Тем более, если речь идет о принятии коллегиальных решений, когда требуется учесть мнения и доводы множества людей, обсудить ряд вопросов, причем не по одному разу. Однако, решения для автоматизации таких задач все-таки существуют, хотя и редки на рынке. Разработкой подобного решения занялась молодая компания «Дэшборд Системс», которая создала систему для автоматизации работы коллегиальных органов, в том числе, для такого востребованного в банках направления, как деятельность кредитных комитетов. О компании и ее продукте рассказал генеральный директор «Дэшборд Системс» Владимир Бернштейн.

- Владимир, расскажите немного о вашей компании.

- Наша компания – ОАО «Дэшборд Системс» – была основана с целью создания и вывода на российский рынок программного обеспечения для автоматизации работы коллегиальных органов управления. Летом 2013 г. мы выпустили первую версию нашего продукта BoardMaps для поддержки деятельности советов директоров, правлений и комитетов, в том числе, кредитных комитетов. Сегодня BoardMaps пользуются Московская биржа, несколько банков, и многие другие клиенты.

- Почему было принято решение заняться именно этим направлением? На ваш взгляд, таких решений не хватает на российском рынке?

- Насколько мне известно, российских решений такого рода нет вообще. Есть несколько продуктов американского производства, но у них есть ряд недостатков, поскольку по современным меркам они разрабатывались достаточно давно — 4-5 лет назад. По сути, они служат средством предварительного ознакомления членов коллегиального органа с материалами предстоящего заседания, позволяя читать документы на своем iPad. На самом деле, их работа этим не ограничивается – вопросы повестки нужно готовить, то есть, вырабатывать формулировки, обсуждать и согласовывать материалы, предлагать различные проекты решений, в том числе, альтернативные. И только когда вопрос подготовлен, он может быть включен в повестку предстоящего заседания, например, кредитного комитета в банке.

Поскольку речь идет о документах, которые зачастую содержат сведения, составляющие коммерческую тайну, нужно предусмотреть защиту информации на должном уровне и в соответствии с требованиями регулятора, что можно сделать только используя сертифицированные российские СКЗИ. Понятно, что американские разработки имеют меньше шансов удовлетворить требования служб безопасности российских заказчиков. Оценив перспективы рынка, мы решили создать российский продукт для автоматизации работы коллегиальных органов, превосходящий американские аналоги. Наш BoardMaps позволяет не только читать и аннотировать документы, но и проводить голосование, создавать поручения, следить за их выполнением, иначе говоря, поддерживает полный жизненный цикл вопроса — от его возникновения до исполнения принятого решения.

Мы запатентовали в Роспатенте новый термин – вопросооборот, чтобы подчеркнуть отличие нашего подхода от традиционного документооборота. Наш вопросооборот – это реализация концепции кейс-менеджмент (case management) применительно к задачам автоматизации коллегиальных органов управления, где вопрос (case) является центральным элементом, вокруг которого строится вся работа. Потому что перед советом директоров или комитетом не стоит задача просто обсудить или рассмотреть вопрос, а довести его до логического завершения. Именно этот бизнес-процесс мы автоматизируем при помощи BoardMaps.

- Почему вы делаете акцент на работе кредитных комитетов?

- Чтобы кредитная фабрика в банке работала бесперебойно и эффективно, кредитный комитет должен регулярно проводить свои заседания, которые должны быть идеально подготовлены. Бумажные документы или даже электронная почта не слишком хорошо для этого подходят, потому что членам комитета нужно работать не с отдельными документами, а с вопросами. На подготовительном этапе нередко возникает необходимость дополнительно обсудить тот или иной вопрос, отправить его на доработку, дополнить или исправить проект решения, предложить альтернативу. Именно из этих шагов складывается бизнес-процесс работы кредитного комитета.

- Каким образом BoardMaps позволяет повысить эффективность работы кредитных комитетов?

- В первую очередь, за счет автоматизации рутинных действий по подготовке вопросов и заседаний, средств коллективной работы и мобильного доступа ко всей информации кредитного комитета. Если выделить основные преимущества, которые получает организация от внедрения системы, это будет сокращение времени на подготовку заседаний, повышение прозрачности прохождения кредитных заявок и обеспечение информационной безопасности документов кредитного комитета даже при удаленном доступе к ним с iPad.

- Как обычно организована работа кредитных комитетов в банках?

- В зависимости от банка и принятых в нем правил кредитный комитет проводит свои заседания 1-2 раза в неделю, или ежедневно при наличии заявок. В связи с этим информационная система должна позволять гибко планировать заседания и заранее оповещать участников. Кроме того, на заседаниях кредитного комитета присутствует множество специалистов из разных отделов: кредитного, юридического, залоговой службы, службы безопасности, управления рисками, которые членами комитета не являются, но активно участвуют в его работе. Член кредитного комитета может направить вместо себя другого сотрудника в качестве заместителя, наделив его своими полномочиями.

Следовательно, необходимо, чтобы информационная система могла позволять заменить участника конкретного заседания с предоставлением ему права голоса. Численный состав кредитного комитета зависит от банка, но не может быть меньше пяти человек, имеющих право голоса, так как это минимально допустимое законодательством количество. На практике встречаются кредитные комитеты с количеством членов больше двадцати человек. Удобство работы в системе не должно зависеть от количества пользователей.

- Подготовка документов к заседанию комитета также входит в задачи системы? Как сочетается работа BoardMaps и системы электронного документооборота в банке?

- Своевременная рассылка материалов, для того чтобы все участники успели с ними ознакомиться, является важной частью подготовки к заседанию кредитного комитета. Система должна контролировать ход подготовки материалов и уведомлять участников об их поступлении и всех изменениях. Пакет документов на получение кредита обычно включает заявку и досье заемщика, заключения кредитного и юридического отделов, а также службы безопасности, но не бывает строго фиксированным – клиент может предоставить любые дополнительные документы или они могут быть затребованы банком.

Также важно иметь подготовленный перед заседанием проект решения, чтобы сразу после обсуждения можно было включить его в протокол, возможно, с учетом высказанных замечаний. Исходя из этого, информационная система должна уметь работать с документами, относящимися к конкретным заседаниями и конкретным кредитным вопросам, а также позволять вносить изменения в документы непосредственно на заседании. При этом следует учесть, что кредитный комитет функционирует в сложной информационной инфраструктуре современного банка, поэтому система автоматизации его работы должна бесшовно интегрироваться с уже существующими системами документооборота и с кредитной фабрикой.

- Важным моментом является голосование по вопросам, вынесенным на повестку дня кредитного комитета. Что здесь требуется от информационной системы?

- Условия проведения голосования различаются от банка к банку. Требования могут быть, например, следующие: правило кворума, т. е., присутствие на заседании более половины участников комитета с правом решающего голоса, а при обсуждении особо важных решений – как минимум, 2/3 его членов; использование права вето одним из участников; правило, что при равенстве голосов голос председателя является решающим; может быть требование обязательного участия в заседании председателя кредитного комитета или его заместителя.

Следовательно, система должна позволять гибко настраивать условия голосования и позволять принимать решения в зависимости от правил, установленных в данном кредитном комитете. Действительно специфической особенностью кредитных комитетов, отличающей их от других коллегиальных органов является форма голосования, которая включает в себя только варианты голосования «За» и «Против». Голосуя «Против», можно высказать особое мнение и отразить его в протоколе. А вот варианта «Воздержался» для принятия решения о кредите нет. Информационная система должна учитывать эти особенности. Уже упоминалось о праве вето. Наличие этого правила требует от информационной системы возможности указать как в протоколе, так и при отображении результатов голосования в системе, что было наложено вето таким-то членом кредитного комитета. Решение может быть «условно положительным», т. е., при выполнении заемщиком дополнительных условий, которых не было при подаче заявки на кредит. Поэтому в системе должна быть возможность внести эти условия в результаты голосования и отразить их в протоколе заседания или отдельном решении по конкретной заявке.

- Что еще следует делать системе?

- Например, отслеживать продолжительность заседаний, состав участников. Длительность заседаний зависит от правил, принятых в банке. Бывают кредитные комитеты, где заседания длятся несколько часов, в течение которых рассматривается до 60 заявок. Информационная система должна обеспечить удобство работы как с несколькими заявками, так и с десятками, особенно, когда речь идет о процессе голосования. Как я уже говорил, в кредитном комитете могут быть установлены правила обязательного участия в заседании некоторых лиц.

Например, председателя комитета или руководителя подразделения по управлению кредитными рисками. Система должна в случае их отсутствия выдавать предупреждение, о том, что кворум не собран. На заседании кредитного комитета могут быть приглашенные участники, которые не являются членами комитета, например, кредитный менеджер, представляющий заемщика, или, в особых случаях, непосредственно представитель клиента банка. Таким образом, система должна позволять добавлять в участники заседания третьих лиц, контролируя регламент их присутствия.

- Контроль выполнения решений также должен быть возложен на систему?

- Для обеспечения выполнения принятых решений, система должна иметь механизм постановки поручений конкретным лицам по решениям, принятым на заседании и автоматически контролировать исполнение поручений на всех этапах. Следует учитывать, что вопрос может быть перенесен на другое заседание этого же комитета или на вышестоящий кредитный комитет или на комитет по управлению рисками – это может произойти, например, при наложении вето на решение. В данном случае информационная система должна позволять продолжить рассмотрение вопроса на другом заседании этого же или другого комитета с сохранением всей его истории, включая ранее принятые решения, голосования, обсуждения и материалы.

- Какие еще особенности следует принять во внимание при построении системы автоматизации работы кредитного комитета?

- В кредитных комитетах широко применяется заочное голосование по незначительным вопросам, например, исправлению технических ошибок прошлых заседаний, т. е. по вопросам, которые не требуют очного обсуждения. В этом случае информационная система должна обеспечить проведение заочного голосования его юридическую значимость (при помощи электронной подписи). Кроме того, система должна поддерживать возможность удаленного участия в очных заседаниях, включая голосование по рассматриваемым вопросам. Для этого применяются мобильные устройства iPad, чтобы использовать такие возможности как обмен мгновенными конфиденциальными сообщениями, ведение общего форума, трансляция презентуемых материалов и видеоконференцсвязь. При очном голосовании также можно использовать ЭЦП.

- Как решается вопрос обеспечения безопасности информации и контроля доступа в системе?

- Обеспечению информационной безопасности мы уделили самое большое внимание при разработке BoardMaps. Для защиты информации, циркулирующей внутри системы, мы используем шифрование данных, как при их передаче, так и при хранении на серверах системы и на рабочих мобильных или стационарных местах членов кредитного комитета. Также реализована возможность удаленного уничтожения всех данных на мобильном рабочем месте при его утере или краже. Кроме того, система позволяет члену кредитного комитета хранить в зашифрованном виде на своем iPad документы и материалы, не связанные с какими-то конкретными заседаниями и поручениями для оперативной работы с ними. Применение вышеперечисленных мер позволяет защитить жизненно важную для банка информацию, не осложняя при этом работу пользователей в системе.

- BoardMaps – полностью ваша разработка или используется какая-то готовая платформа?

- Это полностью собственная разработка нашей компании, построенная с использованием открытого технологического стека компании Microsoft.

- Сколько времени занимает внедрение вашего продукта в банке?

- Установка системы на сервере заказчика занимает несколько часов. Если нет необходимости интегрироваться с системой электронного документооборота или другими системами, то запуск системы можно произвести через несколько дней. Если у банка есть необходимость использования электронных подписей для участников комитета, то потребуется чуть больше времени, порядка недели. Это нужно для записи электронных сертификатов и предоставления их членам комитета.

- BoardMaps - единственный продукт вашей компании?

- Да, мы монопродуктовая компания.

- Планируете ли вы расширять продуктовую линейку, предлагать какие-то другие решения?

- Это наше основное направление и пока мы не собираемся заниматься чем-то еще. Мы работаем над расширением возможностей BoardMaps: будут добавлены более гибкие маршруты согласования, расширен набор шаблонов документов. Планируем разработку add-in-модуля к текстовому редактору MS Word, чтобы создавать вопросы в текстовом редакторе и автоматически размещать их в BoardMaps для общего обсуждения. Мы собираемся углублять продукт, а не расширять линейку. Вопросы автоматизации работы коллегиальных органов управления в России еще очень далеки от решения, только малое число компаний использует какие-либо информационные системы. Между тем, работа банков во многом построена на принятии решений коллегиальными органами. Думаю, работы в этом направлении нам хватит еще на годы вперед.