Для каждой системы управления рассматриваются ее основные содержательные элементы (бизнес-модели, регламенты), задействованные в ней подразделения банка, вопросы функционирования и автоматизации системы. Статья может оказать значительную помощь как в построении с нуля различных систем управления банком, так и в организации и совершенствовании работы подразделений и бизнес-процессов банка по соответствующим системам управления.
Введение
На сегодняшний день эффективного управления ресурсами и операционной деятельностью банка недостаточно для его стабильного развития и конкурентного преимущества. Необходим переход на новый уровень — уровень развития и постоянного совершенствования. Четкая стратегия, регламентированность и адаптивность бизнес-процессов, продуманная оргструктура и эффективная взаимосвязанная система менеджмента банка в целом — таковы главные факторы, которые позволят банку удержать лидирующие позиции на рынке в ближайшие годы.
Если более внимательно посмотреть на управленческую деятельность практически любого банка, то станет ясно, что все ее элементы тесно взаимосвязаны. Например, при описании и оптимизации бизнес-процессов параллельно приходится работать с организационной структурой и документооборотом банка. Для успешной реализации стратегии банка ее элементы (например, цели и показатели) необходимо декомпозировать до уровня сотрудников, спроецировать на бизнес-процессы и проекты банка.
Таким образом, можно говорить о единой системе менеджмента банка (бизнес-архитектуре) и о технологии ее разработки (формализации управления).
Бизнес-инжиниринг и системы управления: основные понятия и определения
Бизнес-инжиниринг — это деятельность (технологии) по проектированию/описанию, оптимизации и управлению бизнесом компании в соответствии с определенными правилами, процедурами и системой обозначений. Результатом проведения бизнес-инжиниринга является система управления (или ее компоненты) в организации, построенная с нуля либо усовершенствованная.
В основе бизнес-инжиниринга лежат процессный и системный подходы.
Следует отличать понятие «бизнес-инжиниринг» от понятия «реинжиниринг», которое относится к реорганизации и перестройке бизнеса, что является лишь частью бизнес-инжиниринга.
Одно из ключевых понятий в бизнес-инжиниринге — это «система управления в организации».
Система управления в организации — это совокупность взаимосвязанных функциональных, организационных, технологических, информационных и других средств по управлению определенным видом деятельности (либо объектами) на предприятии.
Сразу отметим, что в рамках данной статьи автор рассматривает систему управления не как какой-либо программный продукт или информационную систему.
В нашем случае это более широкое понятие, для которого IT-обеспечение (автоматизация) является лишь одним из многих компонентов.
Совокупность систем управления, которая охватывает большинство основных сфер деятельности и объектов управления на предприятии, носит название «интегрированная система менеджмента» (ИСМ), или просто «система менеджмента».
Интегрированная система менеджмента определяет:
- цели и направления развития бизнеса;
- процессы и технологии бизнеса;
- структуру бизнеса;
- информацию и ресурсы, необходимые для бизнеса.
Бизнес-инжиниринг тесно связан с бизнес-моделированием, которое также является его частью и представляет собой процесс разработки различных бизнес-моделей [1] предприятия (стратегия, процессы, оргструктура, ресурсы) в целях формализации и оптимизации деятельности предприятия. Таким образом, бизнес-модели являются неотъемлемой частью системы управления на предприятии.
Необходимость и уровни формализации систем управления в банках
Любой банк — это система. У него есть цели, определенная оргструктура, процессы и функции, информационные технологии и т.д. У любого банка есть и управление, которое также представляет собой систему. Однако не всегда наблюдается такая идеальная картина. У некоторых банков, как и у управления этих банков, отсутствуют многие свойства системы, что позволяет говорить об их неэффективности.
На основе исследования управленческой деятельности в различных банках в рамках консалтинговых проектов автором сформулированы следующие проблемы и выводы.
1. Элементы управления абстрактны (существуют лишь на бумаге) и почти не соответствуют реальной ситуации в управлении банком. Например, многие нормативные документы хранятся «для виду» и для проверок Банка России, некоторые из них устарели и «не работают».
2. В элементах управления наблюдается большая несогласованность, а иногда даже противоречивость. Например: проблемное взаимодействие подразделений; долгие согласования нормативных документов; размытая ответственность за процессы, задачи и проекты.
3. Слабая адаптация управленческой деятельности к изменениям внешней среды. Например, отсутствие механизмов оперативного принятия и реализации правильных управленческих решений.
4. Слабая коммуникативность элементов управления. Например, слабая осведомленность персонала банка о его стратегии, бизнес-процессах и корпоративной культуре, непонимание (а соответственно и неиспользование в работе) персоналом нормативных документов.
5. Отсутствие формализованной структуры управленческой деятельности (элементы управления закреплены на словах и в мысленных представлениях руководителей).
На основе данных проблем можно сделать вывод о необходимости формализации управления в банке и, как следствие, получении больших выгод и преимуществ в результате проведения данной работы.
Выделим четыре уровня формализации систем управления (табл. 1), для которых система управления (1) отсутствует, (2) слабо формализована/устарела, (3) формализована и актуальна, (4) формализована и соответствует современным технологиям и стандартам.
Таблица 1. Уровни формализации и развития систем управления в банке
|
Отсутствует |
Слабо формализована/устарела |
Формализована и актуальна |
Соответствует современным технологиям и стандартам |
|
— элементы управления (стратегия, процессы, полномочия и др.) закреплены «на словах»; — постоянные задержки и ошибки при решении управленческих задач и в повседневной деятельности банка |
— большая часть информации на бумажном носителе; — часть информации неактуальна; — формализованы лишь некоторые основные элементы управления |
— формализовано и актуально большинство систем управления; — вся необходимая информация и регламенты доведены до сотрудников и используются в работе; — проводятся работы по анализу и оптимизации систем управления |
— используется профессиональный программный продукт бизнес-моделирования; — используются современные технологии бизнес-инжиниринга; — реализованы требования одного или нескольких стандартов менеджмента |
Данные уровни расположены в таблице по возрастанию степени формализации и развития системы управления (от наименьшей к наибольшей).
По каждому уровню укажем его характерные признаки.
По оценкам различных экспертов, в России не более 10% от общего количества банков имеют полностью формализованную и эффективную систему управления (уровень 4), соответствующую современным технологиям бизнес-инжиниринга и стандартам менеджмента (прежде всего это менеджмент качества по ISO 9000).
Типовой состав системы управления
Как было отмечено выше, система управления предназначена для управления определенным видом деятельности (либо объектами) в банке и включает в себя совокупность необходимых средств и компонентов (элементов).
Поскольку для разных видов деятельности (объектов) эта совокупность средств и компонентов мало отличается, можно выделить типовой состав (компоненты) системы управления.
В рамках данной работы их выделено шесть:
1) цели и задачи системы;
2) основные содержательные элементы, бизнес-модели и регламенты системы;
3) бизнес-процессы и функции системы;
4) структурные звенья системы;
5) автоматизация системы;
6) финансы системы.
1. Цели и задачи системы
Каждая система управления должна быть целенаправленной и иметь определенные цели и задачи.
2. Основные содержательные элементы, бизнес-модели и регламенты системы
Суть системы управления, ее устройство, детальное содержание, особенности, применение описываются в виде бизнес-моделей и текстовых регламентов. При разработке основных содержательных элементов системы необходимо применять системный подход, то есть данные элементы должны быть взаимосвязанными, охватывать основные аспекты и области системы, учитывать различные факторы, варианты и взаимовлияние.
Более подробную информацию о бизнес-моделях всех систем управления, рассматриваемых в данной работе, можно найти в материале [1].
По каждой системе управления будет представлен список задействованных в ней бизнес-моделей, регламентов и других содержательных элементов.
3. Бизнес-процессы и функции системы
Функционирование системы управления и ее связи с другими системами по входам-выходам описываются в виде бизнес-процессов, которые на нижнем уровне детализуются на функции (элементарные действия). Необходимость описания бизнес-процессов диктуется процессным подходом как одним из основных принципов построения систем управления.
По каждой системе управления будет представлено дерево (иерархический список) задействованных в ней бизнес-процессов банка.
4. Структурные звенья системы
Для работы системы управления необходимы структурные звенья (подразделения и персонал банка), которые закрепляются за конкретными бизнес-процессами и задачами в рамках системы.
По каждой системе управления будет представлен список задействованных в ней подразделений банка.
В банках разного размера существует разная иерархия структурных подразделений. Наиболее общая цепочка выглядит так:
- блок;
- департамент;
- управление;
- отдел/служба.
В рамках данной работы договоримся называть все упоминаемые структурные единицы подразделениями, хотя по иерархии в некоторых банках они могут быть названы как отделами, так и департаментами.
Например, в некоторых банках есть один небольшой отдел методологии, а в других банках может существовать большой департамент методологии, который включает в себя отдел общебанковской методологии, отдел методологии розничных продуктов, отдел методологии корпоративных продуктов и другие отделы.
5. Автоматизация системы
Эффективность, стабильность и качество работы системы управления обеспечиваются в том числе за счет ее автоматизации. Для этого необходимы специализированные программные продукты, IT-функции и модули которых закрепляются за конкретными элементами и процессами системы.
По каждой системе управления будет представлен список задействованных в ней программных продуктов и информационных систем банка.
6. Финансы системы
Для успешного функционирования любой системы управления необходимы ресурсы, прежде всего финансовые. По данной компоненте необходимо разработать финансовые модели и регламенты. Прежде всего это касается бюджетирования, например: стратегическое бюджетирование, процессное бюджетирование, бюджетирование по мотивации персонала и т.д.
Поскольку настоящая статья посвящена в основном бизнес-инжинирингу, то финансовые темы в ней не рассматриваются.
Структура и детальное описание основных систем управления в банке
Итак, системы управления предназначены для управления объектами деятельности банка (объектами управления — ОУ). Перечислим самые распространенные объекты управления в банках и соответствующие им системы (табл. 2).
Таблица 2. Объекты и системы управления в банке
|
Объекты управления |
Система управления |
|
Стратегия, развитие |
Система стратегического управления |
|
Бизнес-процесс, процедура |
Система управления бизнес-процессами |
|
Персонал, организационная структура |
Система управления персоналом и оргструктурой |
|
Качество, удовлетворенность клиента |
Система управления качеством |
|
Проекты |
Система управления проектами |
|
Задачи, документы |
Система оперативного управления и документооборота |
|
IТ, банковские технологии |
Система управления IТ |
|
Безопасность, конфиденциальность |
Система управления безопасностью |
|
Риски |
Система управления рисками |
|
Маркетинг, отношения с клиентами, продажи |
Система управления маркетингом |
|
Финансы |
Система управления финансами |
|
Филиалы, территориальная структура |
Система управлении филиалами |
Выделим в интегрированной системе менеджмента банка два условных блока («Бизнес-архитектура» и «Обеспечение»), по которым распределим перечисленные системы управления в банках (рис. 1).
Рис. 1. Системы управления банком
Блок «Бизнес-архитектура» состоит из систем управления, которые входят в предметную область и представляют наибольший интерес для бизнес-инжиниринга. Первые четыре из этих систем будут подробно рассмотрены в настоящей работе, за исключением детальных методик их построения. Данные методики рассматриваются в специализированных материалах (например, [2], [3], [4]).
Остальные системы управления банка объединены во второй блок с условным названием «Обеспечение».
Данные два блока тесно взаимосвязаны между собой. Рассмотрим вкратце основные виды связей.
Блок «Бизнес-архитектура» — система управления IТ. В данном случае блок «Бизнес-архитектура» задает требования к автоматизации, а система управления IТ их реализует.
Блок «Бизнес-архитектура» — система управления рисками. В данном случае блок «Бизнес-архитектура» формирует различные виды рисков (прежде всего операционные), а система управления рисками обеспечивает минимизацию рисков.
Блок «Бизнес-архитектура» — система управления финансами. В данном случае идет распределение финансовых ресурсов по системам управления (финансовая часть стратегии, процессное и проектное бюджетирование, система мотивации персонала и др.).
Системы управления блока «Бизнес-архитектура» можно схематично изобразить в виде дома (рис. 2).
Рис. 2. Системы управления банком — блок «Бизнес-архитектура»
Для него «крышей» (верхней частью) является система стратегического управления, поскольку задает направление развития и служит для оценки влияния всех других систем управления на достижение целей и показателей.
«Опорами» (средней частью) являются перечисленные ранее системы управления, поскольку они обеспечивают развитие и поддерживают работу банка каждая по своему участку.
«Фундаментом» (нижней частью) является система оперативного управления и документооборота. Данная система позволяет организовать управленческую работу на нижнем уровне: распределить по сотрудникам и проконтролировать выполнение задач, организовать движение электронных документов в рамках всех систем управления и подразделений банка.
Для каждой системы управления далее будет приведено ее максимально расширенное содержание, возможно, с дублированием элементов. Это связано с тем, что в разных банках приняты разные названия подразделений, бизнес-процессов и других элементов управления.
Р.А. Исаев, консалтинговая компания «Бизнес-инжиниринговые технологии (БИТЕК)» (ЗАО), ведущий консультант
Окончание следует.
