили не только док-ты кассы банка, но и обменных пунктов и операционных касс? Правильно ли я понимаю, что мы можем сделать приказ, обязать все опер.кассы сдавать док-ты в кассу головного банка и формировать единый сшив. Если так, то на титульном листе нужно разграничивать записи по остаткам и оборотам в опер. кассах и кассе головного банка.
...не представляю такого сшива. Как он сводится? Как набивается лента?
Даже не представляю, как он будет выглядеть, наверное, гигантский сшив с километровой лентой. Для удобства проверки, чтоб не брать например 11 сшивов за один день - 1 по кассе банка и 10 сшивов по 10 опер. кассам - решают все совместить в один. Док-ты также формировать по возрастанию счетов. На ленту отдельно приход по каждой отдельной кассе, также расход.
А на ярлыке кто распишется? Я себе сшива не представляю.
А я вот очень даже представляю себе такой сшив, мы именно так и формируем кассовые документы.
Сначала каждое ВСП, а также касса головного офиса формируют свои документы. С набивкой лент подсчета и заполнением ярлыка, под наименованием кредитной организации указывая наименование ВСП. Сверку их итогов с данными бухучета осуществляют (на следующий день):
в ГО - главный бухгалтер (заместитель),
в допофисах - заместитель управляющего ДО,
в ОКВКУ, ОП - в зависимости от того, кто обратывает их операции (ГО или ДО), соответственно зам. ГБ или зам. управляющего ДО.
Затем сшивы из допофисов свозятся в ГО, и специально выделенный кассовый работник ГО уже объединяет их в общий сшив, добавляет мемориальные ордера по переоценке (переоценку кассовых счетов мы шьем в кассовые документы) и подсчитывает общие суммы кассовых документов. На этот общий сшив также оформляется ярлык, и суммы, указанные в нем, уже можно без доп. подсчетов сверить с балансом. Эту итоговую сверку осуществляет главный бухгалтер (заместитель).
Поскольку документов много, а архив требует, чтобы сшивы были не более определенной толщины, как правило, за день получается несколько томов. Ярлык на первом, на остальных указывается номер тома. Проблем никаких.
Да, весь этот порядок, естественно, прописан во внутреннем документе.
...позволю себе дополнить, что если прописать в номенклатуре дел кассового подразделения наличие дел (сшивов) кассовых документов в разрезе ВСП, то выстраивается очень стройная система и никаких километровых лент.
Вопрос: можно ли сшивать кассовые документы по всем опер. кассам вне кассового узла или по всем обменным пунктам в один сшив за каждый операционный день? Т.е. например, есть 20 оперкасс - сшиваем не каждую кассу за каждый день, а все 20 касс в один сшив за один день.
... нет такого понятия "операционный сшив дня". Есть "Бухгалтерские документы дня". А приходные и расходные кассовые документы в сшив бухгалтерских документов не помещаются. Вы же, наверное, в подсчет их не включали и на титульном листе не отражали суммы этих документов? Вообще нет такого понятия в нормативных документах Центрального Банка - сводный кассовый ордер.
А формировать этот единый сшив кто и где будет? В центральном офисе?
Да, в центральном офисе.
Бухгалтер проверяет все документы, делает проводки и сшивает.
Хотелось бы оптимизировать трудозатраты по сшиву документов. Зачем сшивать 20 папок каждый день, если можно было бы сшить одну папку?
Положено.
На мой взгляд, вопрос формирования отдельных или общих сшивов внутренних структурных подразделений в компетенции кредитной организации. Мне кажется, можно написать во внутреннем порядке, что по таким-то ВСП кассовые документы помещать в общий сшив. И прописать порядок сверки с бухучетом по каждому ВСП.
Лет 5 назад работала в филиале крупного московского банка (из верхней пятерки). У филиала было 3 доп.офиса. У нас формировался один сшив по кассе центрального офиса, на титульном листе которого были отметки о помещении документов доп.офисов в отдельные сшивы. Теоретически, по действовавшему тогда внутреннему порядку, мы могли поместить все документы в один сшив.
...хотим во внутренних документах прописать это в рамках нового Положения - 318-П, там получается: п. 18.3: кассовые документы в зависимости от видов и объемов осуществляемых операций могут формироваться в одно или несколько дел (сшивов). При этом кассовые документы с разными сроками хранения, установленными законодательством Российской Федерации, формируются в отдельные дела (сшивы).
Т.е. опять четко не сказано...
Касательно отдельных сшивов с разными сроками хранения. На семинаре Собецкая объяснила, что они имели в виду. Все первые экземпляры кассовых документов помещаются в сшив кассовых документов дня и хранятся 5 лет. Если вы посмотрите приложение к 318-П с титульным листом, то увидите, что там забито - Срок хранения 5 лет. Если по каким-то операциям срок хранения документов превышает 5 лет, то по таким операциям в отдельные сшивы по срокам хранения помещаются вторые экземпляры кассовых документов. Порядок их сшива и хранения определяется кредитной организацией самостоятельно.
Вот такой шедевр. Хотя, я думаю, это удобнее, чем куча сшивов по кассовым документам.
Какая прелесть. "Они имели в виду". Ну конечно, Сибирь большая, леса много, чего бумагу-то жалеть. А сосчитать их тоже два раза надо?
Нет уж, извините. Документ (любой) может быть помещен в сшив и сдан в архив только в одном-единственном экземпляре. Все прочие экземпляры - это осетрина второй свежести.
А считать их не надо. Их надо хранить. А на титульном листе кассовых документов теперь жестко забито "Срок хранения 5 лет". А как вы будете обеспечивать сохранность документов со сроками хранения свыше 5ти лет - определяйтесь сами.
Если есть какие-то документы, которые, по-Вашему, нужно хранить более 5 лет, то что они у Вас делают в сшиве со сроком хранения 5 лет? Их там по определению быть не может. А уж создание сшивов с дублирующими друг друга документами....ни в какие рамки не лезет.
Я не излагаю свою точку зрения, я передаю позицию разработчика инструкции 318-П в части формирования кассовых документов.
Объявление на взнос наличными - назначение платежа.
У меня такой вопрос. Когда клиент ЮР лицо вносит денежные средства на свой счет, обязательно ли он должен указывать источник денежных средств, и где это прописано....наши клиенты зачатую вносят суммы свыше 600 т.р как пополнение счета.....я считаю что это не правильно....и какие организации по условиям своей деятельности не расшифровывают свои расходы (302-п раздел 1 пункт 1.7.2)?
А по какому символу Вы это проводите? Конечно, это неправильно.
Вы меня не правильно поняли, я не имела в виду не символ, у нас требование чтобы клиенты Ю.Л. при внесении наличных на счет указывали источник денежных средств (т.е .что это - займ, торг.выручка .и.т.д.) ...многие отказываются это делать и указывают просто пополнение счета...
Так от этого и зависит символ, указываемый в объявлении. А из слов "пополнение счета" что можно понять? Поэтому Вас и спрашивают - по какому, собственно говоря, символу Вы это проводите?
Предложите своим клиентам указывать в объявлении на взнос наличными символ 32 (Прочие поступления) Пусть в источнике взноса так и пишут "Прочие поступления" а не "Пополнение счета". Всю жизнь по такому принципу принимали деньги - проблем никогда никаких не было ни у банка, ни у клиентов
Сводные документы.
Можно ли в дело (сшив) включать и первичные документы (приходные и расходные документы, на которых стоят подписи лиц - вносителей, получателей), и сводные документы? И вообще, имеют ли какую-либо силу (с юридической точки зрения и требований ЦБ) сводные документы?
Сводные мы понимаем как документы, сформированные в системе, где ведется баланс. Т.е. у нас есть отдельная система Ритэйл, где формируются первичные документы, а в основную систему они попадают как сводные. Можно ли считать сводные документы как просто технические документы?
В части кассовых документов есть закрытый перечень документов, которые можно составлять на итоговые суммы операций - это приходные ордера на итоговые суммы по реестрам принятых платежей физических лиц без открытия счета, и мемориальные ордера на итоговые суммы по реестрам операций с наличной валютой и чеками. Больше не припомню никаких исключений.
А что, каждый такой платеж оформляется без выдачи клиенту приходного кассового ордера? У нас, например, оформляется кассовый приходник. Его-то куда девать, если будет потом реестр, и на его основе будет сводный?
В этом случае реестр и сводный приходный ордер не оформляется. Либо вы принимаете деньги от клиента по приходнику, либо ведете реестр платежей и на итоговые суммы реестров делаете приходники.
Я немного про другую ситуацию прошу высказаться.
В отдельной системе Ритэйл, физики, допустим, сделали 100операций Д42301хххх-К20202. В основной системе был сделан 1 документ Д423-К20202. Так вот этот один документ надо как-то оформлять (печатать, подписывать, подкладывать в кассовые д-ты)? Или это просто технический документ, который и смотреть никто не захочет?
Так что подписывать и подкладывать в опердень - да.
А в бухгалтерских документах дня они с какой стати должны лежать? В бухгалтерские документы дня помещаются документы, послужившие основанием для проводки по счетам бух. учета. Эти документы не являются таковыми.
А в Вашей АБС есть возможность определить по электронному документу, кто его зарегистрировал (ввел), кто его проконтролировал? Если есть, то можно эти документы хранить в электронном виде в АБС.
Да, это так. Вот мне и хотелось уточнить, что можно или надо делать с такими сводными документами. То есть я понял, что в сшив кассы можно включать ТОЛЬКО настоящие (подписанные) документы. И, соответственно, в документы дня тоже наверное только их и никаких сводных, так?
А какие именно сводные (по каким операциям) вы хотите помещать в документы дня? Теоретически в соответствии с 302-П допускается формирование сводных мемориальных ордеров по однотипным проводкам. Однако, при этом должна сохраняться контировка счетов и можно было бы видеть в документе частные суммы.
Мы, например, прописали в своем порядке, что бухгалтерские документы, оформленные без участия клиентов, хранятся в электронном виде. И вообще не печатаем мемориальные ордера и платежные требования по комиссиям, процентам и т.п. По 302-п тоже есть такая возможность.
Здесь я хотел ограничиться только кассовыми документами (приходные и расходные ордера, чеки, объявления ...). Чтобы при проверке вопросы не возникали, что это за сводные документы такие. Ведь существуют РЕАЛЬНЫЕ первичные документы для каждой операции. То есть если они есть, то именно их надо и нужно показывать. Ведь не существует же понятия сводный расходный кассовый ордер? А в моем случае в основной АБС есть 1 документ Д423-К20202. Его почему-то хотят печатать как расходный кассовый ордер, называют его сводным. Ну не бывает такого документа !!
Именно такие, сводные, проводки и делались в банке, где я наблюдала такую систему. То есть проводились в конце дня общей суммой, а не каждый расходник одномоментно. Посему, я полагаю, они очень даже имели право на существование в операционном сшиве дня. А в кассе как раз размещались сто расходников, соответствовавшие по сумме этим сводникам.
Титульный лист.
Подскажите, пожалуйста по поводу заполнения формы 0402433.
всего по долларам в отдельную строку 1 док. на 250 руб, вт.ч. в сшиве № 3 1 док. на 250 руб.
мемориальные по приходу 1 док. на 50 руб.
в т.ч. в сшиве № 3 - 1 док. на 50 руб.
Что значит «всего по долларам»? Разве не в рублях на титульнике должны суммы писаться? Как Вы выделяете, что это именно доллары???
Вот про титульник (форма 0402433) непонятный вопрос опять-таки. Каким образом там отражаются данные по ДО?
...если в титульнике ставить сумму в рублях, то как указать наименование валюты?
Если обороты 10 долларов, то будет в рублях 250
а наименование валюты доллары
то получается 250 долларов. Бред какой-то.
А с данными по доп. офису и у нас проблемы. у всех свое мнение - единого нет.
Так а почему вы хотите указать, что это доллары?
Всё время на титульниках писался эквивалент в рублях без указания наименования валюты
в 318-п,В тексе для сшива внизу написано:
<*> Сумма проставляется с указанием наименования валюты, отраженной в кассовых документах.
Мы наименование валюты указываем в первой графе (которая без номера). Сами графы с суммами разбили на две - номинал и эквивалент.
Да? А что так запросто можно убрать в ОКУДовской форме слова приходные, расходные и написать наименование валюты?
А рубли указываете и в графе номинал и в эквиваленте?
Да. И еще в каждой группе док-тов (приходные и т. д.) выводим итоги - всего ин. валюта в руб. экв. и всего в руб. экв.
Слова "приходные", "расходные" и т. д. мы не убирали. Просто под ними идет перечисление валют.
Но, насколько я понимаю, указание эквивалента необязательно?
Не обязательно. Но мы кассовые документы сводим и в эквиваленте тоже.
Доверенность на сдачу выручки по объявлению.
Скажите, пожалуйста, нужна ли доверенность на сдачу в банк денежных средств по объявлению на взнос наличными, и на снятие по чеку?
Обязательно! А также необходимы справка ф. 2-НДФЛ, справка о прописке и отпечатки пальцев. Без этого банк денег не выдаст и уж тем более не примет... Ну а если серьезно - чек сам по себе является аналогом доверенности, а при совершении приходных операций доверенность не требуется.
Позволю себе не согласиться с таким мнением. Вы - операционист. К Вам пришел человек с чеком на получение денег. А если он этот чек выкрал? Банк должен общаться только с лицами, заявленными в образцах подписей или с доверенными лицами. Как правило, доверенность выдается или разовая, или сроком на один год. А то так можно и выписки кому попало отдавать и документы.
...где он выкрал этот чек на свое имя, и со своими паспортными данными, и с подписями первых лиц предприятия?? Если есть адрес, сообщите, поправлю свое материальное положение...
В вашем банке действительно по чеку деньги без доверенности не выдают? Или Вы так, теоретизируете?
А что фантастичного Вы увидели в краже денежного чека? На мелких предприятиях, где "первое лицо" постоянно в разъездах, но с печатью при себе (чтобы обезопасить себя по возвращении от неприятных сюрпризов), нормой является оставление им бухгалтеру/кассиру (которому руководитель, разумеется, полностью доверяет) подписанных и проштампованных и подписанных чеков. Но бухгалтер/кассир не носит чековую книжку у сердца как партбилет ЕдРа, значит ее можно потерять/украсть. А уж вписать в бланк чека свои паспортные данные и расписаться как в паспорте нашедший/укравший, я уверен, сумеет.
А причем здесь банк? Это проблемы клиента. И не более того.
В нашем банке с представителем юр.лица даже разговаривать не будут, пока не убедятся в его полномочиях. :)
Сурово.
Может быть. Но жизнь заставила более серьезно подходить к вопросам сохранения банковской тайны и конфиденциальности информации, которой владеют сотрудники банка.
Лента банкомата.
Коллеги, поделитесь опытом по такому вопросу. Как вы храните журнальную (фискальную) ленту банкомата?
Согл. 318-П п.11.3. Перед загрузкой банкомата инкассаторские, кассовые работники выводят из банкомата распечатку о сумме наличных денег, находящихся в банкомате на момент вскрытия, проставляют на распечатке банкомата подписи и изымают сумки из банкомата, после чего загружают сумки с наличными деньгами в банкомат, выводят из банкомата распечатку, подтверждающую операцию вложения наличных денег, и проставляют на ней подписи.
Насколько я понимаю, здесь речь идет не о журнальной ленте об операциях,
вопрос вот в чем: нужно ли журнальную ленту хранить в кассовых документах дня, либо отдельно в кассовом хранилище, требуется ли на концах журнальной ленты проставлять дату и подпись кассира, принявшего ленту. Как оформлять ленту, если был обрыв (в результате поломки или закончился рулон), да и требуется ли это сейчас?
Такую бобину проблематично засунуть в кассовые документы. Мы сдаем всю бобину в другой отдел на хранение.
Судя по ответу, вы бобину сдаете, когда закончился рулон. Т.е. если я правильно понимаю, на этой ленте содержатся операции за большой период времени и соответственно загрузок/разгрузок банкомата проходит несколько. Не могу сказать с уверенностью, но скорее всего в старом положении по кассовым операциям, был расписан порядок хранения журнальных лент: хранение рулоном, недопустимость разрывов данной ленты, отметки кассиров и прочее...
Мы сейчас рассматриваем вопрос об изъятии контрольной ленты из банкомата в момент разгрузки (при каждой разгрузке), в этом случае лента не настолько длинная, и может поместиться в документы дня. так будет удобнее при работе с диспутными операциями. Но насколько это соответствует нормативным документам (по кассе)....большой вопрос.
Бобина, естественно, в кассовые документы дня не прикладывается, только бобины там и не хватало. Все вышезаданные вопросы регулируются у нас внутренним регламентом. При снятии журнальной ленты проставляем дату и подпись снявшего. Хранение также оговорено по срокам и кассы никак не касается. В качестве аргумента могу также привести и то, что есть понятие ЭЛЕКТРОННОГО журналирования банкоматов, при котором та самая бобина отсутствует как класс и, следовательно, никуда не прилагается.
Образцы подписей.
Очень нужна форма образца подписей сотрудников банка, по которой кассиры сличают подписи...
Откройте ворд или эксель. Нарисуйте табличку. Один столбец называется ФИО. Второй - образец подписи. Утвердите эту форму приказом. Блин.
Дело в том, что Ф.И.О и образец подписи недостаточны для образца подписей. Допустим, элементарно, если бухгалтер и любой другой сотрудник, которые не работают с кредитами и не имеют право, чьи фамилии и подписи есть в этом образце подпишут кассовый ордер на выдачу кредита и кассир выплатит средства, то в этом случае, даже если кассир и знает что они не имели права выдавать кредит, он не нарушит ничего и ответственности не понесет! Ведь у кассира, кроме выдачи приема средств есть еще и контрольная функция. Я сделал, как Вы сказали, еще добавил столбец "должность", "виды операций", даже "лимит суммы", на который имеет право. Но хотел бы посмотреть образец утвержденный или действующих в Российских банках.
У разных банков - разные цели и задачи. Так что затачивайте под себя.
Наверное, лучше распределение (кто какие документы подписывает) определить приказом или приложением к приказу, а заодно и указать у кого подпись единоличная, контрольная.
Из Вашего изложения можно понять, что Вам нужно, чтобы подписи по выдаче денег по кредитам ставили только определенные операционисты ( контролеры). Необходимо сделать образцы подписей именно по этим операциям и довести приказом до всех заинтересованных лиц.
И это только некоторые из Общих вопросов по оформлению кассовых документов.
А вы, наверное, думали, что в кассе все просто?..
