Аллокации в управленческом учете — это распределение накладных (косвенных) расходов организации по подразделениям, бизнес-направлениям, продуктам, клиентам, точкам продаж, бизнес-процессам и другим объектам учета с целью оценки их себестоимости.

Применение различных моделей детального распределения затрат до уровня продуктов и клиентов позволяет получить необходимые данные для решения целого комплекса антикризисных задач банка, направленных на снижение издержек и повышение рентабельности. Однако возможности реализации подобных моделей с помощью электронных таблиц, традиционно используемых в банках для расчета аллокаций, ограниченны; на смену им приходит специализированное программное обеспечение.

Сформулируем требования к системе, обеспечивающей автоматизацию аллокаций для поддержки таких задач банка, как мотивация центров прибыли, оптимизация тарифов, повышение прибыльности клиентов и эффективности розничной сети, оптимизация бизнес-процессов. Практические подходы к автоматизации аллокаций рассмотрены на примере проектов, выполненных компанией Intersoft Lab на базе приложения «Аллокации» ВРМ-платформы «Контур».

Мотивация центров прибыли и бизнес-направлений

Аллокации косвенных затрат на центры прибыли (ЦП) или бизнес-направления дают возможность более точно оценить их себестоимость и прибыльность. Затраты переносятся с обеспечивающих подразделений, таких как административно-хозяйственный отдел, ИТ-служба, бухгалтерия, охрана и др., на зарабатывающие подразделения. Доля расходов, аллокируемых на каждый ЦП, определяется на основе таких критериев (или, иначе, баз распределения), как численность персонала подразделения, занимаемые им площади, количество автоматизированных рабочих мест (АРМ), фонд оплаты труда и др. Например, затраты на аренду подсчитываются пропорционально занимаемой подразделением площади, затраты на ИТ  —  по количеству АРМ.

Главное требование к системе автоматизации аллокаций для эффективного решения мотивационных задач — прозрачность расчетов. Центрам прибыли должно быть понятно, какую долю затрат от других подразделений они принимают в свою себестоимость. Это поможет избежать конфликтов и разногласий между подразделениями при оценке их финансовых результатов.

Такая модель аллокаций, например, была автоматизирована в банке «Левобережный» на базе специализированного приложения BPM-платформы «Контур». Косвенные расходы банка распределяются на 130 центров финансовой ответственности, 80 из которых — это ЦП: выполняется 50 шагов аллокаций с предварительным расчетом более 20 баз распределений. Приложение дает возможность сделать обратную трассировку расчета и просмотреть полученные результаты на каждом шаге аллокаций. В результате бизнес-подразделения могут видеть все детали формирования своей доли косвенных затрат.

Подобные модели, как правило, отличает простота реализации, поэтому для банка «Левобережный» методическая постановка была сделана «на лету» в ходе проекта автоматизации. Приложение обладает развитым инструментарием для настройки аллокаций и позволяет оперативно моделировать и изменять методику расчета.

Оптимизация тарифной политики, оценка прибыльности клиентов и эффективности розничной сети

Распределение затрат на банковские продукты, клиентов и точки продаж помогает получить детальную информацию для оценки их себестоимости и поиска возможностей оптимизации использования ресурсов. Аллокации выполняются последовательно сначала для ЦП, в том числе для точек продаж, а затем и для банковских продуктов и клиентов.

Базы распределения затрат на продукты и клиентов, как правило, вычисляются на основе объемов выполняемых услуг, например объемов продаж или услуг, предоставленных клиенту. Обеспечить расчет и поддержку в актуальном состоянии таких баз распределения «вручную» либо с помощью MS Excel невозможно, особенно если банк крупный, предлагает сотни продуктов и обслуживает несколько миллионов клиентов. Поэтому ключевые требования к системе автоматизации таких моделей — поддержка расчета баз распределений.

Модель многоуровневого разнесения накладных расходов на базе приложения «Аллокации» реализовал казахстанский банк «ЦентрКредит». Она содержит 41 шаг последовательного распределения прямых и косвенных затрат на центры финансовой ответственности (40 ЦФО разных типов), на банковские продукты (более 150) и клиентов (свыше 300 000). Приложение обеспечивает автоматизированный расчет более 600 000 весов распределения на основе информации из корпоративного хранилища данных.

Оптимизация бизнес-процессов

Распределение затрат на бизнес-процессы позволяет получить данные для решения задач управления их эффективностью. Процессно-ориентированная модель обеспечивает перенос косвенных расходов на операции, составляющие бизнес-процесс, используя в качестве базы распределения время выполнения операций. Модель довольно сложно реализовать, поскольку для этого необходимо описать все бизнес-процессы и оценить время выполнения операций по продаже продуктов и обслуживанию клиентов. «Ручные» замеры времени, для которых привлекаются сотни исполнителей, доступны не каждому банку и неэффективны, поскольку временные показатели быстро устаревают из-за изменения организационной структуры, бизнес-процессов, персонала на местах и т. п. Теоретически источниками данных могут стать системы фронт-офиса, если они фиксируют время выполнения операций, а также системы электронных очередей. Однако на практике даже с их помощью сложно обеспечить адекватную подпитку системы аллокаций временными показателями.

Чтобы воспользоваться преимуществами процессно-ориентированного подхода при выполнении аллокации и избежать указанных трудностей, можно упростить модель и прибегнуть к нормированию операций, как сделал банк «ЦентрКредит», или использовать функционально-производственные анкеты, в которых устанавливаются относительные величины затрачиваемых временных и трудовых ресурсов (такой подход выбрал банк «Возрождение»). Это позволит получать более точную оценку себестоимости банковских продуктов и клиентов, оценивать стоимость простоев розничной сети.

Главное требование к системе автоматизации такой модели — высокая производительность, поскольку при выполнении аллокаций за отчетный период создаются миллионы записей в базе данных. Известны случаи, когда в банках расчеты аллокаций идут по несколько суток на основе «самодельных» решений. Используя специализированное приложение «Аллокации», банк «ЦентрКредит» всего за 15–20 минут выполняет ежемесячный расчет аллокаций, в котором используется более 1,5 млн бухгалтерских записей о расходах.

Елена Трунова, эксперт компании Intersoft Lab