В Банке ВТБ (Азербайджан) реализован первый этап внедрения системы электронного документооборота на базе решения компании «Электронные офисные системы» — EOS for SharePoint. Внедрением и интеграцией со смежными службами занималась компания «Офис-док», партнер ЭОС из Санкт-Петербурга.

ОАО «Банк ВТБ (Азербайджан)» является дочерним банком ПАО «Банк ВТБ» и входит в международную финансовую группу ВТБ. Основными задачами, стоящими перед этим учреждением, являются поддержка реального сектора экономики Азербайджана, содействие развитию азербайджано-российского сотрудничества, а также финансирование совместных проектов.

Прямые и косвенные выгоды от использования СЭД оправдывают затраты на ее внедрение уже в первый год эксплуатации

Решение о внедрении системы электронного документооборота банк принимал в непростых условиях. В сложившейся экономической ситуации оптимизация внутренних процессов стала одним из ключевых факторов повышения конкурентоспособности и эффективности. При этом веским аргументом в пользу автоматизации документооборота стал прогноз о быстром возврате инвестиций в систему. По предварительным оценкам заказчика, прямые и косвенные выгоды от использования СЭД оправдывают затраты на ее внедрение уже в первый год эксплуатации.

Систему выбирали по комплексу критериев, главными из которых стали наличие требуемой функциональности, низкая совокупная стоимость владения, реальные примеры внедрений предлагаемого решения в аналогичных структурах и возможность расширения системы в будущем. По этим пунктам EOS for SharePoint наиболее полно подходила для решения поставленных задач. Уже первые результаты использования СЭД показали правильность выбора: система позволила сэкономить рабочее время сотрудников, а также значительно снизить непосредственные расходы на печать.

Банк ВТБ стал первым, кто интегрировал законодательно признаваемую в Азербайджане ЭЦП во внутреннюю систему электронного документооборота

Внедрение EOS for SharePoint стало не только проектом по реализации бизнес-процессов документооборота, но и заложило основы для автоматизации иных внутренних процессов. Некоторые дополнительные задачи возникли уже после старта проекта, в частности потребовалась интеграция в СЭД локальной электронно-цифровой подписи, имеющей юридическую силу на территории Азербайджана. В качестве провайдера ЭЦП было выбрано мобильное электронное удостоверение личности Asan İmza (Асан Имза). Таким образом, Банк ВТБ стал первым, кто интегрировал законодательно признаваемую в Азербайджане ЭЦП во внутреннюю систему электронного документооборота.

Особенностью технологии мобильной подписи Asan İmza является отсутствие необходимости использования дополнительного программного обеспечения или устройств чтения смарт-карт. В качестве электронного удостоверения личности используется мобильный телефон. Сертификаты ключей хранятся на SIM-картах пользователей. При подписании любого документа используется двухфакторная аутентификация.

В целом внедрение СЭД и интеграция с ЭЦП заняли три месяца. На первом этапе на базе новой системы были автоматизированы процессы подачи заявок во внутренние службы банка (ИТ, хозяйственный отдел, HR), работа с входящей и исходящей корреспонденцией, согласование платежных поручений. Был также запущен процесс обработки обращений граждан и несколько других новых сервисов. Таким образом, почти все сотрудники банка так или иначе стали пользоваться EOS for SharePoint.

В перспективе планируется интегрировать СЭД с другими информационными системами банка

Чтобы облегчить персоналу переход на новую систему, для пользователей были подготовлены краткие видеоинструкции с описанием каждого типа процессов. По мере вовлечения в работу с EOS for SharePoint сотрудники все чаще стали выступать инициаторами автоматизации дополнительных процессов. В результате Управление информационных технологий банка приступило к формированию пакета требований для второй фазы проекта. В частности, уже сейчас налажено взаимодействие EOS for SharePoint и службы техподдержки банка — HelpDesk. Это стало возможным за счет наличия функциональных библиотек API SharePoint, существенно упрощающих интеграцию со сторонними IT-решениями. В перспективе планируется интегрировать СЭД с другими информационными системами банка. Также рассматривается возможность использования мобильных рабочих мест.

«Внедрив EOS for SharePoint, мы не только решили поставленные задачи, но и заложили основы для построения более оптимизированных бизнес-процессов. В ближайшем будущем мы планируем перевести на платформу EOS for SharePoint еще несколько бизнес-процессов для повышения их эффективности»,— комментирует результаты первой фазы проекта Эмиль Мехтиев, начальник Управления информационных технологий банка ВТБ (Азербайджан).