Александр Уткин, руководитель департамента «Расчетный центр» группы Qiwi

Для бизнеса в первую очередь актуален вопрос снижения финансовых издержек на рутинных процессах, и чем лучше продуманы механизмы автоматизации, тем эффективнее компания справляется с этой задачей. Кроме того, автоматизированные процессы помогают избежать хаоса в условиях быстрых изменений: они обеспечивают слаженную работу подразделений, связность информационных систем и централизацию работы с ними.

Самый очевидный результат приносит внедрение элементов автоматизации в тех системах, где процессы строились «на коленке» и в итоге содержат много ошибок, нуждаясь в постоянном ручном управлении. В зависимости от масштабов интеграции, можно сравнительно быстро начать экономить. В долгосрочной перспективе усилия стоит направить на интеграцию нескольких процессов и систем.

Основным риском остается неправильная оценка итоговой стоимости и целесообразности работ

Поэтапно внедряя системы автоматизации в Qiwi, мы развиваем уже достаточно эффективный механизм, объединяющий документооборот, управление мастер-данными по контрагентам, процессы учета и контроля финансов, создания отчетности по МСФО и выполнения требований к аудиту компаний. Этот механизм учитывает наше видение эволюции входящих в него процессов, что позволит ему стать еще эффективнее в будущем.

Основным риском остается неправильная оценка итоговой стоимости и целесообразности работ. Затраты на интеграцию и дальнейшую техподдержку продукта могут в результате не покрыться выгодой от его использования. Плохо продуманная автоматизация сделает процессы «тяжелее», усложнит внесение изменений и парадоксальным образом увеличит нагрузку на сотрудников. Исходя из опыта Qiwi, можно дать несколько рекомендаций.

– Определите свои глобальные цели и общее видение будущего продукта.

– Прогнозируйте в перспективе 5–10 лет — понимание своей идеи в таком масштабе повлияет на все дальнейшие ваши решения.

– Проверяйте работоспособность своей идеи на каждом этапе ее реализации. Не бойтесь привлекать пользователей к оценке продукта и с учетом фидбека корректировать решения, которые могли казаться оптимальными.

– Обязательно соблюдайте баланс между гибкостью системы и сложностью в ее дальнейшей поддержке. Каждому бизнесу нужен адекватный продукт, который на самом деле разгрузит проблемные направления.

Каждому бизнесу нужен адекватный продукт, который на самом деле разгрузит проблемные направления

Сейчас есть самые разные коробочные системы, как универсальные, так и со специализацией в отдельных областях. Безусловный плюс таких решений — их цена. В условиях, когда кастомизированные решения остаются финансово непривлекательными для многих компаний, системы «под ключ» — приемлемый вариант для решения некоторых проблем. Вместе с тем меньшая гибкость коробочных продуктов может потребовать более серьезных изменений в процессах компании, что выльется в дополнительные затраты на интеграцию. К тому же такие системы создаются универсальными, что может ограничить реализацию отдельных потребностей заказчика.