Поэтому чешский банк ČSOB внедрил в своем офисе систему контроля копировальных и печатных работ. Она обеспечила разграничение прав доступа пользователей к печатным устройствам и МФУ, маршрутизацию печатных заданий, а также централизованный учет всех печатных и копировальных работ с детализацией по сотрудникам, отделам и департаментам.
О банке
Československa obchodni banka (ČSOB) – один из крупнейших банковских институтов в Чешской Республике и крупнейший банк в Центральной Европе по объему активов. Будучи универсальным банком, ČSOB предлагает широкий спектр услуг, которыми пользуются более трех миллионов клиентов – компаний и физических лиц. Использование современных ИТ-технологий позволяет банку держать лидирующую позицию среди конкурентов.
Задача
Во время строительства и последующего оснащения здания штаб-квартиры банк провел тендер на поставку решения по аутентификации, управлению и мониторингу печатных операций. Победителем тендера стало чешское подразделение компании Xerox с технологией SafeQ*.
До разработки проекта создания штаб-квартиры ČSOB обладал большим количеством разрозненных офисов, где печать и копирование производились на локальных устройствах, закупки которых проводились по отдельности у различных поставщиков. Сами устройства низкий уровень совместимости. По этой причине не существовало единой системы, которая позволяла бы централизованно управлять ресурсами печати и контролировать печатные работы.
Решение
В многоэтажном здании штаб-квартиры были размещены 97 многофункциональных устройств Xerox (модели WorkCentre Pro 245 и WorkCentre 7245), оснащенные профессиональными терминалами SafeQ.
Преимущество этих терминалов заключается в том, что они поддерживают использование уже существующих карточек доступа, с помощью которых сотрудники проходят в здание банка и пользуются на его территории различными услугами. Процесс печати документов пользователями теперь поддерживается функцией follow me, позволяющей отсылать задание на печать с сервера на принтер только в том случае, если пользователь авторизован в сети. Это означает, что решить, на каком принтере будет производиться печать документа, можно в любой момент, при этом решение о запуске печати принимается не во время его отправки на сервер печати с компьютера, а перед непосредственной печатью задания на принтере. Например, сотрудник, работающий на третьем этаже, может распечатать необходимые для встречи документы, подойдя к принтеру, стоящем на первом этаже около переговорной, - для этого достаточно приложить карту-доступа сотрудника к аппарату.
Карточка доступа сотрудника также требуется для операций копирования и сканирования. Модуль сканирования обеспечивает автоматическое управление и сохранение отсканированных документов в персональные папки того сотрудника, который авторизовался с помощью своей карточки. Основой системы являются высокопроизводительные серверы, объединенные в кластеры. Специализация состоит в рабочей кооперации между SafeQ и несколькими доменами.
Цели проекта
Перед разработчиками решения ставились следующие цели:
– полный переход на аутсорсинговую модель управления печатной инфраструктурой банка
– внедрение и поддержка с помощью программных средств правил пользования аутсорсинговыми услугами
– исключение использования персональных принтеров
– минимизация затрат на управление и ремонт устройств
– обеспечение доступа к МФУ с использованием существующих карточек доступа
– обеспечение распределения внутренних затрат на МФУ и принтеры между несколькими отделами
– подконтрольность использования услуг – т.е. разделение личных и служебных задач печати, копирования и сканирования
– бесперебойное получение услуг
– максимально эффективное использование установленных МФУ
Результаты
Точная сумма экономии от реализации проекта является коммерческой тайной ČSOB, но, как правило, подобное решение обычно окупается в течение 12–18 месяцев. Обеспечивается этот результат не только снижением прямых и косвенных затрат – банк получает также массу возможностей по увеличению производительности и повышению безопасности документооборота.
Предложение компании Xerox представляет собой аутсорсинговую модель управления печатной инфраструктурой банка. Вся система контролируется через веб-интерфейс SafeQ. Руководство ČSOB уверено, что использование системы мониторинга и контроля печати приведет к уменьшению объема печати банка.
Кластерное решение и снабженная средствами защиты служба печати (pull print & follow me) делают печать абсолютно бесперебойной: в случае поломки или сбоя одного из МФУ пользователь может переключиться на любое другое устройство. Системные проверки автоматически распределены между серверами в кластере, и в случае сбоя одного из них (или если ему необходим ремонт) работа может быть продолжена с помощью другого сервера.
Благодаря внедренному решению ČSOB успешно перешел от дорогостоящей локальной печати на более производительную и экономичную сетевую печать. В отчеты по работе печатной инфраструктуры включается сравнительная информация по всем устройствам и их загрузке – краткосрочной и долгосрочной. Используя это решение, банк может рассчитать затраты на работы на каждом устройстве, вести учет по центрам затрат и/или по определенным пользователям, а также разграничить личные и служебные затраты.
* Программно-аппаратный комплекс SafeQ разработан компанией YSoft совместно с компанией Xerox. Возможности SafeQ – сервера, который контролирует и распределяет печатные работы в корпоративной сети, – удачно дополняют функционал оборудования Xerox. Простые настройки кредитной системы и прав доступа пользователей позволяют с помощью SafeQ обеспечить необходимый уровень безопасности документооборота и эффективно управлять печатью в офисе.
