В рамках проверки службы внутреннего аудита речь не идет о фундаментальном анализе эффективности того или иного направления деятельности кредитной организации или ее структурного подразделения. Однако провести самый общий анализ на основе имеющихся данных (как это делают, в частности, представители Центрального банка на своих проверках) всегда полезно.

Особенно если объем рассматриваемых операций составляет значительную часть в общем объеме операций банка.

Общий экономический анализ осуществления банком валютно-обменных операций

Такой анализ проводится на предмет определения:

- объема аудиторской проверки;

- относительной эффективности работы с валютными ценностями (наличной иностранной валютой и чеками (в том числе дорожными чеками), номинальная стоимость которых указана в иностранной валюте).

Оценка эффективности работы с наличной иностранной валютой осуществляется на основе динамики изменения:

- объема купленной и проданной наличной иностранной валюты в абсолютных и относительных показателях;

- финансового результата (прибыли, убытка) от операций покупки-продажи валюты.

Анализируется динамика объемов купленной и проданной валюты, финансовый результат от операций покупки-продажи на отчетные даты в проверяемом периоде. Сопоставляется фактический результат от указанных операций с плановыми показателями.

Для проведения анализа эффективности совершения валютно-обменных операций понадобятся:

- отчет о прибылях и убытках (ф. 0409102);

- ф. № 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте»;

- ф. № 0409207 «Сведения об имеющих признаки подделки денежных знаках, переданных территориальным органам внутренних дел»;

- ф. № 0409401 «Отчет уполномоченного банка об иностранных операциях»;

- ф. № 0409601 «Отчет об операциях с наличной иностранной валютой и чеками в иностранной валюте»;

- ф. № 0409634 «Отчет об открытых валютных позициях»;

- внутрибанковская (управленческая) отчетность по валютно-обменным операциям;

- реестры операций с наличной валютой и чеками (в электронном виде).

В отчете о прибылях и убытках доходы от операций покупки-продажи иностранной валюты в виде курсовых разниц отражаются по символу 12201 «Доходы от купли-продажи иностранной валюты в наличной и безналичной формах», расходы – по символу 22101 «Расходы по купле-продаже иностранной валюты в наличной и безналичной формах». Как правило, для отражения доходов и расходов по операциям купли-продажи наличной валюты с участием физических лиц открываются отдельные лицевые счета – в рамках данной проверки нас интересуют именно они (вернее, обороты по ним).

Если отдельных лицевых счетов для учета курсовых разниц по операциям купли-продажи наличной иностранной валюты не предусмотрено, следует упомянуть о целесообразности введения такого аналитического учета в рекомендациях по итогам проверки.

Помимо курсовых разниц, тарифной политикой банка может быть предусмотрено взимание комиссий с клиентов. Комиссионные вознаграждения, получаемые кредитной организацией при совершении операций покупки-продажи наличной иностранной валюты, могут отражаться в отчете о прибылях и убытках по символам:

- 12102 «Вознаграждение за расчетное и кассовое обслуживание»;

- 12406 «От оказания консультационных и информационных услуг»;

- 16201 «За проведение операций с валютными ценностями»;

- 16202 «От оказания посреднических услуг по брокерским и аналогичным договорам»;

- 16203 «По другим операциям».

На практике желательно свести к минимуму количество комиссий, взимаемых с клиентов – физических лиц при совершении операций покупки-продажи иностранной валюты, так как эти комиссии:

- зачастую дезинформируют клиентов относительно реальной стоимости услуг банка;

- не приветствуются Роспотребнадзором, прокуратурой и судебными органами;

- увеличивают трудоемкость совершения операций банковскими работниками и, соответственно, уровень операционного риска.

В идеале доходом банка по таким операциям должна являться только курсовая разница (символ 12201 ОПУ).

По прочим операциям, совершаемым с наличной иностранной валютой (они перечислены в главе 3 Инструкции Банка России от 16 сентября 2010 года № 136-И), практика взимания комиссионных вознаграждений никаких вопросов не вызовет.

Основная информация об операциях с наличной иностранной валютой содержится в отчетах ф. 0409601, составляемой ежемесячно. Здесь мы находим данные об остатках и движении наличной валюты и чеков в разбивке по видам валют, видам операций и даже видам контрагентов по операциям (резидентам и нерезидентам).

Единственное, чего здесь нет – это финансовых результатов валютнообменных операций; но их, как уже было сказано, мы найдем в отчете о прибылях и убытках.

Данные об объемах сделок по покупке и продаже наличной иностранной валюты, полученные из ф. 0409601, реестров и управленческой отчетности, можно сверить с информацией о приходе и расходе наличных рублей из отчета ф. № 0409202 «Отчет о наличном денежном обороте»:

- по символу 30 «Поступления от продажи физическим лицам наличной иностранной валюты»;

- по символу 57 «Выдачи при покупке у физических лиц наличной иностранной валюты».

Кроме того, информация об изменении объема наличной иностранной валюты в отчетном периоде содержится в отчете ф. № 0409401 «Отчет уполномоченного банка об иностранных операциях» (строка 1А1 «Наличная иностранная валюта», подраздел 1А «Движение иностранных активов (требований к нерезидентам) и доходы, начисленные к получению по ним»).

Кстати, из этого же отчета можно извлечь сводную информацию об операциях с чеками (в том числе дорожными чеками), выпущенными нерезидентами, если таковые входят в предмет вашей проверки.

Сравнительный анализ данных всех перечисленных выше отчетов позволит, кроме всего прочего, сделать выводы об их достоверности.

Сопоставив объемы купленной и проданной валюты с доходами, полученными от этих операций, можно сделать вывод об их эффективности (доходности).

Те же самые данные в динамике рассматриваем не менее чем за две квартальных даты до начала проверки (а лучше – или за год, или с даты последней проверки этого направления). При этом рассматривается динамика изменений:

- объемов покупки и продажи наличной иностранной валюты;

- разниц между установленными курсами покупки и продажи;

- доходности указанных операций;

- среднего размера одной (разовой) сделки.

Делаются выводы о складывающихся тенденциях.

Впрочем, с выводами в данном случае торопиться нежелательно. Например, падение (отсутствие роста) объемов и/или доходности валютнообменных операций может объясняться в той или иной степени:

- неадекватной политикой установления обменных курсов валют (в том числе в части установления разных курсов иностранных валют для разных сумм покупаемой или продаваемой иностранной валюты);

- недостаточным маркетинговым сопровождением этого направлении бизнеса;

- неудачным расположением внутренних структурных подразделений (ВСП) банка, осуществляющих операции с наличной иностранной валютой;

- плохо организованной системой обеспечения кассиров авансами в рублях и иностранной валюте;

- возможными мошенническими действиями со стороны персонала ВСП или сторонних лиц (высоком уровне операционного риска);

- наконец, стратегической незаинтересованностью руководства кредитной организации в развитии этого вида бизнеса.

Тем не менее, даже самый простой и поверхностный анализ бухгалтерской и управленческой отчетности, проведенный перед началом проверки, может подсказать, на что следует обратить внимание в ее процессе.

Отрицательными (или, по меньшей мере, настораживающими и требующими дальнейшего разбирательства) факторами следует считать:

- значительное снижение объемов покупки и продажи наличной иностранной валюты;

- слишком большая или слишком маленькая разница между курсом покупки или курсом продажи наличной валюты (ориентирами здесь могут служить курсы покупки-продажи иностранных валют, предлагаемые другими кредитными организациями – особенно крупными);

- снижение доходности операций;

- уменьшение времени работы ВСП по обслуживанию клиентов в связи с израсходованием кассирами полученных авансов;

- наличие и увеличение количества претензий (устных и письменных) со стороны клиентов относительно качества обслуживания при совершении валютнообменных операций;

- наличие и увеличение количества выявленных при пересчете фальшивых купюр (как в иностранной валюте, так и в российских рублях), полученных от физических лиц;

- наличие и рост количества претензий к совершению валютнообменных операций со стороны контролирующих органов и внешнего аудита.

Информацию о претензиях клиентов к качеству обслуживания в подразделениях кредитной организации при совершении операций с наличной валютой можно найти, в частности, на специализированных форумах в сети Интернет; как правило, подобные происшествия там описываются весьма красочно, с указанием конкретных подразделений, календарных дат и действующих лиц.

О качестве работы сотрудников кассовых подразделений и о достаточности технической оснащенности этих подразделений можно отчасти судить по количеству выявленных при пересчете денежных знаков, имеющих признаки подделки. Такая информация содержится, в частности, в отчетах ф. 0409207 «Сведения об имеющих признаки подделки денежных знаках, переданных территориальным органам внутренних дел».

Если объем совершаемых банком в течение дня операций обмена валют значителен, может возникнуть угроза нарушения предельной величины открытой валютной позиции. Оценить величину такого риска поможет изучение отчетов ф. 0409634 «Отчет об открытых валютных позициях».

Риск-ориентированный контроль

Основной вид риска, присущий валютно-обменным операциям – операционный. Сопутствующими рисками можно считать риск ликвидности, валютный, репутационный и страновой.

К самым серьезным операционным рискам при работе с наличной иностранной валютой можно отнести риски хищения и утраты наличных денег, а также риски мошеннических действий персонала ВСП кредитной организации при обслуживании клиентов.

Причинами высокого уровня операционного риска в данном случае могут являться:

- несоответствие внутрибанковских порядков и процедур осуществления операций с иностранной валютой характеру и масштабам деятельности кредитной организации и (или) требованиям действующего законодательства;

- нарушение технологических процессов, процедур и внутрибанковских нормативных документов должностными лицами кредитной организации и (или) иными лицами вследствие непреднамеренных или умышленных действий или бездействия;

- несоразмерность (недостаточность) функциональных возможностей (характеристик) применяемых кредитной организацией информационных, технологических и других систем, а также их отказы (нарушения функционирования), в том числе в результате внешних событий.

Риск хищения или утраты наличных денежных средств и других ценностей в подразделениях, осуществляющих операции с наличной иностранной валютой, может возникнуть вследствие:

- недостаточной технической оснащенности ВСП;

- недостаточной квалификации персонала ВСП, непосредственно осуществляющего операции с наличной иностранной валютой;

- недостаточной личной ответственности сотрудников ВСП;

- возникновения конфликта интересов среди служащих, осуществляющих обслуживание клиентов;

- недостаточной и/или неверно выстроенной технологии совершения валютнообменных операций.

При проверке технической оснащенности ВСП, осуществляющих операции с наличной иностранной валютой, следует обратить внимание на:

- наличие действующих договоров страхования денежных средств и ценностей (имущественное страхование наличных денег предусмотрено пунктом 1.4. Положения Банка России от 24 апреля 2008 года № 318-П «О порядке ведения кассовых операций и правилах хранения, перевозки и инкассации банкнот и монеты Банка России в кредитных организациях на территории Российской Федерации»);

- оснащенность кассовых узлов оборудованием для выявления фальшивых купюр и монет и степень его чувствительности;

- оснащенность кассовых узлов сейфами соответствующего класса защиты, противопожарными устройствами, устройствами для пересчета и упаковки банкнот и монеты;

- оснащенность рабочего места кассового работника кнопкой тревожной сигнализации, телефонной связью.

Уровень квалификации персонала оценивается путем проверки личных дел сотрудников ВСП, оценки уровня их образования и стажа работы, проверки наличия внутренних и внешних сертификатов, свидетельствующих о прохождении специального обучения, в том числе по признаками подлинности различных валют зарубежных стран.

Необходимо проанализировать все имевшиеся в проверяемом периоде случаи возникновения излишков и недостач, в том числе те, по которым не были выявлены лица, виновные в их возникновении.

Для выявления риска недостаточной личной ответственности анализируются должностные инструкции кассовых работников ВСП и договоры о полной материальной ответственности, заключенные с ними; приказы о назначении лиц, ответственных за сохранность ценностей. Следует установить, существуют ли (применялись ли) к ответственным сотрудникам санкции в случае выявления нарушений, и являлись ли эти санкции адекватными.

Вероятность возникновения конфликта интересов повышается при наличии родственных связей между сотрудниками ВСП и других факторов, способствующих потенциальному сговору ответственных лиц и/или возможностей мошенничества (в том числе совмещение одним лицом функций по выполнению операций и контроля за ними).

При проверке адекватности применяемой технологии совершения операций с наличной иностранной валютой анализируется:

- порядок снабжения работников ВСП специальной литературой и информацией (альбомами банкнот иностранных государств, рассылочными материалами Банка России по выявлению признаков фальшивых денежных знаков и т.д.);

- достаточность и актуальность внутренней нормативной базы кредитной организации по совершению операций с наличной иностранной валютой, порядок согласования, утверждения и доведения документов до структурных подразделений;

- уровень информированности должностных лиц о последних изменениях, внесенных в законодательные и внутрибанковские нормативные акты;

- степень исполняемости должностными лицами нормативной базы и причины неисполнения внутренних документов, если таковые имеются (недостаточность штатов, технические сложности, невыполнимые требования, неверное распределение ответственности и ответственности и др.).

Качество управления операционным риском в части операций с наличной иностранной валютой можно оценить по следующим параметрам (показателям):

- наличие или отсутствие лиц, отвечающих за методологию данного направления деятельности;

- степень внимания к проблемам технологии валютнообменных операций со стороны должностных лиц, в том числе руководства кредитной организации (рассматривается служебная переписка по данным вопросам, протоколы совещаний и заседаний коллегиальных органов банка);

- степень автоматизации валютнообменных операций и ее эффективность;

- степень и качество взаимодействия подразделений, отвечающих за методологию работы с наличной иностранной валютой и ее техническую оснащенность;

- наличие встроенных в технологический процесс контрольных процедур;

- выделение функций контролирующих работников.

Кроме всего прочего, следует проанализировать базу операционных убытков, выявленных в проверяемом периоде, а также данные о штрафных санкциях по результатам проверок операций с наличной иностранной валютой внешними контролирующими органами. Необходимо также изучить документы, свидетельствующие о проведенной работе по устранению и анализу причин возникновения выявленных нарушений, излишков и недостач.

Характерные ошибки и нарушения

К часто встречающимся нарушениям при совершении операций с валютными ценностями можно отнести следующие:

1) Отсутствуют или являются неактуальными (неполными, недостаточно корректными) внутренние документы, определяющие политику, ценовые ориентиры и порядок осуществления операций с валютными ценностями, в том числе:

- порядок принятия решений об установлении и изменении курсов покупки и продажи иностранных валют, тарифов банка по операциям с валютными ценностями;

- лимиты и ограничения на совершение операций (в том числе в части контроля за соблюдением лимита открытой валютной позиции);

- порядок ведения и хранения реестров операций с наличной валютой и чеками, а также форму реестров (в том числе дополнительные графы, помимо установленных Приложением 1 к Инструкции № 136-И).

2) Процедуры и порядок осуществления операций с валютными ценностями, в том числе валютно-обменных операций, применяемые в кредитной организации, не соответствуют действующим правилам, в том числе:

- требованиям валютного законодательства, нормативным актам Банка России;

- требованиям международного законодательства и обычаям делового оборота;

- параметрам, установленным тарифной политикой, решениями коллегиального органа управления или другими распорядительными документами банка.

3) Совершение операций с наличной иностранной валютой осуществляется с нарушением действующего порядка, в том числе:

- адрес ВСП, осуществляющего операции с наличной иностранной валютой, и/или наименование кредитной организации не соответствуют данным, указанным в правоустанавливающих документах кредитной организации;

- операции с валютными ценностями осуществляются ВСП до завершения процедур регистрации и открытия подразделения;

- операции с валютными ценностями, совершаемые ВСП, не соответствуют перечню операций, делегированных этому подразделению в соответствии с требованиями Инструкции Банка России от 2 апреля 2010 года № 135-И «О порядке принятия Банком России решения о государственной регистрации кредитных организаций и выдаче лицензий на осуществление банковских операций»;

- в подразделении осуществляются исключительно операции по покупке-продаже иностранной валюты (работа в режиме «обменного пункта»);

- в помещениях ВСП, в которых осуществляются операции с наличной иностранной валютой, отсутствует информационный стенд, предусмотренный пунктом 2.1. Инструкции № 136-И, либо имеющаяся информация представлена в неполном (некорректном, неактуальном, не соответствующем действительности) виде;

- курсы покупки и/или продажи наличной иностранной валюты, комиссии по операциям с валютными ценностями не соответствуют параметрам, установленным тарифной политикой кредитной организации, распоряжениям на установление курсов валют;

- установление и/или изменение курсов иностранных валют осуществляется должностными лицами, в полномочия которых не входят указанные функции, либо не оформляется документально в установленном порядке;

- устанавливаются неправомерные ограничения:

- на покупку и/или продажу находящихся в обращении денежных знаков иностранных государств по их номиналу и годам выпуска;

- по суммам покупаемой и продаваемой наличной иностранной валюты (за исключением ограничений по работе с монетами);

- допускается установление разных курсов иностранных валют для разных номиналов денежных знаков иностранных государств;

- кассовый работник не выдает клиенту – физическому лицу при совершении валютно-обменной операции подтверждающий документ;

- допускается необоснованное округление сумм, выплачиваемых клиентам при совершении операций покупки или продажи наличной иностранной валюты, до целых величин (результатом таких действий становятся излишки или недостачи);

- не оформляются все необходимые первичные документы и учетные регистры, предусмотренные действующим законодательством, нормативными актами и внутрибанковскими правилами;

- при совершении валютно-обменных операций не производится идентификация клиентов – физических лиц в случаях, предусмотренных законодательством о противодействии легализации преступных доходов (статья 7 Федерального закона № 115-ФЗ);

- фактические условия сделок не соответствуют установленным курсам покупки, продажи и обмена валют.

4) Допускаются нарушения при отражении в бухгалтерском учете и отчетности операций с валютными ценностями, в том числе:

- нумерация лицевых счетов, участвующих в отражении в бухгалтерском учете операций с валютными ценностями, не соответствует требованиям, установленным Положением № 302-П и/или внутрибанковским правилам нумерации лицевых счетов;

- аналитический учет по балансовым и внебалансовым счетам ведется с нарушениями требований, установленных Частью II Положения № 302-П;

- отсутствуют или оформляются с нарушениями первичные документы, подтверждающие правильность отражения в бухгалтерском учете операций с валютными ценностями.

5) Допускаются нарушения при составлении реестров с наличной иностранной валютой и чеками, в том числе:

- форма реестра не соответствует требованиям Приложения 1 к Инструкции № 136-И (например, отсутствуют необходимые графы, либо имеются дополнительные графы, не предусмотренные внутрибанковскими нормативными документами);

- не все операции с наличной иностранной валютой, подлежащие отражению в реестре, в него включаются;

- допускается ведение нескольких реестров одним кассиром в течение рабочего дня;

- реестры на бумажном носителе не помещаются в кассовые документы дня.

6) Допускаются нарушения при приеме денежных знаков иностранных государств для направления на инкассо, в том числе:

- в заявлении на прием на инкассо денежных знаков не указываются необходимые реквизиты клиента – физического лица и каждого денежного знака;

- кассовым работником не составляется (составляется с нарушением установленного порядка) квитанция о приеме на инкассо денежных знаков иностранных государств;

- не соблюдается процедура выплаты возмещения физическому лицу за принятые на инкассо денежные знаки.

7) Допускаются нарушения организационного характера, в том числе:

- в должностных инструкциях сотрудников банка, участвующих в осуществлении операций с валютными ценностями, отсутствуют указания соответствующих функций, прав и обязанностей, либо имеется неполное (неточное) их указание, допускается дублирование функций;

- отсутствует или не соблюдается порядок передачи функций в случае отсутствия лиц, участвующих в осуществлении операций с валютными ценностями;

- не учтены в работе ранее вынесенные замечания по результатам предыдущих проверок операций с валютными ценностями.

Продолжение следует.