Bankir.Ru
6 декабря, вторник 19:15

Объявление

Свернуть
Пока нет объявлений.

Организация хранения бухгалтерских документов

Свернуть
X
  • Фильтр
  • Время
  • Показать
Очистить всё
новые сообщения

  • Организация хранения бухгалтерских документов

    Всем привет!..

    Мне известны два варианта хранения бухгалтерских документов.
    Первый: по каждому счету первого (или кому как удобно) порядка ведется папка; каждый мемордер печатается в трех экземплярах, один из них идет в папку счета дебета, второй - счета кредита, третий - в документы дня. Таким образом, в наличии всегда есть папки по крупным счетам, где сброшюрованы выписки по счетам с приложением мемордеров за некоторый период (они потом прошиваются) и документы дня, где лежат бухгалтерский журнал, мемордера, кассовые ордера и бумажка по п.4.8. Раздела 4 "Хранение документов" части 3 "Организация работы по ведению бухгалтерского учета" Правил 61, сброшюрованные за каждый день.
    Второй: никаких папок нет, каждый мемордер печатается в одном экземпляре, ну и далее по Правилам 61.
    Если не затруднит, хотелось бу услышать аргументы сторонников той или другой схемы (если они тут есть ), или просто - кто как делает...

    С ува...

  • #2
    Первый вышеописанный вариант:
    Всё так, как Вы описали, если счета внутрибанковские. Если счёт по дебету или по кредиту (или оба одновременно) - клиентский, то нужно предусмотреть ещё один экземпляр мемориального ордера (или два экземпляра) для клиента (клиентов).
    Думаю, что в случае если папка - банковского внутреннего (транзитного) счёта, можно не обращать внимание на наличие подлинников (подписей) на мемордере (можно распечатать лишний раз с экрана/из базы - в любое время или "отксерить"), поскольку, всегда должен быть полностью оформленный (первый экземпляр) мемориальный ордер "с основаниями" в документах дня.

    Второй вариант:
    Если имеется ввиду, что тот один экземпляр - только в документы дня, то так можно теоретически. На практике же, исполнители проводок будут всегда сохранять себе ещё один экземпляр мемордера и пояснительные документы, записки к нему - получится недоделанный Первый вариант.

    Третий вариант:
    Хранить документы в электронном виде - так в основном, делают по автоматическим проводкам. В документы дня распечатывают реестры проводок.

    Комментарий


    • #3
      colleague
      ИМХО, первый приведенный Вами пример противоречит п. 4.3 части III Правил 61:

      Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Подборка документов осуществляется работником, на которого возложено формирование документов дня.
      Допускается формирование мемориальных документов по пачкам, формируемым для передачи информации на обработку. При этом документы помещаются в папку вместе с лентами их подсчета.
      Документы, затрагивающие по дебету более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам.
      В отдельные сшивы (папки) помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, по кредитам индивидуальным заемщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям банка, с различными сроками хранения.


      С этой точки зрения целесообразно распечатывать в целях хранения максимум в двух экземплярах те бухгалтерские документы, у которых счет по дебету соответствует одному сшиву (папке), а по кредиту - другому. Например, кассовый расходный ордер по выдаче суммы со вклада физика: один экземпляр - в кассовые (по кредиту 202), другой - в документы по вкладам граждан (по дебету 423); мемориальный ордер (или платежка) по оплате процентов на банковский счет юрика: один экземпляр - в клиентские (по кредиту счета клиента), другой - во внутрибанковские (по дебету 47426 или 70202). Мы так и делаем. Если документ относится только к одному сшиву (папке), то одного экземпляра будет достаточно.
      ...А жизнь так и будет крутить и крутить колесо...

      Комментарий


      • #4
        Gene другой - во внутрибанковские (по дебету 47426 или 70202).

        - Непонятно, внутрибанковские - это отдельные папки для удобства ведения аналитического учёта по счёту (47426, 70202), что бы, например, в случае проверки предъявить проверяющим из ЦБ или налоговой для контроля оборотов и операций по счетам 47426 и 70202? Но, тогда, где там документы по кредиту указанных счетов? И, как я понял, это не есть документы дня, а как же можно жить без документов дня?

        Комментарий


        • #5
          AVKomarov, в моей терминологии понятие "внутрибанковские" соответствует понятию "документы по хозяйственным и другим операциям банка" в терминологии ЦБ (см. выше). Я считаю, что состав этих документов можно определить из того же п. 4.3 части III Правил 61 просто методом исключения (это ни документы по вкладам, ни индивидуальным кредитам, ни по операциям с инвалютой или драгметаллами). Кроме того это не документы по операциям клиентов. Здесь критерий такой - документы по операциям клиентов - это документы, в контировке которых в дебете или в кредите присутствует банковский счет клиента.
          ...А жизнь так и будет крутить и крутить колесо...

          Комментарий


          • #6
            Gene Кажется, я понял.
            В нескольких банках, я видел, что документы дня НЕ хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов, а хранятся в папках у ответственных исполнителей или просто в папке типа «МБП» или «НДС» в хронологическом порядке. Так удобнее, если нужно быстро отыскать какой-либо документ, или взять папку целиком и поехать с ней на выверку в налоговую и т.п. Наверное ещё, так выгодно делать, что бы не тратить средства на организацию Группы формирования документов дня, лиц, осуществляющих последующий контроль документов, Архивную службу. Возможно, это ещё оправдано тем, что проверки ЦБ и аудиторов редко проверяют правильность формирования документов дня, а, обычно, им нужен конкретный документ из документов дня.
            Наверное, в этом есть элементы рационализма, пока поток документов дня не слишком велик и, что существеннее, пока ответственные исполнители пользуются абсолютным доверием на предмет того, что они никогда не потеряют хранимые у них оригиналы документов (в т.ч. в случае увольнения) и никому никогда не разгласят конфиденциальные сведения из документов (в т.ч. по причине халатного отношения к хранению документов).

            Комментарий


            • #7
              Ну мы стараемя все-таки по 61-м делать, чтоб к нам аудиторы или ЦБ не цеплялись. Да и удобнее так.
              ...А жизнь так и будет крутить и крутить колесо...

              Комментарий


              • #8
                А вот от чайника вопрос - входящие п/п клиентам - это в документы дня или куда? :-)

                Комментарий


                • #9
                  dB Туда их родимых, туда. К выписочкам к корсчетам и подкладываем.
                  Но, как сказал Маркиз де Сад Захер Мазоху: "Ну, имейте же терпение, мой друг!" (Т.Шаов (с))

                  Комментарий


                  • #10
                    A как пункт 4.6 Раздела 4 - ведь редко когда все мелкоформатные придут через 2 дня. Если их не пускать через невыясненные - то как тогда?

                    + еще вопрос : Если в отдельной программе ведется, скажем, учет депозитов физиков. На одном счете "свертки" 42301 у нас 100 лицевиков. И за день в сводный баланс идут, к примеру, 2 проводки :
                    42301-70101
                    42301-70107
                    Каждая из них содержит по N проводочек :-)

                    Так на такую проводку ордер печатать и в ДД подшивать?
                    Кто как такую проблему зешил??

                    Комментарий


                    • #11
                      dB проводки по физикам автоматом в отдельную папку.

                      Комментарий


                      • #12
                        А если не по вкладам?
                        И по первому вопросу у кого какое мнение?

                        Комментарий


                        • #13
                          dB не по вкладам в документы дня, а это какие, кстати?
                          По короткому формату как вариант, подшивайте то что приходит электронно, а подлинники в отдельную папку.

                          Комментарий


                          • #14
                            ILK > Ну по МБП, к примеру

                            Комментарий


                            • #15
                              dB, по МБП - во внутрибанковские независимо от того, в отдельной программе учитываются или нет. Печатается сводник, к нему прикладывается ведомость (реестр) проводок и все это подшивается.
                              ...А жизнь так и будет крутить и крутить колесо...

                              Комментарий


                              • #16
                                У нас каждый документ хранится в одном экземпляре. Технология такова: представим, что все документы банка (по разделам А и В баланса) за день в одном экземпляре подобрали по Дебету и сложили в одну груду. Далее производим изъятие документов по видам сшивов согласно определенной иерархии этих сшивов.
                                Сначала изымаем все по кассе,
                                затем из оставшегося все по вкладам,
                                из оставшегося по ссудам инд. заемщиков,
                                из оставшегося внутрибанковские,
                                из оставшегося документы по корсчетам
                                Все, что осталось - мемориальные документы.
                                Затем из каждой кучки вытащили драгметаллы.
                                Получается, что в вышестоящих в иерархии сшивах оказались документы, которые одной стороной (Д или К) относятся к другим (нижестоящим) сшивам.
                                Теперь смотрим срок хранения. Если срок хранения нижестоящего превышает вышестоящий, то в вышестоящем такие документы изымаются и формируются в отдельный сшив. Например, в кассовом сшиве будут отдельные папки по вкладам и ссудам. То же в кассовом сшиве драгметаллов.

                                Да, здесь без поллитры не разобраться, но с таким подходом мы сумели автоматизировать процесс формирования документов дня (точнее, проверки их формирования), а также автоматизированная системы всегда подскажет, где нужный документ лежит.

                                Комментарий


                                • #17
                                  dB Если в отдельной программе ведется, скажем, учет депозитов физиков. На одном счете "свертки" 42301 у нас 100 лицевиков. И за день в сводный баланс идут, к примеру, 2 проводки :
                                  42301-70101
                                  42301-70107
                                  Каждая из них содержит по N проводочек :-)
                                  Так на такую проводку ордер печатать и в ДД подшивать?


                                  -Слышал рекомендацию на семинаре представителя Банка России: в этом случае нужно завести в операционном дне 20-значный сводный счёт на бал.позиции 42301 и на нём держать сумму по отдельным лицевикам 42301, аналитически учитываемым в другой внешней программе. Этот 20-значный сводный счёт и надо печатать в мем.ордере и подшивать в ДД.

                                  Комментарий


                                  • #18
                                    prima Интересная методика. Хотелось бы разобраться.
                                    Правильно ли я понял, что внутри отдельных сшивов идёт такая сортировка:
                                    1. Сначала по сроку хранения.
                                    2. Затем, по виду операции (касса, вклады, кредиты и т.д.)
                                    3. Далее в разрезе валют
                                    4. Далее по дебету счетов

                                    Теперь смотрим срок хранения. Если срок хранения нижестоящего превышает вышестоящий, то в вышестоящем такие документы изымаются и формируются в отдельный сшив.
                                    - Изымаются в вышестоящем или в нижестоящем?

                                    сумели автоматизировать процесс формирования документов дня (точнее, проверки их формирования)
                                    - Каким образом автоматизировать проверку формирования? Печатаете реестры проводок и крыжите с реальными документами дня?

                                    Комментарий


                                    • #19
                                      Господа, вот какой вопрос... в п. 4.3 Раздела 4 Правил №61 сказано - цитирую дословно - "в отдельные сшивы (папки) помещаются документы по кредитам индивидуальным заёмщикам, по операциям с драгметаллами, инвалютой, по хозяйственным и другим операциям с различными сроками хранения"
                                      Вопрос. Подразумевает ли данная норма разделение документов по срокам хранения только по "другим операциям" или же фраза "с различными сроками хранения" относится ко всему перечню сшивов (по кредитам, драгметаллам, валюте...). И как всё построено в вашем банке. Заранее благодарен за ответ!
                                      Зиляев Марсель

                                      Комментарий


                                      • #20
                                        Господааааааааааа....
                                        По операциям между рублями и инвалютой как подшиваетет..
                                        Вот допустим...
                                        Дт 70201810
                                        Кт 30110840
                                        Разные валюты.. По инвалюте надо подшивать в отдельную папку... Неужели подшиваете и в рубли и в инвалюту.. Или подшиваете по счету дебета.. то есть в рубли... а в валюту не подшиваете...
                                        А вот если опердень.. противный РС-Банк.. не позволяет делать проводку между счетами в разных валютах... а только через какой-то промежуточный счет ( кстати у вас какой??? у нас 00000, который не входит в баланс), что же делать, чтобы выйти на обороты оборотной ведомости.. Это же голову сломать...

                                        Комментарий


                                        • #21
                                          Такая
                                          Если речь идет о подшивке, то один экземпляр подшивается в рублевые внутрибанковские в порядке возрастания по дебету 702, второй - в валюту в порядке возрастания по кредиту 30110.
                                          Про "опердень", "промежуточный счет" и прочую головную боль, которую нам устраивают разработчики АБС, здесь были отдельные темы:

                                          Бухгалтерский документооборот по операциям с инвалютой

                                          Счет рублевого покрытия
                                          ...А жизнь так и будет крутить и крутить колесо...

                                          Комментарий


                                          • #22
                                            Есть мнение независимого эксперта...
                                            ...А жизнь так и будет крутить и крутить колесо...

                                            Комментарий


                                            • #23
                                              Gene Gene

                                              Комментарий


                                              • #24
                                                Так конкретно тогда..
                                                Переоценка вал. счетов с изменением курса на примере,
                                                Допустим на балансе всего 2 вал. счета... Корсчет(30110) и межбанк(31304) с остатками 10 долларов. рублевых нет.. Курс до переоценки 31, после переоценки 31.. гипотетически.. Из всех документов за день только переоценка..
                                                Баланс:

                                                Вход остаток Оборот Дт Оборот Кт Исх.остаток
                                                руб. инвал. всего руб. инвал. всего руб. инвал. всего руб. инвал. всего
                                                301 0 310 310 0 10 10 0 0 0 0 320 320
                                                614 0 0 0 10 0 10 0 0 0 10 0 10
                                                итого 0 310 310 10 10 20 0 0 0 10 320 330

                                                313 0 310 310 0 0 0 0 10 10 0 320 320
                                                613 0 0 0 0 0 0 10 0 10 10 0 10
                                                итого 0 310 310 0 0 0 10 10 20 10 320 330


                                                документа 2

                                                1. Дт 30110840
                                                Кт 61406810 10 рублей

                                                2. Дт 61306810
                                                Кт 31304840 10 рублей


                                                Что куда подшить, что набить на ленту и чтоо сверить с оборотной ведомостью.
                                                Если оба ордера подшить и в рубли и в валюту, набить из на ленту и получить там и там по 20 рублей..
                                                И вот берем первый лист для документов дня из 61 Правил..

                                                Там всего 1.бухгалтерских документов на сумму..????
                                                2.Из них в отдельной папке по инвалюте на сумму??
                                                Сумма п.1 должна идти с балансовой ведомостью... вопрос... Указывается сумма оборотов по дебету и кредиту????
                                                то есть:
                                                п. 1 = 40
                                                п.2 =20

                                                ДА???????

                                                Комментарий


                                                • #25
                                                  так старалась набивала красивенько оборотку... и на тебе... все сдвинулось

                                                  Комментарий


                                                  • #26
                                                    Такая п1. - это сумма документов. В балансе обороты по Д и К равны между собой и равны сумме документов. В Вашем примере =20.
                                                    А надо ли переоценку в вал. документы подшивать?
                                                    Но, как сказал Маркиз де Сад Захер Мазоху: "Ну, имейте же терпение, мой друг!" (Т.Шаов (с))

                                                    Комментарий


                                                    • #27
                                                      Такая В Вашем примере, скорее всего, проводки по переоценке и, соответственно, оборотная ведомость будут выглядеть немного по-другому.
                                                      Допустим, кур доллара вырос на 1 руб. с 31 руб. до 32 руб. Тогда:

                                                      1. Переоценка корсчёта.
                                                      Д 30110 К 61306 10 руб.

                                                      2. Переоценка межбанковского кредита.
                                                      Д 61406 К 31304 10 руб.

                                                      Комментарий


                                                      • #28
                                                        Такая
                                                        Все зависит от того, как Вы ведете аналитический учет по валюте (п. 1.18 части I Правил № 61) - в рублях и валюте или только в валюте. Если только в валюте (более оптимальный вариант, на мой взгляд), то мемордера по переоценке можно делать только в одном экземпляре и подшивать только в рублевые внутрибанковские документы по Д 61406 или К 61306.
                                                        ...А жизнь так и будет крутить и крутить колесо...

                                                        Комментарий


                                                        • #29
                                                          А как насчет счетов срочных операций? Ведь эти проводки по сути формируются автоматически и однотипны по своей сути. Как вы думаете, можно по ним вести просто сводный регистр(опись)?

                                                          Комментарий


                                                          • #30
                                                            Solid Ведь эти проводки по сути формируются автоматически и однотипны по своей сути.
                                                            Наверное, по любым автоматическим проводкам не запрещено вести сводный регистр, опись, список и т.п.

                                                            Комментарий

                                                            Пользователи, просматривающие эту тему

                                                            Свернуть

                                                            Присутствует 1. Участников: 0, гостей: 1.

                                                            Обработка...
                                                            X