Как организовать свое рабочее время

Сегодня синдром хронической усталости и тотальный стресс – норма жизни

«Спутниками хронической усталости и стресса становятся одиночество и утрата смысла жизни, – говорит профессор Владимир Менделевич, практикующий психолог и психиатр. – Жизнь для многих превратилась в нудный ритуал, который они не в силах разрушить. Человек устал от гонки без правил, от чувств без взаимности, от работы без удовлетворения. Надо остановиться. Следует перестать играть в чужие игры и начать жить, прислушиваясь к себе».

На вопрос: «Что делать в такой ситуации?», – ответил основоположник российского тайм-менеджмента, генеральный директор компании «Организация Времени» Глеб Архангельский: «Занимаясь тайм-менеджментом, человек начинает задумываться о своих целях, своей жизненной миссии. Человек начинает себя осознавать. Начинает меняться внутренне. Это как раз то, чего нам не хватает. Наши реформаторы всегда проводили преобразования сверху, и всегда это заканчивалось «как всегда». Пока в обществе нет движения снизу, ничего не изменится… Очень обидно, что сегодня многие люди у нас плывут по течению «от зарплаты до зарплаты». Тайм-менеджмент позволяет изменить мировоззрение людей. В конечном счете, как ты расходуешь свое время – так ты расходуешь свою жизнь».

Тайм-менеджмент: основы основ

На сегодня в мире существует множество систем управления временем как совсем новых, так и разработанных несколько веков назад. Человек, портрет которого украшает стодолларовую купюру, знаменитый ученый и журналист, опытный дипломат и политик Бенджамин Франклин, пожалуй, первым предложил систему управления временем, работающую по принципу «от большего к меньшему».

Система предполагает, что каждое действие человека должно быть согласовано с его жизненными ценностями и направлено на осуществление глобальной жизненной цели. Для того чтобы путь к намеченной цели был более легким и быстрым, главную задачу делят на небольшие подзадачи, а их, в свою очередь, разделяют на несколько мелких заданий. Иными словами, система Франклина построена по типу пирамиды, в нижней части которой располагаются жизненные принципы и глобальные цели, а в средней и верхней — долгосрочные и краткосрочные планы по достижению этих целей.

Первая ступень, основание пирамиды – самый сложный этап. Здесь необходимо определиться с вашими главными жизненными ценностями, индивидуальным смыслом жизни. Первое приходящее в голову («Хочу быть богатым (известным, успешным…»)) может оказаться навязанным извне. Зачем, например, вам быть богатым? Может быть, вам ближе любящая семья и средний достаток? Определиться не так просто. Но от этого зависят все дальнейшие цели, в том числе и… планы на день. Ничто не вечно, и ценности следует пересматривать примерно один раз в год.

Вторая ступень – глобальная цель вашей жизни, вытекающая из ваших ценностей. Ценность – известность, цель – стать знаменитым певцом (художником, артистом…) Пересматривать глобальную цель рекомендуется ежегодно.

Третья ступень – генеральный план достижения цели. Особенностью данного плана можно назвать отсутствие временной составляющей. В генеральном плане прописываются исключительно действия, а вот время их выполнения не указывается. (Стать банкиром – получить финансовое образование, устроиться на работу в банк…)

Четвертая ступень – долгосрочный план. На год или годы. Указание конкретного срока ускорит приближение к цели. Вносить коррективы в долгосрочные планы желательно каждые 4–6 месяцев.

Пятая ступень – краткосрочный план. На несколько месяцев или недель. Каждый пункт краткосрочного плана должен «подчиняться» какому-либо из пунктов долгосрочного. (Получить финансовое образование – подготовка к экзаменам…) Каждый пункт четвертой ступени разбивается на несколько более мелких задач. Пересматривать краткосрочные планы необходимо 2 раза в месяц.

Шестая ступень – план на день. По системе Франклина все ежедневные дела подразделяются на Важные (А), Второстепенные (В) и Малозначительные (С).

• Важные — дела, откладывать выполнение которых ни в коем случае нельзя. Их невыполнение или неверное выполнение может привести к нарушению краткосрочных планов.
• Второстепенные — дела, выполнить которые желательно в ближайшее время. Главное сильно не затягивать, ведь даже самое несрочное дело может стать срочным, если о нем позабыть.
• Малозначительные — дела, которые все же нужно выполнить, но можно перепоручить кому-то. А, может быть, и отменить вовсе.

Система Франклина и сегодня популярна. В Соединенных Штатах продаются дневники, «расчерченные» по системе Франклина. Несколько первых или последних страниц такого дневника предназначены для фиксации жизненных ценностей и глобальных целей. Там же содержится и таблица для составления генерального плана.

Для записи долгосрочных планов всегда выделяется место в начале дневника, для записи краткосрочных — в начале каждого месяца и каждой недели. Планы на день записываются на страничку с соответствующей датой, причем каждому делу присваивается различная степень приоритетности (A — важные, B — второстепенные, C — маловажные). По мере выполнения дела дополнительно помечаются буквами Х — отмененные или V — выполненные. Перед делами, перенесенными на другой день, ставится новая дата их выполнения.

Тайм-менеджмент: время любит счет

Прописать свои жизненные цели еще не означает начать жить по-новому. Но не давать захлестнуть себя «текучкой» – первое правило тайм-менеджмента. Глеб Архангельский рекомендует начинать день «со взгляда в «стратегическую картонку». Это специальная закладка в ежедневнике (или категория в Outlook-е), на которой выписаны ваши ключевые цели на ближайшие полгода-год. Вопрос, с которого нужно начинать день: «Какой шаг я сегодня могу сделать по направлению к этим целям?» Этот простой инструмент позволяет ускорить достижение ваших ключевых целей.

Определившись с перечнем дел на день, необходимо прописать очередность их выполнения. Хорошим методом ранжирования дел является матрица одного из бывших президентов США генерала Дуайта Дэвида Эйзенхауэра. Главная идея матрицы – научиться отличать срочные дела от важных, а также отбросить занятия, выполнение которых не приносит пользы.

Матрица Эйзенхауэра состоит из 4-х квадрантов, имеющих разную приоритетность. Каждое дело, в зависимости от его важности и срочности, можно вписать в один из них.

Квадрант A: важное и срочное. К первому квадранту принято относить самые важные дела, выполнение которых не терпит отлагательств. В идеале этот квадрант должен быть всегда пустым так как ситуация аврала крайне вредна для нервной системы.

Дела, которые можно отнести к квадранту А:

• выполнение задачи по проекту, срок сдачи которой вот-вот наступит;
• внеплановый поход к дантисту, травматологу или другому специалисту;
• срочный телефонный звонок клиенту или контрагенту;
• вынужденный отдых из-за накопившейся усталости;
• вызов мастера для ремонта прорвавшей канализации и т.д.

Квадрант B: важное, но не срочное. Ко второму квадранту следует относить важные дела, не требующие мгновенного выполнения. Именно эти дела являются камнями в основании вашей лестницы успеха. Отсутствие спешки дает возможность самостоятельно выбирать методы решения задач и назначать приемлемые сроки, то есть позволяет проявить себя в полной мере.

Дела, относящиеся к квадранту В:

• текущая (плановая) работа по вашим проектам;
• планирование новых проектов;
• оценка полученных результатов по проектам;
• посещение спортивного зала для поддержания физической формы;
• изучение иностранных языков;
• соблюдение режима питания, поддержание здоровья.

Квадрант С: не важное, но срочное. К третьему квадранту относятся маловажные дела, выполнить которые необходимо как можно быстрей. Главное не запутаться. Если руководство поручило вам задачу со сроком «вчера», не имеющую непосредственного отношения ни к вашим основным должностным обязанностям, ни к вашим проектам, не относите ее к квадранту А. Такая задача, хоть и должна быть выполнена срочно (все-таки задача от руководства), ни на шаг не приближает вас к вашим целям.

Дела, относящиеся к квадранту C:

• срочные, но не запланированные заранее переговоры (совещания, встречи), которые вам навязаны и от которых вы не можете отказаться;
• хлопоты, возникшие внезапно (нежданные гости, как их развлекать и чем угощать);
• непредвиденная уборка или устранение последствий какой-либо оплошности;
• прочие занятия, не приближающие вас к достижению цели.

Квадрант D: не важное и не срочное. К четвертому квадранту относят дела, от выполнения которых можно отказаться, так как они не принесут должной отдачи.

Дела, относящиеся к квадранту D:

• различные «поглотители» времени;
• пустые телефонные разговоры;
• всевозможные развлечения: чтение развлекательных журналов, просмотр телепрограмм, компьютерные игры и др.

Тайм-менеджмент: вода камень точит

Итак, приоритеты определены, цели поставлены, дела на день расписаны. И первая же пробка на дорогах накрывает все наши планы «медным тазом». Мы в панике, все наши благие намерения так намерениями и остаются. Мы чувствуем себя виноватыми, начинаем ругать дорожников и мэра города, правительство, психологов с их советами, систему тайм-менеджмента и проч. А причина стандартная – забывчивость. Забыт второй закон тайм-менеджмента – гибкость планов.

Главный редактор SearchEngines.ru Елизавета Трибунская, считая себя человеком крайне неорганизованным, говорит, что научилась не бороться, а сотрудничать со своей неорганизованностью. Для этого она придерживается нескольких правил:

1. «Нет необходимости пытаться реализовать какую-то систему целиком. Есть момент в системе, который симпатичен и видится реализуемым – надо пробовать его задействовать. Приживется – отлично, не приживется – ну и ладно с ним.

2. Не ругать себя за невыполнение планов в целом. Можно поругать себя за то, что потратила время не на то, на что надо. Но никак не за невыполнение плана. Иначе получается, что ругаю себя за планирование, кто ж после такой ругани будет этим планированием заниматься.

3. Если уж дело начато, то оно должно быть доведено до осмысленного логического завершения. Не обязательно в один прием, но до выключения компьютера.

4. Главное правило – я имею право быть не идеальной. Имею право не справиться. Имею право нарушить собственное правило. А вот чужие сроки и планы – это намного более важно. И в случае вероятности нарушения договоренностей – обсуждать это нужно как можно раньше, чтобы ущерб был минимальным».

Тайм-менеджмент: незнание не освобождает от ответственности

Знание основных законов тайм-менеджмента экономит много времени. Законы Эйзенхауэра и Франклина мы уже рассмотрели. Нельзя не сказать и о других законах тайм-менеджмента.

Закон Паркинсона. Паркинсон установил, что работа занимает все отведенное на нее время. То есть, если вы отвели для написания отчета время с утра и до обеда, не надейтесь, что вам удастся выполнить его за полчаса. Если вы отведете на написание отчета полчаса, возможно, вы уложитесь не более чем в 40 минут. Непонимание закона Паркинсона ведет к дрейфу целей в неопределенное будущее.

Закон Парето. 80 % усилий дает 20% результата и наоборот. Часто начинающим руководителям кажется, что все, что они делают – одинаково важно. В силу этого они предпочитают сами выполнять то, что могли бы поручить другим сотрудникам, ссылаясь при этом на неопытность и необразованность своих подчиненных. Ольга Василевская тренинг-менеджер кадрового агентства «Кадры делового мира», говорит, что «это явление свидетельствует, скорее, об отсутствии опыта делегирования полномочий и неумении обучить персонал необходимым функциям, нежели о высоких достоинствах управленца. Делая меньше, достигай большего – вот главный девиз грамотного руководителя. Для того чтобы заработать миллион рублей, одному необходимо усердно трудиться долгие годы, другому достаточно сделать один телефонный звонок. Все зависит от выбора приоритетов и упорядоченности действий в определенном промежутке времени. Правильно делегируя полномочия, мы высвобождаем время для творческой работы и, следовательно, можем более активно развиваться в нужном нам направлении».

Закон «Полотно Пилы». Вы пришли с утра на работу и вам нужно написать отчет. Возможно, нужно какое-то время на раскачку, чтобы втянуться в работу. Когда ваша производительность поднимается от нуля до 100%, раздается телефонный звонок, затем приходит сотрудник, потом вы идете обедать, после обеда отвечаете на электронную почту. Что происходит с вашей работоспособностью и написанием отчета? Она падает. Считается, что производительность каждый раз поднимается до 100%. Если нарисовать рисунок, это будет похоже на полотно пилы. На самом деле ваша эффективность плавно снижается по мере увеличения количества помех. Вы работали над отчетом целый день, а написали совсем чуть-чуть. Эти помехи называются «поглотителями времени».

Закон Крису Моррану. Залог успешного тайм-менеджмента – правильно организованное рабочее пространство. Неэффективное пространство – самое верное оружие офисного бездельника. Если ваш стол является образцом порядка, то любой посторонний наблюдатель легко поймет, на месте вы или нет, работаете или нет и т.д. Другое дело, если на мониторе свисают целые гирлянды липких стикеров, исписанных делами, на столе громоздятся кучи книг, на включенном экране монитора толпятся открытые окна с какими-то проектами, таблицами, документами и т.д.

Как оказалось, можно настолько оптимизировать пространство, что иногда даже хождения по офису становятся излишними. Например, если поставить автоматизированную систему приема и утверждения заданий или просто пользоваться для этих целей электронной почтой или виртуальным офисом. И тогда, прощай пробежки по коридорам офиса. По организации рабочего пространства в Японии разработана целая система Кайдзен или 5С. Всего пять слов, начинающихся в японском языке на букву С. В переводе на русский 5С звучит примерно так:

1. Сортируйте: избавьтесь от ненужного

2. Соблюдайте порядок: определите для каждой вещи свое место

3. Содержите рабочее место в чистоте

4. Стандартизируйте процедуры поддержания чистоты и порядка

5. Совершенствуйте порядок, стимулируйте его поддержание.

Если ваше рабочее пространство более-менее организовано, а время все равно «куда-то уходит», попробуйте это зафиксировать. В тайм-менеджменте это называется хронометраж. Практикующий психолог Ирина Иголкина советует: «На протяжении нескольких дней записывайте, на что вы тратили свое время. С момента пробуждения и до самого отхода ко сну, фиксируйте расход времени. Как только вы переходите к новому занятию, записывайте время и то, что вы делаете. Не обязательно использовать для записей какую-то сложную технику, если только вы сами этого не хотите. Вполне хватит ручки и бумаги. В конце каждого дня подытоживайте, на что вы потратили время. Вы определенно отметите некоторые непродуктивные моменты, так что выделить сферы, требующие работы над собой, не составит труда».

Тайм-менеджмент: что нам мешает

Помимо неэффективного пространства одними из самых активных «поглотителей времени» являются неправильно организованные коммуникации. С одной стороны такие атрибуты современности, как телефон и Интернет позволяют нам экономить драгоценное время. Замена встречи телефонным звонком в плане временных затрат не нуждается в комментариях. Выгоды, получаемые бизнесом от Интернета, неисчислимы.

Но, с другой стороны, и телефон, и Интернет могут вмешиваться в вашу работу, отвлекая и мешая концентрироваться на важных вещах. Телефонный звонок, раздавшийся через полчаса сосредоточенной работы над статьей, сильно роняет вашу производительность, не говоря уже о музе, которая может не вернуться вовсе.

Интернет — это вообще один из основных пожирателей времени. Работая на компьютере, вы постоянно отвлекаетесь, чтобы посмотреть, нет ли входящих писем, почитать последние новости, перекинуться парой слов по аське или просмотреть интересный вам форум.

Но выход есть.

1. Во время серьезной работы запретите кому-либо вас беспокоить, включите автоответчик или просто отключите телефон. Тишина гарантирована.

2. Чтобы «отключиться» от Интернета, понадобится ваша сила воли: закройте все ненужные окна, чтобы не было соблазна на них переключаться. И возьмите себе за правило не устанавливать на рабочий компьютер ничего лишнего: игры, фильмы, ролики и клипы будут только мешать.

3. Прежде чем позвонить собеседнику по скайпу или телефону, продумайте основные моменты разговора. Составьте список вопросов и тем, которые вам требуется обсудить. Это поможет не забыть, зачем вы все-таки позвонили, и не отвлекаться во время разговора на обдумывание каждой фразы.

Необыкновенно сильным и трудно устранимым «поглотителем времени» является наша неспособность говорить «Нет».

Руководитель кредитного отдела одного из банков рассказывал: «Когда ко мне приходят люди, и я знаю, что не буду выдавать им кредит, то предлагаю им самим выбрать: уйти прямо сейчас с моим отказом или собрать целый ряд бумаг, прийти ко мне через месяц и уйти с отказом после этого». Когда вы перестаете стесняться отказывать людям, вы экономите время не только себе, но и им.

Перфекционизм, как ни странно, тоже способен поглощать время. Поговорка «От добра добра не ищут» возникла не случайно. Стремление к недостижимому идеалу похвально, но очень уж энерго- и времязатратно.

Тайм-менеджмент: некоторые нюансы

Ученые установили, что примерно через 40 минут однообразной работы концентрация внимания падает. Если в это время сделать небольшой 5–10-минутный перерыв, то в результате вы сделаете больше, чем, если будете трудиться непрерывно. Глеб Архангельский по этому поводу говорит: «Чем сильнее будет переключение во время пятиминутки отдыха, тем лучше вы отдохнете и восстановите силы. Покиньте рабочее место, сделайте «физкультурную паузу». Если нет возможности выйти на улицу — пройдитесь по коридору. Если работали с людьми — побудьте в одиночестве. Если анализировали цифры — позвоните хорошему знакомому и обсудите что-нибудь эмоционально-приятное. Это прекрасно восстановит ваши силы и энергию для работы».

Избегайте авралов. По мнению Инны Иголкиной, представление о том, что во время мозгового штурма, цейтнота, дедлайна мы рождаем что-то эксклюзивное, талантливое, необычное – иллюзия. Она рассевается при элементарном сравнении результатов работ, выполненных в спокойном темпе, без спешки и срочных, авральных выкладок.

Биологические ритмы человека – еще один момент, который обязательно надо учитывать для более эффективного распределения рабочего времени. Проводилось множество статистических исследований, когда после тщательного хронометража было выяснено, как изменяется наша работоспособность в течение дня. Вы приходите утром на работу, отдохнувший, полный сил, и ваша работоспособность постепенно растет до обеда, когда наступает ее пик. После обеда она снижается, потом немного повышается примерно до пикового уровня, а затем начинает падать. Когда кончается обычный рабочий день, в среднем работоспособность примерно в два раза ниже, чем до обеда. Таким образом, работа, на выполнение которой у вас ушел бы один час утром или днем, когда вы полны энергии, занимает у вас два-три часа, если вы делаете ее в неподходящее время, когда ваша эффективность равна 30%.

Эффективное распределение рабочего времени сильно зависит от руководителя. Представитель кадрового агентства Penny Lane Personnel (Executive Search & Personnel Recruitment) Елена Попова рекомендует руководителям «быть больше стратегом, предвидеть ситуацию, людей, быть бдительным, бесспорно профессионалом. Команда пойдет только за «профи». Грамотный руководитель может заинтересовать своих подчиненных в эффективном управлении их личным ресурсом времени. Ведь хотя это время и «продано» работодателю, но это по-прежнему невосполнимый ресурс жизни человека. Тогда, по словам Архангельского, «в сотруднике компании достаточно быстро пробуждается понимание, что его ценнейший и невосполнимый ресурс безвозвратно тратится из-за окружающего беспорядка – отсутствия должностных инструкций, нормального корпоративного планирования, и т.п.»

«Мы называем это «тайм-менеджерской бациллой» – когда тема личного времени, «заражая» людей, распространяется на все окружающее и «прививает» корпоративной культуре компании чувство эффективности, стремление постоянно развивать и совершенствовать деятельность, – говорит Глеб Архангельский. – «Обацилливание» сотрудников компании темой личного времени очень полезно как «разрыхление почвы» перед мероприятиями по налаживанию порядка «сверху». Поняв и прочувствовав на себе значение организации и планирования, человек гораздо более спокойно и конструктивно воспринимает новации в этой области, исходящие от руководства. Теперь для него внедрение управления проектами или корпоративной информационной системы – не «блажь начальства», а вполне понятный и естественный шаг развития».

NOTA-BENE

Вакансии банков - в Кадровой Службе Bankir.Ru